Často sa stretávame s opakujúcimi sa chybami, ktoré sa pri pokuse o import dát objavujú v praxi. Nižšie sa pozrieme na najčastejšie scenáre.

💡 Skôr než prejdete k praxi nižšie, odporúčame vám prečítať si aj úvodný návod na importy z excelu a prípadne aj návod pre inteligentné importy, ktoré vám lepšie pomôžu pochopiť logiku programu a vyhnúť sa zbytočným chybám.

Webové rozhranie sa názvy stĺpcov pokúša prečítať samo, ak nájde zhodu v názve stĺpca, automaticky ho doplní. Tento systém však nie je úplne neomylný a vždy je nutná aj vaša kontrola.

👉 Úplne ako prvé by ste mali venovať pozornosť tomu, či importujete hlavičky alebo položky dokladov:
​

​

Pri importe vrátane položiek sa totiž môžu niektoré stĺpce volať rovnako pre hlavičku aj pre položku a v tej chvíli môže dôjsť k omylu, keď nezaškrtneme, že ide o položku, a tým nám import údaje zaradí do hlavičky. Takýmto poľom môže byť napr. Názov alebo popis:

Zaškrtávacie políčka sú vyššie spomenuté ako prvé z dôvodu, že ďalším častým problémom je „vynechané“ políčko. Keď nejaký stĺpec z Excelu, ktorý vám Flexi prečíta pre import, nezaškrtnete (pozri vyššie), tento stĺpec sa nebude importovať vôbec.

👉 Vždy je nutné skontrolovať, či vám Flexi ponúklo stĺpce tak, ako ste zamýšľali.

Flexi číta názvy stĺpcov z Excelu, následne hľadá zhodu vo svojich stĺpcoch a ak ju nájde, stĺpec pre cieľový import rovno aj samo vyberie. Nie vždy to však musí byť stĺpec, ktorý bol pre vás skutočne cieľový. Dbajte preto na kontrolu, že stĺpce určené na import sú skutočne vybrané správne:

V tejto chvíli nejde len o výber základného alebo rozšíreného importu. Pre webové rozhranie je totiž dôležité, že ak budete importovať bezpoložkový doklad, je nutné túto skutočnosť uviesť aj v importe, inak sa vám doklad nahrá s hodnotou „0“.

Tu sú dve možnosti, ako informáciu doplniť, ale doplnená byť MUSÍ.

Tu nie je výslovne nutné pridávať informáciu o bezpoložkovom doklade, keďže opakujúce sa interné čísla na riadkoch samy povedia programu, že ide o položkový doklad.

Ak by ste však chceli tento údaj doplniť, stĺpec „bezpoložkový doklad“ vyplníte zápornou hodnotou. Možností je viac: NE, FALSE, NEPRAVDA, N, - a pod.

Veľmi často sa suma „0“ naimportuje z vyššie uvedeného dôvodu -> doklad nebol označený ako bezpoložkový. Existuje však ešte väčšie spektrum možností, prečo sa suma neimportuje tak, ako práve potrebujete.

💡Ako prvé je potrebné uvedomiť si, ako program funguje.

Keď si otvoríme editáciu dokladu, suma sa nám vždy premietne do nasledujúcej tabuľky, podľa príslušných sadzieb DPH ďalej rozdelená na základ, DPH a sumu celkom:

V tabuľke môžeme vidieť, že suma je zosivená, už len tento fakt nám napovedá, že sem manuálne nič nezapíšeme. K importu je nutné pristupovať rovnako.

Nenechajte sa však zmiasť, že „celkom“ nenaimportujete, možné to je, len je nutná špecifikácia. Vyberte preto príslušnú sadzbu DPH a Flexi vám základ a DPH už rozpočíta samo. Tieto stĺpce v importe pre hlavičky nájdete takto (oslobodené od DPH má svoj vlastný stĺpec „oslobodené“):
​

​
Pre import položkových cien je zase naopak potrebné vybrať stĺpec „typ sadzby DPH“ a doplniť príslušné hodnoty, suma pre import môže zostať buď ako „celkom“, alebo ako „základ“, ale je nutné špecifikovať, ktorá výška DPH sa tu má uplatniť:
​

Aby ste importom povedali, že záznam sa má spárovať s iným záznamom / nastavením, je nutné používať skratky týchto záznamov alebo ich kódy. Často ide o používateľsky voliteľné „texty“, takže je nutné brať ohľad aj na znamienka a medzery.

Nežiaduca medzera môže byť niekedy nepríjemný nepriateľ. Keď budete chcieť importovať napr. cez určitý typ dokladu a v Exceli vyplníte napr. „FAKTURA “, váš import pravdepodobne skončí neúspechom, pretože v programe budete mať iba „FAKTURA“.

V praxi sme sa však stretli aj s opakom, keď v skratkách typov dokladov vo Flexi bolo zadané „FAKTURA “ a do importu sa vyplnilo iba „FAKTURA“, v tej chvíli už skratky neboli zhodné a import sa nepodaril.

Najznámejším prípadom je „bankový účet“. S týmto poľom sa môžete stretnúť pri importe dokladov alebo adries firiem. Pole „bankový účet“ vo Flexi je prevažne myslené na váš bankový účet, ktorý je vyplnený v Bankových účtoch. Tento účet funguje cez skratku, a preto je nutné vyplniť do excelu skratku tohto účtu (napr. „FIO CZK“), aby sa v poriadku naimportoval, a nie jeho reálne číslo (často zadávané „12345678/2010“).

Pre import reálneho čísla účtu (napr. pre adresy firiem alebo odberateľa) väčšinou nájdete dva stĺpce, ide o „číslo bankového účtu“ a „kód banky“.

Bez správneho formátovania sa nezaobídete. Ako bunku naformátovať, sa najjednoduchšie dozviete cez /properties (ako s properties pracovať, sa dozviete tu)

Ako prvá je zhoda nastavenia jazyka aplikácie s importným súborom. Ide o to, že všeobecne sa v anglicky hovoriacich krajinách používa formát desatinného čísla s bodkou (100.25), kým v ČR všeobecne na oddelenie používame čiarku (100,25).

1️⃣ String = reťazec - ide o skratku záznamu alebo ľubovoľný text, ak za týmto slovom nájdete zátvorku s číslom, je obmedzený na počet znakov rovnajúci sa uvedenému číslu:
​

​
2️⃣Date = Dátum - bunka v exceli musí mať naformátovaný typ „dátum“, všeobecne sa používa formát „dátum krátky“:
​

​
3️⃣Numeric = Číslo - bunka musí byť naformátovaná ako číslo, v zátvorke za „numeric“ nájdete, či máte použiť čiarku alebo bodku pri desatinnom čísle, podľa aktuálneho nastavenia aplikácie:
​

​

4️⃣Logic = Logická hodnota - všeobecne ide o hodnotu vo formáte kladu a zápornej hodnoty. Na použitie teda uvádzame ANO / NE, PRAVDA / NEPRAVDA, A / N, TRUE / FALSE a pod.:
​

​

5️⃣Select = Výber - Ide predovšetkým o hodnoty, ktoré sú programovo dané a vy ich musíte správne vybrať a dosadiť.

​

Všeobecne ide napr. o typ sadzby DPH na položkách dokladov a ich formáty je možné zobraziť kliknutím na rozbaľovaciu šípku v properties:
​

Ak exportujete z iného softvéru, môže sa v exceli stať, že sa bunka javí ako naformátovaná podľa potreby, ale vo finále tomu tak reálne nie je a snaha o import vám končí chybou. Všeobecne sa s tým stretávame pri formáte dátumu. Číslo je zapísané správne, vo formátovaní vidíte „dátum krátky“, ale reálne sa toto pole tak nespráva (ide najskôr o chybu Excelu).
​
Či je to aj váš prípad, jednoducho zistíte tak, že ak pole v exceli rozkliknete do editácie a potom preskočíte na iné pole, pôvodné pole sa zmení (väčšinou sa zmení zarovnanie sprava doľava a pod.). Tým zistíte, že reálne toto pole naozaj nie je naformátované tak, ako ste potrebovali. Rýchlym riešením je vytvoriť nový stĺpec, naformátovať ho a potom dátumy preniesť ako hodnoty.

💡Pamätajte, že čím viac sa snažíte importovať, tým máte aj väčší priestor na chyby. Ak teda máte vyexportovaný súbor, v ktorom je viac stĺpcov, než aktuálne potrebujete naimportovať, jednoducho ich zmažte. Odporúčame pozrieť sa aj na poradie stĺpcov (abecedné označenie), či máte naozaj všetko postupne. Dosť často sa stáva, že nejaký stĺpec je skrytý.

Ak má váš excel viac listov, pamätajte, že sa vždy importuje len prvý list v zošite.

Táto informácia platí predovšetkým pre doklady. Všeobecne je na typoch dokladov prednastavené množstvo informácií, ktoré už v exceli nepotrebujete. Ak teda máte v exceli napr. menu, stredisko, predpis zaúčtovania, riadky KH a pod. a zároveň máte tieto informácie nastavené aj na type dokladu a nepotrebujete ich importovať inak (informácie v importe majú vždy prednosť pred prednastavením funkcií Flexi), potom tieto informácie z excelu vymažte a program vám ich automaticky doplní podľa nastavenia typu dokladu.

ABRA Flexi – napokon ako väčšina programov – pracuje s tzv. identifikátormi. Ide o prepojenia, vďaka ktorým program vie, čo a ako prepojiť. Existujú dva typy identifikátorov:

Voliteľný a pevný identifikátor je možné použiť pri importe záznamov na účely aktualizácie informácií.

V prípade, že chcete zmeniť voliteľný identifikátor (napr. na účely prečíslovania pokladne, pozri návod), je nutné použiť pevný identifikátor, aby k aktualizácii voliteľného identifikátora došlo bez založenia nových záznamov.