Kontakty se rozumí jednotlivé kontaktní osoby firem, jakožto Vašich obchodních partnerů.
Pomocí agendy kontaktů můžete vyhledávat mezi kontakty napříč všemi firmami.
Založení kontaktu a jeho využití
Kontakt jednoduše založíme v agendě kontaktů. K jejímu nalezení můžete využít vyhledávač webového rozhraní, příp. si kontakty přiřadit do rychlého přístupu po levé straně.
Stěžejní informací pro takto zakládaný kontakt je, ke které firmě se váže.
Do kontaktu vyplníme potřebné údaje. Mezi povinné patří pouze jméno a příjmení, ostatní jsou na Vašem uvážení.
Stěžejním údajem je firma, ke které se kontakt váže. Bez ní nemá kontakt využití.
Pokud kontakt označíme jako "Primární", bude vždy tento kontakt jako první vyplněn do dokladu po uvedení firmy, ke které je přiřazen.
Primární využití kontaktů však tkví v možnosti odesílání příslušných dokladů na e-mailové adresy uvedených právě u kontaktů.
Kontaktní údaje nalezneme na záložce "Kontakty". Standardně údaje kromě e-mailu nikam dále nevstupují, ani se netisknou do tiskových reportů. Pokud byste však některé tyto údaje tisknout potřebovali, je možné si zajistit zakázkovou úpravu tiskové sestavy.
Pokud zde e-mail takto vyplníme, váže se na něj další nastavení - určení, jaké doklady se mají příslušnému kontaktu odesílat. To nalezneme na záložce "Odesílání".
Zde můžete definovat, zdali se příslušnému kontaktu (resp. na příslušný e-mail) mají zasílat doklady. Odesílání dokladů lze určit i pro všechny naráz.
Toto nastavení přímo nesouvisí s kontaktem vyplněným v dokladu jako takovém. Pokud je kontakt uveden do dokladu a s ním i jeho e-mail, odešle se na něj doklad i tehdy, kdy by neměl aktivní odesílání dokladů přímo v nastavení kontaktu.
Pokud bude nastaveno odesílání přímo v kontaktu, budou na něj odesílány doklady nehledě na to, zda je kontakt uveden v dokladu či nikoliv.
V poslední řadě lze kontaktu přiřadit ještě události či aktivitu. Tu potom, mimo zde v kontaktu, naleznete přímo v agendě "Události/aktivity" přiřazenou pod příslušným kontaktem.
Věděli jste, že můžete kontakt založit i přímo z pozice firmy v adresáři?
Lze tak učinit na záložce "Kontaktní osoby" ve spodní liště záložek u kterékoliv firmy.
Lze zde samozřejmě vyplnit stejné informace jako přímo přes agendu kontaktů. Výhodou tohoto postupu je rychlejší zakládání kontaktů jedné firmě.
Přidání dokladu do dokladu
Pokud je kontakt označen jako primární, je do dokladu vyplňován vždy automaticky.
Můžete jej však doplňovat ručně na záložce "Kontakt" v příslušném dokladu, např. ve vydané faktuře. Podmínkou zde samozřejmě je to, že kontakt u příslušné firmy existuje.
FAQ