V tomto článku nájdete návod, ako vytvoriť importný súbor z Excelu pre pokladničné doklady, ktorý je možné nahrať cez webové rozhranie Flexi.
Import umožňuje:
vkladať nové doklady aj hromadne upravovať existujúce záznamy,
v jednom súbore importovať doklad aj jeho položky,
uľahčiť a zrýchliť prácu v porovnaní s desktopovou verziou.
Odporúčame najprv preštudovať všeobecný článok o importoch z Excelu vo webovom rozhraní, kde sú uvedené základné podmienky a nastavenia.
Pokladničné doklady – základný import
Po výbere možnosti „Importovať z Excelu“ je dôležité rozlíšiť, aký typ importu má byť použitý:
Základný import – iba doklady bez položiek
Rozšírený import – doklady aj s položkami
Po nahraní súboru Flexi zobrazí prehľad, kde vľavo sú stĺpce z Excelu a vpravo zodpovedajúce polia vo Flexi. Je potrebné:
overiť správne priradenie stĺpcov,
v prípade chýbajúcich stĺpcov ich doplniť pomocou „Pokročilé možnosti“.
Štandardné a odporúčané stĺpce pre pokladničné doklady
Nižšie uvádzame základné stĺpce, ktoré sú bežne viditeľné a používané pri importe pokladničných dokladov:
Názov stĺpca | Popis |
Typ dokladu | Skratka vybraného typu pokladničného dokladu. |
Pokladňa | Skratka pokladne, ku ktorej doklad patrí. |
Doklad – interné číslo | Interné číslo pokladničného dokladu. |
Typ pohybu | Určenie, či ide o výdaj alebo príjem (napr. |
Dátum vystavenia | Dátum vystavenia dokladu vo formáte |
Názov | Všeobecný názov dokumentu či popis. |
Suma celkom | Celková suma dokladu (vrátane všetkých položiek). |
Ďalšie stĺpce je možné pridať prostredníctvom nastavení (pravý dolný roh).
Správny formát stĺpcov zistíte pomocou Exportu do Excelu vo formáte vhodnom pre import.
Tip: Všetky vlastnosti evidencie pokladničných dokladov a položiek je možné preskúmať vo verejnom demo prostredí:
Praktická ukážka – import pokladničných dokladov vrátane položiek
Postup v praxi:
V agende Pokladničné doklady kliknite na „Importovať z Excelu“.
Vyberte súbor alebo ho pretiahnite z počítača (napr.
pokladni-pohyb.xlsx).
Flexi automaticky rozpozná stĺpce a určí, čo je doklad a čo položka — overte ich správnosť.
Spustí sa skúška importu, ktorá overí, či sú dáta zadané správne.
Ak všetko zodpovedá, kliknite na „Importovať“.
Flexi Vás upozorní na novo vytvorené záznamy, zmeny či prípadné chyby.
Potvrďte import druhýkrát a dáta sa prenesú do systému.
Výsledkom budú pokladničné doklady vrátane ich položiek.
Ak požadujete import dokladu bez položiek, stačí do Excelu pridať stĺpec „Bezpol. dokl.“ a nastaviť hodnotu TRUE. Flexi tak rozpozná, že ide o jednoduchý doklad bez položiek.