Práca s cudzími menami patrí medzi bežné činnosti firiem obchodujúcich so zahraničím. Webové rozhranie ABRA Flexi umožňuje vystavovať doklady v rôznych menách, automaticky prepočítavať sumy podľa kurzového lístka a správne účtovať kurzové rozdiely.
V tomto článku sa dozviete, ako meny vo webovom rozhraní fungujú, ako správne nastaviť kurzový lístok a na čo si dať pri práci s cudzími menami pozor.
Ako fungujú meny v ABRA Flexi
ABRA Flexi umožňuje evidovať účtovné aj skladové doklady v ľubovoľnej mene, ktorá je vedená v číselníku mien. Najčastejšie ide o českú korunu (CZK), euro (EUR), americký dolár (USD), poľský zlotý (PLN) alebo britskú libru (GBP), ale zoznam nie je nijako obmedzený a je možné využívať aj ďalšie svetové meny.
Každý doklad je vždy vystavený len v jednej mene. Tou je napríklad mena vydanej faktúry, prijatej faktúry, ponuky alebo objednávky. Súčasne však ABRA Flexi uchováva aj hodnoty prepočítané do účtovnej meny firmy. Vďaka tomu je možné bez problémov viesť účtovníctvo v českých korunách a pritom obchodovať napríklad v eurách alebo dolároch.
Pri vytváraní dokladu systém uloží niekoľko dôležitých informácií:
menu dokladu,
použitý výmenný kurz,
sumy v mene dokladu,
prepočítané sumy do účtovnej meny.
Tieto údaje tvoria neoddeliteľnú súčasť dokladu a zostávajú na ňom uložené aj v prípade, že sa neskôr zmení kurzový lístok.
Účtovná mena a mena dokladu
Začínajúci používatelia si často zamieňajú účtovnú menu s menou dokladu. Ide pritom o dve rozdielne veci.
Účtovná mena predstavuje menu, v ktorej firma vedie účtovníctvo. U väčšiny českých spoločností ide o českú korunu.
Mena dokladu je mena, v ktorej obchod skutočne prebieha. Zákazník tak môže dostať faktúru napríklad na 500 EUR, hoci účtovníctvo firmy bude evidovať hodnotu prepočítanú na koruny.
Pri vystavení dokladu ABRA Flexi automaticky vykoná prepočet medzi menou dokladu a účtovnou menou pomocou výmenného kurzu.
💡 Tip: To, že je faktúra vystavená v eurách, neznamená, že účtovníctvo bude vedené v eurách. ABRA Flexi vždy ukladá aj hodnoty v účtovnej mene, takže nie je potrebné vykonávať žiadne ručné prepočty.
Kedy sa mena vyberá
Menu je vhodné zvoliť ešte pred zadaním položiek dokladu. Po jej výbere ABRA Flexi automaticky doplní zodpovedajúci kurz a všetky sumy začne počítať práve v tejto mene.
Ak menu zmeníte až v priebehu vytvárania dokladu, systém všetky ceny prepočíta podľa novo zvoleného kurzu. Vo väčšine prípadov to nie je problém, napriek tomu je vhodné výsledné sumy následne skontrolovať, najmä ak už boli zadané zľavy, zaokrúhlenie alebo ceny vrátane DPH.
💡 Tip: Pri vytváraní dokladu odporúčame najprv vybrať obchodného partnera, následne menu a až potom začať zadávať jednotlivé položky. Vyhnete sa tak zbytočným prepočtom počas práce.
Nastavenie mien vo firme
Skôr než začnete vystavovať doklady v cudzích menách, je vhodné skontrolovať nastavenie firmy. Práve tu sa určuje, akým spôsobom bude ABRA Flexi získavať výmenné kurzy a ako sa bude správať pri vytváraní nových dokladov.
Nastavenie nájdete v časti Nastavenie → Firma → Ostatné.
Jednotlivé voľby majú priamy vplyv na to, aký kurz bude použitý pri vystavení dokladu. Preto odporúčame ich nastavenie overiť ešte pred začatím práce s cudzími menami.
Denný kurz z predchádzajúceho dňa alebo aktuálneho dňa
Jedným z najdôležitejších nastavení je spôsob určovania denného kurzu.
ABRA Flexi umožňuje používať:
denný kurz z predchádzajúceho dňa,
denný kurz z aktuálneho dňa.
Rozdiel medzi nimi je viditeľný najmä pri vystavovaní dokladov počas dňa.
Ak používate kurz z predchádzajúceho dňa, budú všetky doklady vytvorené počas dňa využívať rovnaký kurz. Toto nastavenie využíva väčšina firiem, pretože zaisťuje jednotné oceňovanie všetkých dokladov.
Pri nastavení kurzu z aktuálneho dňa závisí použitý kurz od okamihu vystavenia dokladu. Česká národná banka zverejňuje kurzový lístok až v popoludňajších hodinách. Doklady vytvorené doobeda preto zvyčajne využijú kurz z predchádzajúceho dňa, zatiaľ čo doklady vystavené po zverejnení nového kurzového lístka už použijú kurz aktuálneho dňa.
💡 Tip: Ak si všimnete, že dve faktúry vystavené v ten istý deň majú odlišný kurz, skontrolujte najprv nastavenie firmy. Vo väčšine prípadov ide o dôsledok používania denného kurzu z aktuálneho dňa.
Automatické sťahovanie kurzov
Jednou z výhod ABRA Flexi je automatické dopĺňanie kurzov. Ak pri vystavení dokladu systém nenájde požadovaný kurz v kurzovom lístku, pokúsi sa ho automaticky stiahnuť z príslušného zdroja.
Nie je preto nutné každý nový kurz zadávať ručne. Vo väčšine prípadov stačí mať správne nastavenú firmu a jednotlivé meny.
Automatické sťahovanie kurzov výrazne znižuje riziko chýb spôsobených ručným prepisovaním kurzových lístkov a zároveň šetrí čas pri každodennej práci.
💡 Tip: Ak používate viacero cudzích mien, odporúčame spoľahnúť sa na automatické sťahovanie kurzov. Ručné zadávanie kurzov má zmysel najmä vo výnimočných situáciách alebo pri používaní pevných kurzov.
Nastavenie ovplyvňuje iba nové doklady
Je dôležité si uvedomiť, že zmena nastavenia firmy nemení spätne už vystavené doklady.
Každý doklad si pri svojom vytvorení uloží použitý kurz a pracuje s ním po celý čas svojej existencie. Ak teda neskôr zmeníte nastavenie firmy alebo spôsob určovania kurzov, prejaví sa táto zmena až na novo vytváraných dokladoch.
Rovnaký princíp platí aj pre zmeny kurzového lístka.
💡 Tip: Pri riešení reklamácií alebo otázok týkajúcich sa rozdielnych kurzov vždy najprv zistite dátum vystavenia dokladu. Vo väčšine prípadov nejde o chybu systému, ale o dôsledok toho, že doklad používa kurz platný v okamihu svojho vytvorenia.
Odporúčanie pre nové firmy
Ak s cudzími menami začínate, odporúčame ponechať automatické sťahovanie kurzov zapnuté a používať denný kurz z predchádzajúceho dňa. Toto nastavenie zodpovedá bežnej praxi väčšiny českých spoločností a minimalizuje riziko neočakávaných zmien kurzu počas pracovného dňa.
Akonáhle získate väčšie skúsenosti alebo budete potrebovať používať špecifické účtovné postupy, môžete nastavenie upraviť podľa interných pravidiel vašej spoločnosti.
💡 Tip: Ak sa vám v module faktúr neponúka možnosť vybrať menu v doklade, pravdepodobne vám chýba aktivácia funkcie na úrovni nastavenia spoločnosti „používať viac mien“. A ďalej v danom module faktúr mať pomocou symbolu „nastavenie → ozubené koliesko“ aktivované nastavenie formulára konkrétne pole „mena“.
Číselník mien
Všetky meny, s ktorými ABRA Flexi pracuje, sú evidované v samostatnom číselníku Meny. Ten nájdete v menu Číselníky → Meny.
Číselník je pri založení firmy už predvyplnený najbežnejšími svetovými menami, takže vo väčšine prípadov nie je potrebné vytvárať nové záznamy. Slúži predovšetkým ako centrálne miesto na správu jednotlivých mien, ich nastavenia a histórie kurzov.
Pri vystavení dokladu ABRA Flexi automaticky ponúkne menu, ktorá je nastavená ako predvolená pre vašu firmu. Ak potrebujete vystaviť doklad v inej mene, môžete ju jednoducho zmeniť priamo v hlavičke dokladu. Systém následne použije nastavenie z číselníka vybranej meny a podľa neho doplní zodpovedajúci kurz.
💡 Tip: Vo väčšine prípadov nie je potrebné číselník mien upravovať. Nastavenie jednotlivých mien meňte iba vtedy, ak potrebujete zmeniť spôsob automatického sťahovania kurzov alebo spravovať vlastný kurzový lístok.
Základné údaje o mene
Po otvorení konkrétnej meny sa zobrazí jej detail. Ten obsahuje niekoľko dôležitých polí, ktoré ovplyvňujú prácu s danou menou.
Skratka
Pole Skratka obsahuje medzinárodné označenie meny podľa normy ISO, napríklad CZK, EUR, USD alebo PLN. Táto hodnota je povinná, musí byť jedinečná a používa sa pri vyhľadávaní meny aj pri práci s kurzovým lístkom.
Symbol
Do poľa Symbol je možné zadať grafický symbol meny, napríklad €, $ alebo £. Vyplnenie nie je povinné, ale môže uľahčiť orientáciu pri práci s dokladmi.
Názov
Pole Názov obsahuje celý názov meny, napríklad Euro alebo Americký dolár. Ak vaša firma používa viacjazyčné prostredie, môžete ku každej mene vyplniť aj preklady názvu do ďalších jazykov. Tieto preklady sa následne využívajú napríklad pri tlači cudzojazyčných dokladov.
Kurzové množstvo
Pole Kurzové množstvo určuje, ku koľkým jednotkám cudzej meny sa vzťahuje uvedený kurz. Vo väčšine prípadov je hodnota 1, čo znamená, že kurz je stanovený pre jednu jednotku meny.
Pri niektorých menách však Česká národná banka zverejňuje kurz napríklad ku 100 jednotkám meny. V takom prípade ABRA Flexi automaticky prevezme aj zodpovedajúce kurzové množstvo.
💡 Tip: Hodnotu kurzového množstva nie je vhodné ručne meniť. Preberá sa z kurzového lístka a používa sa pri všetkých prepočtoch súm.
Spôsob sťahovania kurzu
Jedným z najdôležitejších polí je Spôsob sťahovania kurzu. Toto nastavenie určuje, ako často bude ABRA Flexi pre danú menu automaticky aktualizovať kurz.
K dispozícii sú nasledujúce možnosti:
Nesťahovať – kurzy tejto meny sa nebudú automaticky aktualizovať. Nové kurzy je nutné zadávať ručne.
Denne – kurz sa bude sťahovať každý deň podľa nastavenia firmy.
Mesačne – kurz sa aktualizuje raz za mesiac podľa pravidiel nastavených vo firme.
Ročne – kurz sa aktualizuje raz za rok podľa nastavenia firmy.
Je dôležité si uvedomiť, že toto nastavenie úzko súvisí s nastavením spoločnosti. Zatiaľ čo v detaile meny určujete ako často sa má kurz aktualizovať, v nastavení firmy určujete ktorý kurz sa má použiť – napríklad kurz z aktuálneho dňa alebo z predchádzajúceho dňa.
💡 Tip: Ak sa vám niektorá mena automaticky neaktualizuje, skontrolujte nielen nastavenie firmy, ale aj položku Spôsob sťahovania kurzu priamo v detaile danej meny. Častou príčinou býva nastavenie Nesťahovať.
⚠️ Upozornenie
Zmena nastavenia firmy alebo kurzového lístka nemení spätne už vystavené doklady. Každý doklad obsahuje kurz, ktorý bol použitý pri jeho vytvorení.
Záložka Kurzy
Súčasťou každej meny je aj záložka Kurzy, v ktorej nájdete históriu všetkých kurzov evidovaných pre danú menu.
Každý záznam obsahuje dátum platnosti, hodnotu kurzu a kurzové množstvo. Záložka je priamo prepojená so samostatným číselníkom Kurzy. Ak pridáte alebo upravíte kurz na jednom mieste, zmena sa okamžite prejaví aj na druhom.
Vo väčšine prípadov nie je potrebné kurzy pridávať ručne. Ak je nastavené automatické sťahovanie kurzov, ABRA Flexi ich pri spustení programu alebo pri vystavení dokladu sama doplní z Českej národnej banky podľa nastavenia firmy.
Ďalšie záložky
Rovnako ako ostatné číselníky obsahuje aj číselník mien záložky Texty a Správa.
Na záložke Texty môžete evidovať vlastné poznámky alebo doplňujúce informácie o danej mene. Tieto údaje sú iba informatívne a nemajú vplyv na výpočty ani správanie systému.
Záložka Správa slúži na nastavenie časovej platnosti záznamu. Pomocou polí Platí od a Platí do môžete určiť, v ktorých kalendárnych rokoch bude mena v číselníku dostupná. Predvolené hodnoty 0 a 9999 znamenajú neobmedzenú platnosť.
💡 Tip: Platnosť záznamov sa využíva predovšetkým pri vlastných číselníkoch. Pri štandardných menách odporúčame predvolené hodnoty nemeniť.
Časté otázky (FAQ)
❓ Prečo zmena kurzového lístka nezmenila už vystavenú faktúru?
Pretože sa kurz ukladá priamo do dokladu pri jeho vytvorení. Neskoršie zmeny kurzového lístka už existujúce doklady neovplyvnia.
❓ Môžem vystaviť faktúru v EUR a prijať platbu v CZK?
Áno. Pri zaúčtovaní úhrady môže vzniknúť kurzový rozdiel, ktorý ABRA Flexi zaeviduje podľa účtovných pravidiel.