Účetnictví-navigace

Modul "Účetnictví" řeší ty úlohy, které nešlo zařadit do předcházejících modulů.

Velkou výhodou systému FlexiBee je to, že neexistují primární a sekundární doklady, jako je to často v jiných systémech, kdy např. vydané faktury jsou primárními doklady a každý primární doklad na sebe váže jeden i více sekundárních dokladů, což jsou věty v účetním deníku, které jsou generovány automaticky. Počet sekundárních dokladů závisí na počtu položek primárního dokladu. Doklad je tedy uložen na dvou místech.


Ve Flexibee vytvoříte doklad, který obsahuje základní účetní informace a všechny standardní účetní výstupy vznikají pouze jako specializované účetní pohledy na "primární" doklady. To má za následek dvě věci. První je rychlost, kdy po vytvoření dokladu není nutné provádět další související operace, a druhá je větší spolehlivost systému z hlediska návazností dokladů, zvlášť např. při výpadku el. energie.

Chcete-li, aby práce se systémem Flexibee byla co nejjednodušší a bez chyb, je třeba celý systém pro práci předem pečlivě nastavit.

Postranní navigace

+ Vytvořit interní doklad

Potvrzením této volby otevřete na pracovní ploše prázdnou kartu interního dokladu, jejíž pomocí vystavíte interní doklad. Nutné je nejdříve vyplnit pole "Typ dokladu", na kterém je závislé interní číslo, příp. i předpis zaúčtování.

+ Vytvořit pohledávku

Potvrzením této volby otevřete na pracovní ploše prázdnou kartu, jejíž pomocí vystavíte ostatní pohledávku. Nutné je nejdříve vyplnit pole "Typ pohledávky", na kterém je závislé interní číslo, příp. i předpis zaúčtování

Pomocí tlačítka "Služby" lze ostatní pohledávku uhradit hotově – v tom případě se automaticky okamžitě vystaví příjmový pokladní doklad. Vzájemnou provázanost těchto dokladů můžete sledovat přes tlačítko "Vazby".

+ Vytvořit závazek

Potvrzením této volby otevřete na pracovní ploše prázdnou kartu, jejíž pomocí vystavíte ostatní závazek. Nutné je nejdříve vyplnit pole "Typ závazku", na kterém je závislé interní číslo, příp. i předpis zaúčtování

Pomocí tlačítka "Služby" lze ostatní závazky uhradit hotově – v tom případě se automaticky okamžitě vystaví výdajový pokladní doklad. Vzájemnou provázanost těchto dokladů můžete sledovat přes tlačítko "Vazby".

Interní doklady

Je to seznam všech interních dokladů se všemi údaji, které jsou vyplňovány při pořizování interních dokladů. Zde je možnost interní doklad přidat nebo stávající aktualizovat, smazat, stornovat, kopírovat, tisknout.

Pokud jsou přednastaveny všechny "účetní" údaje – předkontace a středisko, je interní doklad po vytvoření okamžitě zaúčtován, pole "zaúčtováno" se nastaví zaškrtnutí pole. Chybí-li některý z nich, zůstane pole "zaúčtováno" prázdné, což znamená, že doklad zaúčtován není.

Interní doklady si můžete také prohlížet a tisknout seznamy dle mnoha volitelných kritérií, které si můžete předem připravit.

V této volbě můžete provádět export dat do formátu Microsoft Excel (XLS).

Ostatní pohledávky

Je to seznam všech ostatních pohledávek se všemi údaji, které jsou vyplňovány při vystavení pohledávky. Zde je možnost ostatní pohledávky přidat nebo stávající aktualizovat, smazat, stornovat, tisknout.

Pomocí tlačítka "Služby" lze provést hotovostní úhradu – pak se okamžitě vystaví příjmový pokladní doklad. Vzájemnou provázanost těchto dokladů můžete sledovat přes tlačítko "Vazby".

Jak je pohledávka jednotlivými funkcemi modulu postupně zpracovávána, tak mění se i její stav. Vlastní úhrada faktur se provádí bankovními nebo pokladními doklady, které se nechají s pohledávkou spárovat. Dle výše provedené úhrady je pohledávka převedena do stavu "UHRAZENA" nebo "ČÁSTEČNĚ UHRAZENA".

Pokud jsou přednastaveny všechny "účetní" údaje – předkontace a středisko, je po vytvoření pohledávky doklad okamžitě zaúčtován, pole "zaúčtováno" se nastaví zaškrtnutí pole. Chybí-li některý z nich, zůstane pole "zaúčtováno" prázdné, což znamená, že doklad zaúčtovaný není.

Ostatní pohledávky můžete kdykoli prohlížet, můžete tisknout seznamy dle mnoha volitelných kritérií, které si můžete předem připravit.

V této volbě pomocí šipek můžete provádět export dat do formátu Microsoft Excel (XLS). Můžete provádět i jejich import z tohoto souboru.

Ostatní závazky

Je to seznam všech ostatních závazků se všemi údaji, které jsou vyplňovány při vystavení závazku. Zde je možnost ostatní závazky přidat nebo stávající aktualizovat, smazat, stornovat, tisknout.

Pomocí tlačítka "Služby" můžete "podepsat" závazek, pokud je vyžadován podpis závazku před tvorbou příkazu k úhradě. Zde můžete provést hotovostní úhradu – pak se okamžitě vystaví výdajový pokladní doklad. Vzájemnou provázanost těchto dokladů můžete sledovat přes tlačítko "Vazby". Pokud máte zakoupen samostatný modul "Mzdy", zde se volí import mezd do účetnictví.

Jak je závazek jednotlivými funkcemi modulu postupně zpracováván, tak mění se i jeho stav. Vlastní úhrada závazků se provádí bankovními nebo pokladními doklady, které se nechají se závazkem spárovat. Dle výše provedené úhrady je závazek převeden do stavu "UHRAZENO" nebo "ČÁSTEČNĚ UHRAZENO".

Pokud jsou přednastaveny všechny "účetní" údaje – předkontace a středisko, je po vytvoření závazku doklad okamžitě zaúčtován, pole "zaúčtováno" se nastaví zaškrtnutí pole. Chybí-li některý z nich, zůstane pole "zaúčtováno" prázdné, což znamená, že doklad není zaúčtován.

Ostatní závazky můžete kdykoli prohlížet, můžete tisknout seznamy dle mnoha volitelných kritérií, které si můžete předem připravit.

V této volbě pomocí šipek můžete provádět export dat do formátu Microsoft Excel (XLS). Můžete provádět i jejich import z tohoto souboru.

Pracovní plocha – hlavní

Podrobnější popis voleb v této pracovní ploše modulu je shodný s popisem voleb v postranní navigaci. Další informace si můžete přečíst u jednotlivých voleb.

Nejpodrobnější informace o obsahu jednotlivých polí daných voleb naleznete v nápovědě k programu ABRA FlexiBee v oddíle Obchodní partneři:

Pracovní plocha – pod čarou

Tato část pracovní plochy obsahuje několik dalších voleb, které využívá tento modul a které jsou nutné k usnadnění účtování interních dokladů, ostatních pohledávek a ostatních závazků.
Další volby se týkají celého účetnictví, hlavně účetních výstupů.

Typy dokladů

Každý doklad, který v programu ABRA FlexiBee pořídíte, musí mít vyplněn typ dokladu, který s sebou nese základní údaje, které se v dané skupině dokladů opakují. Dle úvodního nastavení se nechá název typu dokladu vyplnit až ve 3 cizích jazycích. V závislosti na vybraném typu dokladu jsou použity dokladové řady, které určují interní čísla dokladů. Podle tohoto typu jsou doklady členěny do skupin podle společných vlastností. Z toho je zřejmé, že i každý modul má svoje typy dokladů. Zde jsou řešeny následující typy dokladů:

· Typy interních dokladů – základní přednastavení je připraveno pro automatické zúčtování kurzových rozdílů a pro automatické zúčtování rozdílů při úhradách faktur. Je nutné to však upravit a doplnit dle vlastních požadavků.
Zde se nastavují údaje důležité pro interní doklady. Zde se zaškrtává, zda se jedná o doklady účetní. Zde lze přednastavit středisko, měna, stát DPH, ale také předpis zaúčtování.

· Typy ostatních pohledávek – základní přednastavení je připraveno pro jednu řadu. Je nutné provést úpravu dle vlastních požadavků.
Zde se nastavují údaje důležité pro ostatní pohledávky. Zde se zaškrtává, zda se jedná o doklady účetní. Zde lze přednastavit středisko, měna, stát DPH, účet MD, ale také předpis zaúčtování pro stranu Dal. Toto rozdělení nastavení účtování na stranu MD a Dal je z toho důvodu, že si budete chtít založit pouze jednu řadu, budete vědět, že pravidelně budete účtovat na stejný účet na straně MD, ale na straně Dal budou účty různé. Pak si vyplníte u typu dokladu účet MD a předpis zaúčtování pro stranu Dal necháte nevyplněn a budete ho doplňovat ručně při tvorbě ostatní pohledávky.

· Typy ostatních závazků – základní přednastavení je připraveno pro jednu řadu. Je nutné provést úpravu dle vlastních požadavků.
Zde se nastavují údaje důležité pro ostatní závazky. Zde se zaškrtává, zda se jedná o doklady účetní. Zde lze přednastavit středisko, měna, stát DPH, účet Dal, ale také předpis zaúčtování pro stranu MD. Toto rozdělení nastavení účtování na stranu MD a Dal je z toho důvodu, že si budete chtít založit pouze jednu řadu, budete vědět, že pravidelně budete účtovat na stejný účet na straně Dal, ale na straně MD budou účty různé. Pak si vyplníte u typu dokladu účet Dal a předpis zaúčtování pro stranu MD necháte nevyplněn a budete ho doplňovat ručně při tvorbě ostatní pohledávky.

Předpisy zaúčtování

Předpis zaúčtování usnadňuje účtování dokladů v modulu "Účetnictví". Dle úvodního nastavení lze název předpisu vyplnit až ve 3 cizích jazycích. Je možno si psát popisy těchto předpisů, vytvářet různé poznámky.

V této volbě můžete provádět export dat do formátu Microsoft Excel (XLS).

Pod touto volbou jsou dostupné volby:

· Předpisy zaúčtování – interní doklady – se využívá v nastavení typu interních dokladů. Nastavují se zde účty pro strany MD a Dal a účty daně z přidané hodnoty. Lze nastavit i kód plnění pro DPH. Základní přednastavení je připraveno pro automatické zúčtování kurzových rozdílů a pro automatické zúčtování rozdílů při úhradách faktur. Je nutné to však upravit a doplnit dle vlastních požadavků. Předpis zaúčtování je dostupný i při pořizování interního dokladu, a to v hlavičce dokladu, kde můžete předem nastavené účtování změnit.

· Předpisy zaúčtování – ostatní pohledávky – se využívá v nastavení typu ostatních pohledávek. Zde se nastavují účty pro stranu Dal (strana MD je nastavena v typu ostatních pohledávek) a účty daně z přidané hodnoty. Lze nastavit i kód plnění pro DPH. Je připraveno základní přednastavení. Je nutné ho však upravit a doplnit dle vlastních požadavků. Předpis zaúčtování je dostupný i při pořizování ostatní pohledávky, a to v hlavičce dokladu i v jednotlivých položkách. Toto předem nastavené účtování tam můžete měnit.

· Předpisy zaúčtování – ostatní závazky – se využívá v nastavení typu ostatních závazků. Zde se nastavují účty pro stranu MD (strana Dal je nastavena v typu ostatních závazků) a účty daně z přidané hodnoty. Lze nastavit i kód plnění pro DPH. Je připraveno základní přednastavení. Je nutné ho však upravit a doplnit dle vlastních požadavků. Předpis zaúčtování je dostupný i při pořizování ostatního závazku, a to v hlavičce dokladu i v jednotlivých položkách. Toto předem nastavené účtování tam můžete měnit.

Dokladové řady

Zde se nastavují dokladové řady pro veškeré doklady, které se tvoří v modulu "Účetnictví". Dle úvodního nastavení se nechá název dokladové řady vyplnit až ve 3 cizích jazycích. Je to šablona pro automatické generování interních čísel dokladů. Díky tomu můžeme poznat z čísla dokladu jeho charakter. Skládají se z předpony (mohou to být zkratky dokladových řad, např. INT = interní doklady, POH = ostatní pohledávky), číselné části (např. 0001-9999 – nechá se nastavit až osmimístné číslo s tím, že nuly se nezobrazují) a přípony (např. označení roku). Také je nutno stanovit, pro které účetní období se tato číselná řada používá. Některé jsou již předdefinovány s možností jejich úpravy. Jsou zde přístupné řady podle jednotlivých druhů dokladů:

· Dokladové řady – interní doklady

· Dokladové řady – pohledávky

· Dokladové řady – závazky

Seznam sestav

Nastavení a výpočet uživatelských sestav. Funkce vám umožní definovat libovolnou účetní sestavu, nastavit umístění a hodnotu účtů a aktivovat výpočet pro libovolný rozsah v měsících. Standardně je nastavena tvorba sestav, které jsou ze zákona povinné – Rozvaha a Výkaz zisku a ztráty.

Účtový rozvrh

Účtový rozvrh je seznam účtů – je to vlastně nejdůležitější seznam z celého účetnictví. Účtový rozvrh je přednastaven. Vy si můžete jednotlivé účty smazat nebo naopak účtový rozvrh si rozšířit. Smazat lze pouze účty, na které nebylo účtováno.

Účtový rozvrh se tvoří za pomoci standardní účetní osnovy. Zvolením syntetického účtu se automaticky přednastaví pole "Číslo účtu" a "Název". Obě tato pole můžete upravit. Současně se nastaví i pole "Typ účtu" (rozvahový, výsledkový, závěrkový nebo podrozvahový) a "Druh účtu" (aktivní, pasivní, aktivní/pasivní, náklady, výnosy, …). Každý uživatel si sám musí zvolit, zda se jedná o účet daňový nebo saldokontní. Může si stanovit měnu, v jaké bude účet veden.

Pokud budete přidávat účty pomocí tlačítka "Kopie", stávající účet zkopírujete, opravíte pouze název a příslušnou analytiku a ušetříte si práci s dalším vyplňováním.

Účtový rozvrh můžete tisknout, třídit, provádět výběr dle vlastních kritérií, můžete provádět export dat do formátu Microsoft Excel (XLS) nebo jejich import z tohoto formátu.

Účetní výstupy

Zde si vybíráte účetní sestavy, které jsou zapotřebí při zpracování účetnictví. Většina těchto sestav je velice variabilní, můžete vybírat např. podle data účtování, data vystavení, data zdanitelného plnění, podle účtů, středisek, modulů, podle částky, zakázky, názvu firmy, popisu, zda vyhledáváte mezi všemi doklady nebo jen zaúčtovanými doklady. Šíře výběru závisí na typu sestavy. Ve většině případů se potvrzením požadované sestavy zobrazí dialog – průvodce tvorby vybrané sestavy, kde si sami nastavíte požadovaný výběr:

· Účetní deník

· Pohyby na účtech

· Saldo

· Saldo v definovaných úsecích

· Účetní analýza zakázky

· Stavy účtů

· Podklady DPH

· Přiznání DPH

· Obratová předvaha

· Hlavní kniha

Poslední dvě sestavy se od předcházejících svým pojetím odlišují. Proto i jejich spuštění je odlišné. Potvrzením požadované sestavy se zobrazí dialog s dotazem:

Pokud došlo k zaúčtování dalšího účetního případu nebo budete požadovat jiný výběr je nutno potvrdit tlačítko "Přepočítat". Pak máte možnost zvolit období od …. do …. a středisko. Současně máte možnost zvolit, zda chcete sestavu v Kč nebo zaokrouhlenou na celé tisíce.

· Rozvaha

· Výkaz zisku a ztráty

Našli jste odpověď?