Prijaté faktúry slúžia na evidenciu záväzkov voči dodávateľom a na zachytenie nákladov v účtovníctve. Vo webovom rozhraní ABRA Flexi môžete prijaté faktúry vytvárať ručne, importovať ich, pripájať k nim prílohy, schvaľovať ich aj párovať s úhradami.
Kde nájdete prijaté faktúry?
Agenda prijatých faktúr je dostupná v menu:
Nákup → Prijaté faktúry
Tu uvidíte zoznam všetkých prijatých faktúr vo firme. Zoznam je možné filtrovať, radiť a prispôsobiť pomocou vlastných pohľadov.
Vytvorenie novej prijatej faktúry
Novú faktúru založíte tlačidlom Nový.
Najdôležitejšie polia
Pole | Popis |
Dodávateľ | Firma, od ktorej faktúru prijímate. |
Číslo došlé | Číslo uvedené dodávateľom. |
Dátum vystavenia | Dátum uvedený na faktúre. |
Dátum zdaniteľného plnenia | Dátum pre DPH. |
Dátum splatnosti | Termín úhrady faktúry. |
Suma a DPH | Základ dane, sadzba DPH a celková suma. |
Predkontácia | Určuje účtovné zaúčtovanie dokladu. |
Stredisko / zákazka / činnosť | Voliteľné analytické členenie. |
Po vyplnení údajov doklad uložíte tlačidlom Uložiť.
Vytvorenie faktúry z PDF
Pri obstarávaní prijatej faktúry môžete najprv nahrať PDF dokument od dodávateľa a následne z neho preniesť údaje priamo do dokladu.
Po priložení PDF sa zobrazí náhľad faktúry, v ktorom je možné jednoducho označovať jednotlivé údaje a priraďovať ich k poliam prijatej faktúry.
Typicky môžete preniesť napríklad:
číslo faktúry,
variabilný symbol,
dátum vystavenia,
dátum zdaniteľného plnenia,
dátum splatnosti,
celkovú sumu,
základ DPH,
sumu DPH,
dodávateľa.
Stačí kliknúť na požadovaný údaj v náhľade PDF a následne zvoliť, do ktorého poľa prijatej faktúry sa má hodnota vyplniť.
Týmto spôsobom je možné výrazne obmedziť ručné prepisovanie údajov a znížiť riziko chýb pri obstarávaní dokladov.
💡 Tip: Ak faktúru dostanete elektronicky vo formáte PDF, odporúča sa najprv dokument priložiť k prijatej faktúre a až následne vypĺňať jednotlivé údaje. Väčšinu informácií tak môžete prevziať priamo z náhľadu dokumentu.
💡 Tip: Nahrané PDF zostáva uložené ako príloha dokladu. Pri neskoršej kontrole, schvaľovaní alebo audite máte originálnu faktúru vždy k dispozícii priamo pri prijatej faktúre.
⚠️ Pozor: Po načítaní údajov z PDF vždy skontrolujte správnosť vyplnených hodnôt, najmä dátum zdaniteľného plnenia, sadzby DPH a sumy. Za správnosť zaúčtovania a daňových údajov zodpovedá používateľ.
Párovanie s úhradami
Prijaté faktúry je možné párovať s bankovými a pokladničnými dokladmi.
Po zaevidovaní úhrady systém automaticky alebo ručne prepojí platbu s faktúrou a aktualizuje stav záväzku.
Možnosti párovania:
automatické alebo hromadné párovanie podľa variabilného symbolu a sumy,
ručné párovanie priamo z faktúry alebo bankového dokladu.
💡 Tip: Správne vyplnený variabilný symbol výrazne zvyšuje úspešnosť automatického párovania.
Ako si prispôsobiť agendu prijatých faktúr?
Pohľady v agende prijatých faktúr
Pohľady umožňujú prispôsobiť zoznam faktúr konkrétnym potrebám používateľa.
Môžete si vytvoriť napríklad pohľady:
Faktúry po splatnosti
Neuhradené faktúry
Faktúry za aktuálny mesiac
Faktúry konkrétneho strediska alebo dodávateľa
Súčasťou pohľadu môže byť vlastný výber stĺpcov, radenie aj prednastavený filter.
💡 Tip: Vlastné pohľady šetria čas pri opakovanej práci s rovnakou skupinou dokladov.
Agregačné panely
Agregačný panel poskytuje rýchly súhrn nad aktuálne zobrazenými faktúrami.
Môžete sledovať napríklad:
celkový počet faktúr,
súčet záväzkov,
sumu po splatnosti,
priemernú hodnotu faktúr.
Agregácie sa počítajú iba z aktuálne vyfiltrovaných záznamov.
Split View
Funkcia Split View zobrazí zoznam faktúr a detail vybranej faktúry súčasne na jednej obrazovke.
Výhody:
rýchlejšia kontrola dokladov,
menej otvárania samostatných okien,
okamžitý náhľad detailu po označení faktúry.
💡 Tip: Split View je veľmi praktický pri kontrole väčšieho množstva faktúr alebo pri párovaní úhrad.
Schvaľovanie faktúr pomocou podpisu k úhrade
ABRA Flexi umožňuje nastaviť proces schvaľovania prijatých faktúr pomocou funkcie Podpísať k úhrade.
Ak je schvaľovanie aktívne, nie je možné nepodpísanú faktúru zaradiť do príkazu na úhradu. Tým je zaistené, že budú uhradené iba schválené doklady.
Aktivácia schvaľovania
Najprv je potrebné v nastavení firmy aktivovať kontrolu podpisu.
Nastavenie nájdete v:
Nastavenie → Firma → záložka Moduly → Nákup
Tu zaškrtnite pole:
✅ Vyžadovať podpis pred vystavením príkazu na úhradu
Po aktivácii tohto nastavenia bude systém kontrolovať, či je faktúra podpísaná k úhrade ešte pred jej zaradením do platobného príkazu.
Príklad schvaľovacieho procesu
Účtovníčka zaeviduje prijatú faktúru.
Zodpovedný pracovník skontroluje jej správnosť.
Po kontrole použije akciu Podpísať k úhrade.
Faktúru je následne možné zaradiť do príkazu na úhradu.
Po vykonaní platby dôjde k spárovaniu úhrady s faktúrou.
💡 Tip: Ak spracovávate väčšie množstvo faktúr, môžete si vytvoriť vlastný pohľad zobrazujúci iba nepodpísané faktúry. Schvaľovateľ tak hneď uvidí doklady čakajúce na jeho kontrolu.
⚠️ Pozor: Samotná funkcia Podpísať k úhrade obmedzuje zaradenie faktúry do príkazu na úhradu iba vtedy, ak je v nastavení firmy aktivované pole Vyžadovať podpis pred vystavením príkazu na úhradu. Ak toto nastavenie nie je zapnuté, je možné faktúry zaraďovať do príkazov na úhradu bez ohľadu na ich stav podpisu.
Import prijatých faktúr
Prijaté faktúry je možné do systému importovať napríklad:
z XML súborov,
z XLS/CSV súborov,
ISDOC
prostredníctvom API alebo integračných nástrojov.
Import je vhodný pri spracovaní väčšieho množstva dokladov alebo pri prepojení s externými systémami.
FAQ
❓ Je možné prijatú faktúru zmazať?
Áno, ak:
nie je súčasťou uzavretého účtovného obdobia,
nie je spárovaná s úhradou,
používateľ má potrebné oprávnenia.
❓ Prečo sa mi nedarí spárovať faktúru s bankovým dokladom?
Najčastejšie príčiny:
nesúhlasí variabilný symbol,
líši sa suma,
faktúra je už spárovaná,
úhrada bola zaúčtovaná iným spôsobom.
❓Čo robiť, keď dodávateľ pošle opravný daňový doklad?
Opravný daňový doklad zaevidujte ako samostatný doklad (dobropis alebo ťarchopis) a správne ho zaraďte do obdobia DPH podľa dátumu zdaniteľného plnenia.
❓Čo robiť, keď nemáte možnosť v doklade zvoliť inú menu ako domácu?
Je potrebné mať v nastavení spoločnosti aktivovanú funkciu „používať viacero mien“. A ďalej v danom module faktúr mať pomocou symbolu „nastavenie → ozubené koliesko“ aktivované nastavenie formulára, konkrétne pole „mena“.
