Webové rozhraní ABRA Flexi nabízí načtení přijatých faktur vložením obdržených PDF od dodavatele. V tomto návodu si ukážeme, jak postupovat a jak informace z PDF načítat.
Pro import je možné využít jakékoliv PDF z libovolného systému. PDF musí obsahovat čitelná data ve formátu řetězců a čísel, nikoliv jako vložený obrázek. Pro ukázku využijeme PDF vygenerované z vydaných faktur v ABRA Flexi, příklad ke stažení.
Postup načtení
Načítání z PDF souborů je možné pouze v evidenci Přijaté faktury, plánována je implementace načítání i do evidence Vydané faktury.
Otevřeme evidenci Přijaté faktury, například pomocí vyhledávače v záhlaví webového rozhraní. V evidenci zvolíme tvorbu nového dokladu pomocí tlačítka Nový.
TIP: Novou přijatou fakturu lze vytvořit i přímo z hlavní stránky - Nástěnky kliknutím přímo na Nový.
Pro zobrazení okna pro náhled PDF je nutné zapnout příslušnou Variantu formuláře - S náhledem přílohy. Varianty formuláře je možné nastavit v horním pravém rohu detailu dokladu.
V detailu nové přijaté faktury je poté k dispozici okno k nahrání PDF.
PDF je možné do pole přesunout přímo ze složky v počítači pomocí Drag&Drop ("táhni a pusť" pomocí myši) případně kliknutím do pole se otevře formulář pro vložení souboru.
Postupným klikáním myši do načteného PDF získáme jednotlivé údaje do ABRA Flexi.
Klikneme například přímo na datum splatnosti, ABRA Flexi nám nabídne dostupná datumová pole, kam má údaj doplnit.
Výběrem položky Datum splatnosti se data automaticky doplní do příslušného pole Datum splatnosti ve formuláři webového rozhraní.
Takto postupujeme se všemi údaji, které chceme z PDF dokladu čerpat do ABRA Flexi. Údaj z PDF, který je úspěšné zpracován se označí zeleným kolečkem s fajfkou - hotovo. Například načtení částky Základ v základní sazbě automaticky načte i údaje DPH a Celkovou částku.
Načítaný údaj z PDF lze před uložením do ABRA Flexi editovat. V našem příkladě je například IČ a DIČ jako jeden řetězec. Před načtením do ABRA Flexi musíme tedy položky rozdělit a načíst do odpovídajících polí.
Upozornění: ABRA Flexi nekontroluje správnost mapování údajů. Jinými slovy neprovádí kontrolu, zda částky souhlasí a jsou nahrány do správných polí. Kontrola, zda jsou údaje z PDF v odpovídajícím poli v ABRA Flexi je na uživateli.
Údaje, které nelze čerpat z PDF lze doplnit standardním způsobem ručně. Pokud máme všechny údaje načteny stačí doklad Uložit. PDF se uloží k dokladu jako příloha a je možné se k úpravám vrátit.
Partnerská řešení
Pokud Vám toto řešení nedostačuje, existují partnerská řešení, která načítání ještě usnadní. Možnost je načítat PDF (vytištěné) doklady pomoc QR kódu, případně vytěžit data automaticky pomocí Elis od spol. Rossum:
FAQ
Lze nahrát soubor ISDOC s vloženým PDF souborem (generuje systém Pohoda) ?
Aktuálně bohužel nelze tento soubor přímo vložit, je nutné soubor ISDOC z PDF vyexportovat a teprve vložit samotatně.
Lze načíst naskenovaný (vyfocený) doklad?
Bohužel načtení z obrázku není možné, musí se skutečně jednat o PDF s přístupnými poli, nikoliv vložený obrázek do PDF. Pro doklady ve formátu obrázku využijte partnerská řešení.
Nelze načíst zakázka z PDF.
Zakázka je v ABRA Flexi na přijaté faktuře pouze číslo odkazující do evidence zakázek, nelze tedy prozatím načíst z PDF a je nutné zadat ručně.
Potřebujete poradit?
V případě dotazů k aplikaci nás kontaktujte na podporaflexi@abra.eu případně prostřednictvím chat okna v pravém dolním rohu.