Webové rozhranie ABRA Flexi umožňuje načítanie prijatých faktúr vložením obdržaných PDF od dodávateľa. V tomto návode si ukážeme, ako postupovať a ako informácie z PDF načítavať.
Na import je možné použiť akékoľvek PDF z ľubovoľného systému. PDF musí obsahovať čitateľné dáta vo formáte reťazcov a čísel, nie ako vložený obrázok. Na ukážku využijeme PDF vygenerované z vydaných faktúr v ABRA Flexi, príklad na stiahnutie.
Postup načítania
Načítavanie z PDF súborov je možné iba v evidencii Prijaté faktúry, plánovaná je implementácia načítavania aj do evidencie Vydané faktúry.
Otvoríme evidenciu Prijaté faktúry, napríklad pomocou vyhľadávača v záhlaví webového rozhrania. V evidencii zvolíme tvorbu nového dokladu pomocou tlačidla Nový.
TIP: Novú prijatú faktúru možno vytvoriť aj priamo z hlavnej stránky – Nástenky kliknutím priamo na Nový.
Na zobrazenie okna s náhľadom PDF je potrebné zapnúť príslušnú Variantu formulára – S náhľadom prílohy. Varianty formulára je možné nastaviť v pravom hornom rohu detailu dokladu.
V detaile novej prijatej faktúry je potom k dispozícii okno na nahratie PDF.
PDF je možné do poľa presunúť priamo zo priečinka v počítači pomocou Drag&Drop („ťahaj a pusť" pomocou myši), prípadne kliknutím do poľa sa otvorí formulár na vloženie súboru.
Postupným klikáním myšou do načítaného PDF získame jednotlivé údaje do ABRA Flexi.
Klikneme napríklad priamo na dátum splatnosti, ABRA Flexi nám ponúkne dostupné dátumové polia, kam má údaj doplniť.
Výberom položky Dátum splatnosti sa dáta automaticky doplnia do príslušného poľa Dátum splatnosti vo formulári webového rozhrania.
Takto postupujeme so všetkými údajmi, ktoré chceme z PDF dokladu čerpať do ABRA Flexi. Údaj z PDF, ktorý je úspešne spracovaný, sa označí zeleným kolieskom so zaškrtnutím – hotovo. Napríklad načítanie sumy Základ v základnej sadzbe automaticky načíta aj údaje DPH a Celkovú sumu.
Načítaný údaj z PDF je možné pred uložením do ABRA Flexi upraviť. V našom príklade je napríklad IČO a DIČ ako jeden reťazec. Pred načítaním do ABRA Flexi musíme teda položky rozdeliť a načítať do zodpovedajúcich polí.
Upozornenie: ABRA Flexi nekontroluje správnosť mapovania údajov. Inými slovami nevykonáva kontrolu, či sumy súhlasia a sú nahrané do správnych polí. Kontrola, či sú údaje z PDF v zodpovedajúcom poli v ABRA Flexi, je na používateľovi.
Údaje, ktoré nie je možné čerpať z PDF, možno doplniť štandardným spôsobom ručne. Ak máme všetky údaje načítané, stačí doklad Uložiť. PDF sa uloží k dokladu ako príloha a je možné sa k úpravám vrátiť.
Partnerské riešenia
Ak vám toto riešenie nestačí, existujú partnerské riešenia, ktoré načítavanie ešte uľahčia. Je možné načítavať PDF (vytlačené) doklady pomocou QR kódu, prípadne vyťažiť dáta automaticky pomocou Elis od spol. Rossum:
FAQ
Je možné nahrať súbor ISDOC s vloženým PDF súborom (generuje systém Pohoda)?
Aktuálne bohužiaľ nie je možné tento súbor priamo vložiť, je potrebné súbor ISDOC z PDF exportovať a až potom vložiť samostatne.
Je možné načítať naskenovaný (odfotený) doklad?
Bohužiaľ načítanie z obrázka nie je možné, musí sa skutočne jednať o PDF s prístupnými poľami, nie o vložený obrázok do PDF. Pre doklady vo formáte obrázka využite partnerské riešenia.
Nie je možné načítať zákazku z PDF.
Zákazka je v ABRA Flexi na prijatej faktúre iba číslo odkazujúce do evidencie zákaziek, zatiaľ teda nie je možné ju načítať z PDF a je potrebné ju zadať ručne.
Potrebujete poradiť?
V prípade otázok k aplikácii nás kontaktujte na podporaflexi@abra.eu, prípadne prostredníctvom okna chatu v pravom dolnom rohu.