V tomto článku sa naučíme, ako zadať personálne karty jednotlivým zamestnancom a ako im prednastaviť údaje pre generovanie miezd.

Nastavenie osoby a zmena nastavenia

Základné informácie

Ostatné

Nezaopatrený partner

Adresa

Parametre mzdy

Štítky a poznámka

Prílohy

Pracovný pomer

Smeny

Stále mzdové zložky

Deti

Neprítomnosť

Práca pre strediská

Zrážky

Bankové spojenie

Časté otázky

V hlavičke karty zamestnanca je povinné vyplniť osobné číslo, ktoré musí byť jedinečné. Samozrejmosťou je aj meno a priezvisko. Ak máte nastavené skupiny osôb, môžete tu priradiť zamestnanca do konkrétnej skupiny. Každý zamestnanec môže byť len v jednej skupine. Ak máte viac stredísk, je potrebné vybrať stredisko, pod ktoré zamestnanec patrí. V poli Heslo môžete nastaviť heslo pre výplatnú pásku. Po nastavení hesla sa budú v tomto poli zobrazovať iba bodky, heslo teda nie je možné zistiť spätne, môžete ho iba zmeniť.

V prípade, keď budete meniť nejaký údaj, je vhodné využívať tlačidlo Pridaj nastavenie. Funguje to tak, že najprv kliknete na toto tlačidlo a vyplníte dátum, od ktorého budete zmenu vykonávať (napr. keď sa zamestnancovi narodí dieťa a vy ho budete zadávať na uplatnenie počas roka). Uložíte a v tomto nastavení potom vykonáte zmenu. Následne uvidíte v rozbaľovacom zozname v poli nastavenia osoby obe obdobia, napr. rozdelené obdobie podľa uplatňovania zľavy na dieťa.

Na záložke Zákl. informácie je povinné vyplniť rodné číslo. To vypĺňame bez lomítka a na základe rodného čísla sa nám automaticky doplní aj pohlavie a dátum narodenia. Ostatné polia sú nepovinné, môžete evidovať jednotlivé kvalifikácie a funkcie a pod.

Na záložke Ostatné vyplníme údaje o narodení a občianstve zamestnanca, príp. o dôchodku, ak nejaký poberá. V takom prípade by sme zaškrtli druh dôchodku a vyplnili dátum, od kedy dôchodok poberá, v poli „Dôchodok od".

Ak zamestnanec uplatňuje zľavu na nezaopatreného partnera, je potrebné najprv zaškrtnúť pole Nezaopatrený partner, čím sa vám sprístupnia ostatné polia. Ak by bol tento partner aj ZŤP/S, je opäť najprv potrebné zaškrtnúť ZŤP/S a potom môžeme vyplniť obdobie.

Na záložke Trvalá vypĺňame trvalú adresu zamestnanca.

Ak sa kontaktná adresa líši od trvalej, vyplníme ju na záložke Kontaktná adresa. Môžeme tu tiež nastaviť ďalšie kontaktné údaje, ako je e-mail, mobil, fax alebo telefón.

U cudzincov je tu možné nastaviť adresu pre pobyt v tuzemsku.

Na záložke Základné údaje vypĺňame údaje pre generovanie záväzkov a uplatňovanie zliav. V poli Spôsob platby nastavíme, či budeme posielať peniaze zamestnancovi na účet, poštovou poukážkou alebo v hotovosti. V poli Typ záväzku zálohy a Typ záväzku dobierky môžeme vybrať typy dokladov, ktoré majú niesť vygenerované záväzky z miezd. Ak máte tieto typy nastavené v nastavení firmy, nemusíte ich tu vypĺňať.

Ak má zamestnanec podpísané ružové vyhlásenie, zaškrtneme aj pole Podpis vyhlásenia k dani. Pozor! Zľavu na daňovníka zamestnanec dostane až v momente, keď zaškrtnete pole Zľava na daňovníka na ďalšej záložke Zľavy na dani.

Tu vypĺňame údaje o zľavách na dani, ktoré bude zamestnanec uplatňovať. Ak je zamestnanec ZŤP/S, zaškrtneme pole Držiteľ preukazu ZŤP/S a vyplníme aj číslo preukazu. Ak sme na predchádzajúcej záložke Základné údaje zaškrtli Podpis vyhlásenia k dani, môžeme tu zaškrtnúť pole Zľava na daňovníka. Môžeme nastaviť aj zľavu na študenta či invaliditu a zľavu na deti. Aby sme mohli nastaviť zľavu na dieťa, je potrebné najprv vyplniť údaje o tomto dieťati na spodnej záložke Deti. Potom môžeme vybrať deti v poli 1. dieťa, 2. dieťa a ďalšie deti pre odpočet. V týchto poliach sú zadané zľavy podľa poradia dieťaťa, nevypĺňajte preto zľavu napr. na 2. dieťa, ak neuplatňujete 1. dieťa.

Záložku Sociálne poistenie už nepoužívame, keďže dôchodkové sporenie bolo zrušené.

Na tejto záložke je potrebné vyplniť zo zoznamu zdravotnú poisťovňu. Stačí ju vybrať cez tlačidlo „lupy", väčšina zdravotných poisťovní je tu prednastavená štandardne. Keď klikneme na tlačidlo Zmeniť, môžeme doplniť bankové spojenie, príp. je tento údaj možné vyplniť v menu Obchodní partneri – Adresy firiem.

Ak sa má zamestnancovi účtovať doplatok do minima, môžeme to nastaviť v zaškrtávacom poli Zdravotné poistenie – doplatok do minimálneho vymeriavacieho základu. Následne môžeme ešte zvoliť, že sa má tento doplatok rozdeliť medzi firmu a zamestnanca. V prípade, že toto pole ponecháme nezaškrtnuté, bude doplatok hradiť zamestnanec celý sám. Ak by sa jednalo o zamestnanca so ZŤP/S, napr. v prípade chránených dielní, môžeme zaškrtnúť aj pole Zníženie vymeriavacieho základu ZP.

Ak je zamestnanec cudzinec a je poistený v inom štáte, vyplníme údaje na záložke Cudzie poistenie.

V poli Štítky si môžeme nastaviť cez tlačidlo Vyber štítok rýchlejšiu filtráciu zamestnancov, napr. podľa pracovného pomeru a pod. Do poľa Poznámka potom môžeme vyplniť čokoľvek, čo potrebujeme mať u zamestnanca zaevidované.

Do príloh môžeme nahrať napr. pracovnú zmluvu, mzdový výmer a pod.

Na záložke Pracovný pomer klikneme na tlačidlo Nový a založíme pracovný pomer zamestnanca. Ak má zamestnanec u jedného zamestnávateľa napr. hlavný pracovný pomer aj dohodu o pracovnej činnosti, je možné mať nastavených pracovných pomerov viac.

Na záložke Začiatok nastavíme typ pracovného pomeru výberom z prednastavených pomerov. Charakteristiku jednotlivých pomerov nájdete v prehľade pracovných pomerov.

Ďalej zvolíme, či sa jedná o hlavný pracovný pomer alebo zamestnanie malého rozsahu. Ak pri dohode o pracovnej činnosti nezaškrtneme pole zamestnanie malého rozsahu, nebude sa prihliadať na limit pre odvod zdravotného a sociálneho poistenia.

V poli Začiatok pomeru nastavíme, od kedy u nás zamestnanec pracuje, t. j. od kedy má platnú zmluvu. V poli Aktívny od vyplníme dátum, od kedy u nás skutočne pracuje.

Dôležité je tiež vyplniť pracovnoprávny priemer pre prvý kvartál. Ide o tzv. pravdepodobný pracovnoprávny priemer, ktorý je potrebné vyplniť pre prípad, že by zamestnanec bol na neprítomnosti v prvom kvartáli, kedy sa ešte PPP nemá z čoho vypočítať. V ďalšom kvartáli sa priemer už vypočíta sám. Dovolenku stačí vyplniť v poli Dní dovolenky ročne, na hodiny sa prepočíta podľa nastavenia úväzku na ďalšej záložke po stlačení tlačidla Enter.

Dole môžeme vyplniť opäť typy interných dokladov, ktoré sa budú automaticky generovať z miezd. Ak máme tieto typy nastavenia v nastavení firmy, nie je potrebné ich vypĺňať aj tu.

Na záložke Úväzok môžeme vyplniť údaje o pracovnom čase konkrétneho zamestnanca. Nastavenie sa vypĺňa podľa toho, čo máme nastavené v nastavení firmy. Ak tu úväzok prepíšeme, bude mať toto nastavenie prednosť. V prípade pravidelného pracovného pomeru sa po vyplnení polí úväzok hodín denne a pracovné dni bude automaticky počítať mzda. Ak sa jedná o nepravidelný úväzok, budeme musieť zamestnancovi vypĺňať odpracované hodiny.

V dolnom menu je možné nastaviť Zľavu SP za firmu. Podmienky a postup pre nastavenie nájdete v samostatnom článku tu.

Na záložke Ukončenie môžeme vyplniť údaje o konci pracovnej zmluvy v poli koniec pomeru. Ak má zamestnanec zmluvu na dobu určitú, môžeme tu vyplniť dátum už pri zakladaní karty zamestnanca. V poli aktívny do vypĺňame dátum, do kedy u nás zamestnanec pracoval. Akonáhle vyplníte toto pole, zmizne vám zamestnanec z aktualizácie miezd a nebudete mu môcť vyplatiť napr. preplatok z ročného zúčtovania. Odporúčame teda toto pole ponechať prázdne dovtedy, kým nebudete mať so zamestnancom vysporiadané všetky záväzky.

V poli spôsob ukončenia a dôvod ukončenia vypĺňame údaje, ktoré sa následne budú tlačiť do zápočtového listu. Nejde o informácie pre Sociálnu poisťovňu, tieto dáta vypĺňame v dolnom menu, kde vyplníme prípadné údaje o odstupnom po zaškrtnutí poľa Nárok na odstupné a tiež dôvody ukončenia pomeru či neposkytnutia údajov podľa príslušného formulára.

Na záložke Štítky môžeme opäť pomeru priradiť nejaký štítok pre jeho ľahšiu filtráciu.

Ak nastane situácia, keď je potrebné niečo na pracovnom pomere zmeniť (napr. predĺžiť zmluvu, zmeniť pravidelný na nepravidelný, znížiť pracovný úväzok a pod.), máte vždy dve možnosti. Buď tento pracovný pomer ukončíte a založíte si nový, alebo kliknete hore na Pridaj nastavenie, vyplníte dátum, od ktorého sa má zmena vykonať, a potom zmenu uskutočníte. Tak zabezpečíte, že do daného dátumu sa bude úväzok počítať ako doteraz. Nikdy nemeňte napr. úväzok bez tohto nastavenia, zasiahli by ste do už vypočítaných miezd!

Záložku Smeny využijete iba v prípade nepravidelných pracovných pomerov. Po výbere konkrétneho mesiaca a kliknutí na tlačidlo Zmeniť môžete ťahaním myši alebo kliknutím na dané polia nastaviť presný pracovný rozvrh daného zamestnanca. Nevýhodou je, že smeny nie je možné importovať ani exportovať. Nie je potrebné vypĺňať odpracované hodiny na tejto záložke, hodiny je možné vyplniť na riadku Fond pracovného času v menu Aktualizácia miezd.

Na záložke Stále mzdové zložky cez tlačidlo Nový vyberieme všetky zložky, ktoré zamestnanec dostáva, teda napr. mesačnú mzdu, osobné ohodnotenie, stravný paušál a pod.

Vyplníme počiatočný dátum, koncový dátum nie je potrebné vypĺňať, stačí ho vyplniť pri konci zmluvy. Pole Čiastka za hodinu využijeme v prípade hodinovej mzdy. Pole Percento/konštanta vyplníme v prípade stravného paušálu. Mesačnú mzdu vypĺňame do poľa Základ mzdy. Ak vyplníte čiastku do poľa základ aj čiastka, nič sa nestane, Flexi si vezme údaj z poľa, ktoré bude potrebovať.

Na záložke Deti vyplníme údaje o všetkých deťoch, na ktoré bude zamestnanec uplatňovať zľavu. Po ich nastavení je potrebné uložiť kartu zamestnanca v personalistike a vrátiť sa do nej späť, aby sa vám údaje o deťoch ponúkli na záložke Zľavy na dani.

Neprítomnosť môžeme vypĺňať buď tu v personalistike, alebo je možné ju vyplniť v aktualizácii miezd. Oba formuláre sú rovnaké. Ak má zamestnanec viac pomerov, dajte si pozor, aby ste zadávali neprítomnosť k správnemu pracovnému pomeru. Cez tlačidlo „lupy" vyberte, o akú neprítomnosť sa jedná. Prehľad všetkých neprítomností nájdete tu.

Ak sa jedná o chorobu, je potrebné vyplniť číslo rozhodnutia v správnom tvare. Ďalej vyplníme začiatok a príp. koniec neprítomnosti. Pozor! Ak sa jedná o dlhodobú chorobu, ktorá pretrváva do ďalšieho mesiaca, nikdy ju nezakladajte v ďalšom mesiaci znovu, ale iba predĺžte koniec existujúcej choroby. Inak by sa počítalo 14 dní platených zamestnávateľom od začiatku. Polia Hodiny prvý a posledný deň neprítomnosti vypĺňajte iba v prípade, keď zamestnanec chýbal v práci napr. pol dňa. Ak čerpá neprítomnosť na celé dni, ponechajte tieto polia prázdne.

Ak zamestnanec pracuje na viacerých strediskách, zákazkách či činnostiach súčasne, môžete na to využiť záložku Práca pre strediská. Podrobný popis pre prácu s týmto modulom nájdete tu.

Na záložke Zrážky môžeme nastaviť zrážky, ktoré sa pravidelne opakujú. V prípade jednorazovej zrážky, keď vám zamestnanec spôsobil napr. nejakú škodu, je lepšie túto zrážku vypĺňať až v menu Aktualizácia miezd, aby vám neprekážala v personalistike.

Podrobný návod pre prácu so zrážkami a ich prehľad nájdete tu.

Na tejto záložke je potrebné vyplniť všetky bankové účty, ktoré sa zamestnanca týkajú. Vyplníme tu teda bankový účet zamestnanca, na ktorý mu budeme posielať mzdu, ale môžu tu byť aj účty pre nejaké zrážky, ako je napr. exekúcia a pod.

1) Ako môžem z personalistiky vymazať zamestnanca?

Aby bolo možné zamestnanca z personalistiky vymazať, je potrebné najprv vymazať všetko, čo je na zamestnanca naviazané. Najprv teda zmažte stále mzdové zložky, potom pracovný pomer a potom bude možné zamestnanca zmazať.

Zamestnancov, ktorí majú ukončený pracovný pomer, nie je možné vymazať. Aby vám neprekážali v menu Personalistika, môžete im priradiť štítok napr. ukončené a nastaviť si filter pomocou tohto štítku.