Účtovníctvo - navigácia
​

Modul "Účtovníctvo" rieši tie úlohy, ktoré nebolo možné zahrnúť do predchádzajúcich modulov.

Veľkou výhodou ABRA Flexi je, že neexistujú primárne a sekundárne doklady, ako je to často v iných systémoch, kde napríklad vystavené faktúry sú primárnymi dokladmi a ku každému primárnemu dokladu sa viaže jeden alebo viac sekundárnych dokladov, čo sú vety v účtovnom denníku, ktoré sa generujú automaticky. Počet sekundárnych dokumentov závisí od počtu položiek v primárnom dokumente. Dokument je teda uložený na dvoch miestach.

V systéme ABRA Flexi vytvoríte doklad, ktorý obsahuje základné účtovné informácie a všetky štandardné účtovné výstupy sa vytvárajú len ako špecializované účtovné pohľady na "primárne" doklady. To má za následok dve veci. Prvým je rýchlosť, keď po vytvorení dokumentu nie je potrebné vykonávať ďalšie súvisiace operácie, a druhým je väčšia spoľahlivosť systému z hľadiska kontinuity dokumentov, najmä pri výpadkoch elektrickej energie.

Ak chcete, aby bola práca so systémom ABRA Flexi čo najjednoduchšia a bezchybná, musíte celý systém vopred starostlivo nastaviť.

Bočná navigácia
​

+ Vytvořit interní doklad

Potvrdením tejto možnosti otvoríte na pracovnej ploche prázdnu kartu interného dokumentu, ktorú použijete na vystavenie interného dokumentu. Najprv musíte vyplniť pole "Typ dokumentu", od ktorého závisí interné číslo a prípadne aj opis príspevku.

+ Vytvorenie pohľadávky

Potvrdením tejto možnosti otvoríte na pracovnej ploche prázdnu kartu, ktorú použijete na vystavenie ďalšej pohľadávky. Najprv je potrebné vyplniť pole "Typ pohľadávky", na ktorom je uvedené interné číslo, prípadne aj predpis na úhradu

Pomocou tlačidla "Služby" môžete ostatné pohľadávky uhradiť v hotovosti - v tomto prípade sa automaticky okamžite vystaví pokladničný doklad. Vzájomné prepojenie týchto dokumentov môžete sledovať prostredníctvom tlačidla "Odkazy".

+ Vytvoriť splatné

Potvrdením tejto možnosti sa na pracovnej ploche otvorí prázdna karta, ktorú použijete na vystavenie ďalšieho záväzku. Najprv musíte vyplniť pole "Typ záväzku", na ktorom je uvedené interné číslo, prípadne predpis na odoslanie

Pomocou tlačidla "Služby" môžete ostatné záväzky uhradiť v hotovosti - v tomto prípade sa automaticky okamžite vystaví výdavkový pokladničný doklad. Pomocou tlačidla "Odkazy" si môžete pozrieť, ako sú tieto dokumenty navzájom prepojené.

Interné dokumenty

Toto je zoznam všetkých interných dokladov so všetkými údajmi, ktoré sa vyplnia pri obstaraní interných dokladov. Tu môžete pridať interný dokument alebo aktualizovať, vymazať, zrušiť, kopírovať, vytlačiť existujúci dokument.

Ak sú všetky "účtovné" údaje - predkontácia a stredisko - prednastavené, interný doklad je zaúčtovaný ihneď po vytvorení, pole "zaúčtované" je nastavené na zaškrtnutie. Ak niektorý z nich chýba, pole "odoslaný" zostane prázdne, čo znamená, že dokument nie je odoslaný.

Môžete tiež zobraziť a vytlačiť zoznamy interných dokumentov podľa mnohých voliteľných kritérií, ktoré si môžete vopred pripraviť.

V tejto možnosti môžete exportovať údaje do formátu Microsoft Excel (XLS).

Ostatné pohľadávky

Toto je zoznam všetkých ostatných pohľadávok so všetkými údajmi, ktoré sa vyplnia pri vystavení pohľadávky. Tu môžete pridať ďalšie pohľadávky alebo aktualizovať, vymazať, zrušiť, vytlačiť existujúce pohľadávky.

Pomocou tlačidla "Služby" môžete vykonať platbu v hotovosti - potom sa okamžite vystaví pokladničný doklad. Vzájomné prepojenie týchto dokumentov môžete sledovať prostredníctvom tlačidla "Odkazy".

Pri postupnom spracovaní pohľadávky jednotlivými funkciami modulu sa mení jej stav. Samotná úhrada faktúr sa realizuje prostredníctvom bankových alebo peňažných dokladov, ktoré sa spárujú s pohľadávkou. V závislosti od výšky vykonanej platby sa pohľadávka prevedie do stavu "ZRUŠENÉ" alebo "ČASTO ZRUŠENÉ".

Ak sú všetky "účtovné" údaje - predkontácia a stredisko - prednastavené, doklad sa zaúčtuje ihneď po vytvorení pohľadávky, pole "zaúčtované" je nastavené na začiarknutie. Ak niektorý z nich chýba, pole "posted" zostane prázdne, čo znamená, že dokument nie je odoslaný.

Ostatné pohľadávky si môžete kedykoľvek prezerať, môžete tlačiť zoznamy podľa mnohých voliteľných kritérií, ktoré si môžete vopred pripraviť.

V tejto možnosti môžete pomocou šípok exportovať údaje do formátu Microsoft Excel (XLS). Z tohto súboru môžete aj importovať.

Ďalšie záväzky

Toto je zoznam všetkých ostatných záväzkov so všetkými údajmi, ktoré sa vyplnia pri vystavení záväzku. Tu môžete pridať ďalšie záväzky alebo aktualizovať, vymazať, zrušiť, vytlačiť existujúce záväzky.

Pomocou tlačidla "Služby" môžete "podpísať" záväzok, ak sa pred vytvorením platobného príkazu vyžaduje podpísanie záväzku. Tu môžete vykonať platbu v hotovosti - potom vám bude okamžite vystavený pokladničný doklad. Pomocou tlačidla "Odkazy" si môžete pozrieť, ako sú tieto dokumenty navzájom prepojené. Ak ste si zakúpili samostatný modul "Mzdy", môžete si tu vybrať import mzdových údajov do účtovníctva.

Pri spracovaní záväzku funkciami modulu sa mení jeho stav. Samotná úhrada záväzkov sa realizuje bankou alebo pokladničnými dokladmi, ktoré sa spárujú so záväzkami. V závislosti od výšky uskutočnenej platby sa záväzok prevedie do stavu "AKTUÁLNY" alebo "ČASTO AKTUÁLNY".

Ak sú všetky "účtovné" údaje - predkontácia a stredisko - prednastavené, doklad sa zaúčtuje ihneď po vytvorení záväzku, pole "zaúčtované" je nastavené na začiarknutie. Ak niektorý z nich chýba, pole "posted" zostane prázdne, čo znamená, že dokument nie je odoslaný.

Kedykoľvek môžete zobraziť ostatné záväzky a vytlačiť zoznamy podľa mnohých voliteľných kritérií, ktoré si môžete vopred pripraviť.

V tejto možnosti môžete pomocou šípok exportovať údaje do formátu Microsoft Excel (XLS). Z tohto súboru môžete aj importovať.

Pracovný priestor - hlavný
​

Podrobný popis možností v tomto pracovnom priestore modulu je totožný s popisom možností v navigácii stránky. Viac informácií si môžete prečítať pri každej možnosti.

Podrobnejšie informácie o obsahu jednotlivých polí týchto možností nájdete v nápovede ABRA Flexi v časti Obchodní partneri:

Pracovná oblasť - poznámka pod čiarou
​

Táto časť pracovného priestoru obsahuje niekoľko ďalších možností používaných týmto modulom, ktoré sú potrebné na uľahčenie účtovania interných dokladov, ostatných pohľadávok a ostatných záväzkov.
Ostatné možnosti sa týkajú celého účtovného systému, hlavne účtovných výstupov.

Typy dokladů

Každý doklad, ktorý obstarávate v systéme ABRA Flexi, musí mať vyplnený typ dokladu, ktorý so sebou nesie základné údaje, ktoré sa v danej skupine dokladov opakujú. Podľa predvoleného nastavenia je možné vyplniť názov typu dokumentu až v 3 cudzích jazykoch. V závislosti od zvoleného typu dokumentu sa na určenie interných čísel dokumentov používajú série dokumentov. Podľa tohto typu sa dokumenty zoskupujú podľa spoločných znakov. Z toho vyplýva, že každý modul má aj svoje vlastné typy dokumentov. Venujeme sa tu nasledujúcim typom dokumentov:

- Interné typy dokladov - základná predvoľba je pripravená na automatické zúčtovanie kurzových rozdielov a na automatické zúčtovanie rozdielov pri úhrade faktúr. Tie je však potrebné upraviť a doplniť podľa vlastných požiadaviek.
Tu nastavíte údaje relevantné pre interné doklady. Tu skontrolujete, či ide o účtovné doklady. Tu môžete prednastaviť centrum, menu, krajinu DPH, ale aj predpis účtovania.

- Ostatné typy pohľadávok - základná predvoľba je pripravená pre jeden rad. Je potrebné vykonať úpravy podľa vlastných požiadaviek.
Tu sa nastavujú údaje dôležité pre ostatné pohľadávky. Tu skontrolujete, či ide o účtovné doklady. Tu môžete prednastaviť stredisko, menu, krajinu DPH, účet MD, ale aj predpis účtovania na strane Dal. Toto rozdelenie nastavenia účtovania na stranu MD a stranu Dal je preto, že chcete nastaviť len jeden riadok, budete vedieť, že na strane MD budete pravidelne účtovať na ten istý účet, ale na strane Dal budú účty iné. Potom vyplníte účet MD pre typ dokladu a pravidlo účtovania pre stranu Dal necháte prázdne a vyplníte ho ručne pri vytváraní ostatných pohľadávok.

- Ostatné typy záväzkov - základná predvoľba je pripravená pre jeden riadok. Je potrebné vykonať úpravy podľa vlastných požiadaviek.
Tu sa nastavujú údaje dôležité pre ostatné záväzky. Tu skontrolujete, či ide o účtovné doklady. Tu môžete prednastaviť stredisko, menu, krajinu DPH, účet Dal, ale aj predpis účtovania na strane MD. Toto rozdelenie nastavení účtovania na stranu MD a stranu Dal je preto, že chcete nastaviť len jeden rad, budete vedieť, že budete pravidelne účtovať na ten istý účet na strane Dal, ale účty budú na strane MD iné. Potom vyplníte účet Dal pre typ dokladu a pravidlo účtovania na strane MD necháte prázdne a vyplníte ho ručne pri vytváraní ostatných pohľadávok.

Pravidlá zverejňovania

Predpis zaúčtovania uľahčuje zaúčtovanie dokladov v module "Účtovníctvo". Podľa prvotného nastavenia je možné vyplniť názov predpisu až v 3 cudzích jazykoch. Je možné písať popisy týchto predpisov, vytvárať rôzne poznámky.

V tejto možnosti môžete exportovať údaje do formátu Microsoft Excel (XLS).

V rámci tejto možnosti sú k dispozícii tieto možnosti:

- Predpisy o účtovaní - interné dokumenty - používa sa v nastavení typ interných dokumentov. Tu sa nastavujú účty pre stránky MD a Dal a účty dane z pridanej hodnoty. Je možné nastaviť aj kód transakcie pre DPH. Je pripravená základná predvoľba pre automatické zúčtovanie kurzových rozdielov a pre automatické zúčtovanie rozdielov pri úhrade faktúr. Je však potrebné ho upraviť a doplniť podľa vlastných požiadaviek. Predvoľba účtovania je k dispozícii aj pri vytváraní interného dokumentu, v hlavičke dokumentu, kde môžete zmeniť predvoľbu účtovania.

- Predvoľby účtovania - Ostatné pohľadávky - používa sa v nastaveniach typu Ostatné pohľadávky. Tu sa nastavujú účty pre stranu Dal (strana MD sa nastavuje v type ostatných pohľadávok) a účty dane z pridanej hodnoty. Je možné nastaviť aj kód transakcie pre DPH. Pripravená je základná predvoľba. Je však potrebné ho upraviť a doplniť podľa vlastných požiadaviek. Predvoľba účtovania je k dispozícii aj pre obstaranie ostatných pohľadávok, a to v hlavičke dokladu aj v jednotlivých položkách. Toto prednastavené vysielanie môžete zmeniť.

- Predbežné zaúčtovanie - ostatné záväzky - používa sa v nastavení typ ostatných záväzkov. Tu sa nastavujú účty na strane MD (strana Dal sa nastavuje v type ostatných záväzkov) a účty dane z pridanej hodnoty. Je možné nastaviť aj kód transakcie pre DPH. Pripravená je základná predvoľba. Je však potrebné ho upraviť a doplniť podľa vlastných požiadaviek. Predvoľba účtovania je k dispozícii aj pri obstaraní ostatných záväzkov, a to v hlavičke dokladu aj v jednotlivých položkách. Toto prednastavené vysielanie môžete zmeniť.

Séria dokumentov

Tu nastavíte série dokladov pre všetky doklady, ktoré sú vytvorené v module "Účtovníctvo". Podľa prvotných nastavení je povolené vyplniť názov radu dokumentov až v 3 cudzích jazykoch. Je to šablóna na automatické generovanie interných čísel dokladov. To nám umožňuje zistiť povahu dokumentu na základe čísla dokumentu. Skladajú sa z prefixu (môže ísť o skratky radov dokladov, napr. INT = interné doklady, POH = ostatné pohľadávky), číselnej časti (napr. 0001-9999 - možno nastaviť až 8-miestne číslo, ale nuly sa nezobrazujú) a prípony (napr. označenie roku). Je tiež potrebné uviesť, pre ktoré účtovné obdobie sa tento číselný rad používa. Niektoré z nich sú už preddefinované s možnosťou ich úpravy. Podľa typu dokumentu sú k dispozícii tieto série:

- Séria dokumentov - interné dokumenty

- Rad dokumentov - pohľadávky

- Rad dokumentov - záväzky

Soznam správ

Nastavte a vypočítajte správy používateľov. Funkcia umožňuje definovať ľubovoľnú účtovnú zostavu, nastaviť umiestnenie a hodnotu účtov a aktivovať výpočet pre ľubovoľný rozsah mesiacov. Predvolene sú zo zákona povinné výkazy Súvaha a Výkaz ziskov a strát.

Harmonogram účtovania

Účtová osnova je zoznam účtov - v skutočnosti je to najdôležitejší zoznam v celom účtovnom systéme. Účtová osnova je prednastavená. Jednotlivé účty môžete vymazať alebo naopak, môžete rozšíriť účtovú osnovu. Vymazať možno len účty, ktoré neboli účtované.

Účtová osnova sa vytvára pomocou štandardnej účtovej osnovy. Výberom syntetického účtu sa automaticky prednastavia polia "Číslo účtu" a "Názov účtu". Obe tieto polia môžete upravovať. Zároveň sa nastavujú aj polia "Typ účtu" (súvahový, výsledkový, uzávierkový alebo podsúvahový) a "Typ účtu" (aktívny, pasívny, aktívny/pasívny, nákladový, výnosový, ...). Každý používateľ si môže vybrať, či ide o daňový alebo súvahový účet. Môžu určiť menu, v ktorej bude účet vedený.

Ak pridáte účty pomocou tlačidla "Kopírovať", skopírujete existujúci účet, opravíte len názov a príslušnú analytiku a ušetríte si prácu s ďalším vypĺňaním.

Účtovnú osnovu môžete vytlačiť, zoradiť, vykonať výber podľa vlastných kritérií, exportovať údaje do formátu Microsoft Excel (XLS) alebo ich z tohto formátu importovať.

Účtovné výstupy

Tu vyberiete účtovné zostavy, ktoré sú potrebné pri spracovaní účtovníctva. Väčšina týchto zostáv je veľmi variabilná, môžete vyberať napríklad podľa dátumu zaúčtovania, dátumu vystavenia, dátumu zdaniteľného plnenia, podľa účtu, podľa strediska, podľa modulu, podľa sumy, podľa zmluvy, podľa názvu firmy, podľa popisu, či hľadáte medzi všetkými dokladmi alebo len medzi zaúčtovanými dokladmi. Šírka výberu závisí od typu správy. Vo väčšine prípadov sa po potvrdení požadovanej zostavy zobrazí dialógové okno - sprievodca vytvorením vybranej zostavy, v ktorom sami nastavíte požadovaný výber:

· Účetní deník

- Pohyb na účte

- Saldo

- Saldo v definovaných sekciách

- Analýza zmluvy

- Zostatky na účtoch

- Doklady o DPH

- Priznanie DPH

- Súvaha

- Hlavná kniha

Posledné dve zostavy sa svojou koncepciou líšia od predchádzajúcich. Preto je aj ich prevedenie odlišné. Potvrdením požadovanej správy sa zobrazí dialógové okno s otázkou:

Ak bol zaúčtovaný iný účtovný prípad alebo požadujete iný výber, musíte potvrdiť tlačidlo "Prepočítať". Potom si môžete vybrať obdobie od .... do .... a stredisko. Zároveň máte možnosť vybrať si, či chcete správu v Kč alebo zaokrúhlenú na tisíce.

- Súvaha

- Výkaz ziskov a strát