Pre neuhradené faktúry po splatnosti disponuje webová aplikácia funkciou odosielania upomienok. Nižšie si prejdeme kompletný proces nastavenia a následného použitia.

Upomienky majú samostatnú agendu. Najjednoduchšie sa do nej dostanete pomocou vyhľadávača webovej aplikácie.

Predvolená podoba upomienok je už nadefinovaná z našej strany. Pokryté sú všetky základné 3 typy upomienok a inventarizácia pohľadávok.

Predvolené upomienky môžeme ľubovoľne upraviť. Pre každý typ upomienky (prvý stĺpec) môže existovať iba jeden záznam. Samotné odosielanie upomienok potom pracuje s typom, pri ktorom sa predpokladá, že danému typu zodpovedá vždy iba jeden záznam.

Na výber je na úpravu kompletný obsah tlačovej zostavy upomienky. Okrem zmeny predvoleného textu môžete pripojiť aj preklad v cudzom jazyku. Ponúkané jazyky definuje nastavenie, viac informácií nájdete v našej dokumentácii.

Ak máme nastavené všetko potrebné, môžeme prejsť k samotnému vygenerovaniu upomienok.

Funkciu na odosielanie upomienok nájdeme v spodnej časti vydaných faktúr, pod tlačidlom ďalších funkcií.

Po zvolení tejto možnosti dôjde k otvoreniu agendy na odosielanie upomienok. V predvolenom stave sa ponúkajú všetky faktúry po splatnosti.

Nad agendou môžeme aplikovať ľubovoľný filter na vyhľadanie príslušnej faktúry (ak nechceme odoslať upomienky pre všetky načítané faktúry). Rovnako ako s filtrom je tu možné pracovať aj s nastavením stĺpcov.

Vybrať si môžeme aj to, aký typ upomienky chceme odosielať. V predvolenom stave sa ponúkajú všetky, môžeme však zvoliť napríklad iba prvú. Ak tak zvolíme, ponúknu sa iba faktúry, pri ktorých má dôjsť k odoslaniu prvej upomienky.

Ak by sme zvolili druhú upomienku, ponúknu sa iba tie faktúry, ktoré majú zapísaný dátum prvej upomienky, nie však dátum druhej upomienky.

Po potvrdení požadovanej filtrácie môžeme prejsť k samotnému odoslaniu. Pred potvrdením odoslania je potrebné vybrať požadované faktúry. Vybrať je možné aj všetky zobrazené.

Podmienkou pre možnosť odoslania upomienky je prítomnosť e-mailu v danej faktúre. Ak odosielame upomienku pre iba jednu faktúru, máme možnosť e-mail ručne doplniť.

Ak odosielame upomienky pre viac faktúr, je nevyhnutná prítomnosť e-mailových adries vo faktúrach.

Voľbu jazyka zabezpečíme v spodnej časti formulára. S touto voľbou pracujú aj prípadné preklady upomienok v nastavení.

Ako už bolo uvedené vyššie, na odoslanie sa vždy ponúka iba zodpovedajúca upomienka. Ak napríklad nebola k faktúre odoslaná žiadna upomienka, ponúkne sa na odoslanie iba prvá upomienka.

Odoslanie upomienok potvrdíme tlačidlom "Poslať e-mailom". Za zmienku stojí, že na odoslanie je nevyhnutné nastavenie vlastného SMTP servera.

O výsledku odoslania sme informovaní upozornením v ľavej spodnej časti.

Do príslušnej faktúry je vždy zapísaný dátum práve odoslanej upomienky. Ak záložku upomienok nevidíte, môžete ju zobraziť nastavením formulára.

Ak k úspešnému odoslaniu nedôjde, budete o príčine informovaní chybovým hlásením. Nižšie je príklad, keď nebol nastavený SMTP server.

Vďaka notifikačnému centru webového rozhrania je možné dostať upozornenie informujúce o faktúre, ktorá by mala byť pripomenutá a nie je.

Aktiváciu tejto možnosti nájdete v nastavení spoločnosti, na záložke Experimenty.

Ak je táto možnosť aktivovaná a v agende vydaných faktúr sa nachádza doklad, ktorý by mal byť pripomenutý, ste o tejto skutočnosti informovaní v ľavej spodnej časti aplikácie.

Je možné odosielať upomienky cez API?

V súčasnosti nie, do budúcnosti sa predpokladá implementácia tejto možnosti.

Je možné odosielať upomienky automaticky?

Áno, prostredníctvom externej aplikácie. Všetky informácie o jej nastavení a použití nájdete na našom webe.

Možno k upomínanej faktúre priložiť ako prílohu e-mailu s upomienkou?

V súčasnosti nie je to možné, e-mail obsahuje iba informáciu o tom, ktorej faktúry sa týka.