Máte e-shop, nebo plánujete jeho zřízení? Pak jste tu správně!

V následujícím návodu si ukážeme, jaké nastavení je potřeba pro správné fungování s ABRA Flexi a jaké jsou možnosti API integrace.

E-shop můžete napojit na ABRA Flexi sami pomocí REST API, nebo využít některý z hotových můstků našich partnerů. Obecně informace o napojeních a toku dat naleznete v našem jiném článku.

Jak takové napojení běžně vypadá, je znázorněno na diagramu níže.

Stejně jako u kterékoliv jiné firmy, prvním krokem by mělo být vyplnění nastavení firmy. Pomineme teď základní informace jako adresu, nebo zda je firma plátcem DPH, byť jsou to samozřejmě také údaje, které je potřeba nastavit.

Přejdeme rovnou na nastavení související s e-shopem - otevřeme si nastavení firmy a přejdeme do sekce "Moduly".

V souvislosti s e-shopem jsou zde zejména dvě klíčová nastavení, obě úzce souvisí se skladovým hospodářstvím.

Obvykle s provozem e-shopu souvisí i sklad a systém tvorby rezervací - přijde objednávka, chci položku na skladě rezervovat a tedy zablokovat daný počet MJ k jinému použití.

Nastavení tvorby rezervací naleznete v podsekci "Prodej". Detailní vysvětlení všech dostupných možností naleznete v naší dokumentaci.

Výchozí nastavení je vytváření rezervací ruční, tedy pokud u dané objednávky přímo nezvolíme možnost "Rezervovat", žádná rezervace se nevytvoří.

Klíčová otázka je - mají být rezervace vytvářeny automaticky při vzniku objednávky? Pokud ano, zvolíme tuto možnost v nastavení výše.

Neexistuje jednoznačná odpověď na to, kterou z variant použít, bez předchozí znalosti procesů společnosti. Běžně se však používá varianta tvorby "Automatická při vytvoření objednávky" s aktivní možností "Povolit rezervaci do záporu".

V praxi to znamená, že se rezervace vytvoří při vzniku objednávky naprosto vždy, nehledě na dostupnost položky skladem. Počet rezervací tak může přesáhnout počet skladem. Bez aktivní možnosti rezervace do záporu by se rezervace z objednávek přestaly vytvářet po dosažení nulového množství skladem.

Druhým globálním nastavením souvisejícím s provozem e-shopu je nastavení skladového hospodářství. Nachází se v podsekci "Zboží".

Klíčové nastavení je zejména metoda oceňování zásob, tedy zda má docházet k ocenění výdejky metodou váženého průměru nebo metodou FIFO. Podrobnosti naleznete v naší dokumentaci.

V návodu si ukazujeme pouze věci, které jsou pro e-shop běžně potřeba. V nastavení firmy však může být řada dalšího, co může být potřeba pro správné fungování zrovna vaší firmy.

Pokud si nejste nastavením jisti, doporučujeme počáteční implementaci realizovat s naším konzultantem. Konzultaci na libovolné téma můžete poptat na našem webu.

Další krok, pravděpodobně výrazně rychlejší avšak neméně důležitý než předchozí, je založení skladů.

Máte pouze jeden sklad, nebo máte skladů více a např. běžně mezi nimi zboží převážíte? ABRA Flexi všechny možnosti pokryje.

Kompletní postup, jak založit jeden nebo více skladů popisuje náš návod, postupujte tedy podle něj. A pokud by vás zajímalo, jak mezi sklady vytvoříte převodku, vše potřebné je zde.

Hledáte fulfillmentové řešení, které lze integrovat s ABRA Flexi? Nabízí se například Skladon.

Co nás ale bude zajímat nejvíce, je katalog našich produktů. A pravděpodobně také to, jak jej co nejefektivněji založit.

Vyvstává zde klíčová otázka - máte již nyní nějaký katalog položek a je v nějakém strojově zpracovatelném formátu, nebo lze jej do takového formátu dostat?

Pokud ano, je z půlky vyhráno. Založení katalogu bude v takovém případě výrazně jednodušší.

Možností importu je více, typicky jde buďto o jednorázový import z Excelu, nebo přenos již existujícího katalogu z e-shopu do Flexi přes API.

Import z Excelu, zřejmě uživatelsky nejvíce přívětivá možnost. Veškeré náležitosti importu popisuje náš návod. Nevíte si s importem rady, nebo se nemáte čas věci věnovat? Rádi vám pomůžeme a vaše data naimportujeme za vás. V případě zájmu se na nás neváhejte obrátit na e-mailu podporaflexi@abra.eu nebo online chatu přímo v aplikaci.

Import produktů v API může být jednorázový nebo opakovaný. To, o jaký se bude jednat, vychází z rozhodnutí, kde bude probíhat správa produktů.

V opačném případě, tedy když žádná data pro import k dispozici nemáte, by bylo samozřejmě nutné veškeré položky založit ručně.

Jak na to se dozvíte v našem návodu.

Před integrací e-shopu s ABRA Flexi je potřeba rozhodnout, na jakém místě bude probíhat správa produktů - na e-shopu nebo ve Flexi.

Flexi celou řadu polí pro uvedení informací potřebných pro přenos na e-shop k dispozici má, avšak mohou se samozřejmě najít pole, které ve Flexi není kam uvést.

Máte-li tedy pouze jeden e-shop (resp. jeden online prodejní kanál), může se správa produktů přímo na e-shopu jevit jako lepší možnost. E-shop běžně obsahuje potřebná pole, ať už pro SEO nebo např. pro informace o dané variantě.

Pokud ale prodejních kanálů je více a hledání centrální správu a tedy jedno místo, kde je "pravda" v datech, může se správa produktů ve Flexi začít jevit jako lepší možnost.

I ABRA Flexi má možnost vyřešit případná chybějící pole pomocí tzv. atributů (viz dokumentace). Ty mohou chybějící pole doplnit a jsou dostupné i v API (tedy pro přenos na e-shop).

Neexistuje tedy jednoznačná odpověď, zda je správně první nebo druhá možnost bez předchozí znalosti vaší firmy. Pro každou společnost může být vhodné něco jiného a pokud si nejste jisti, doporučujeme věc konzultovat. Buďto s námi nebo se společností, která e-shop s ABRA Flexi integruje.

Klíčové je, aby ať už na jednu nebo druhou stranu "tekla" ta správná data. V obou případech však synchronizaci produktů zajistěte dávkou, nikoliv položku po položce jednotlivě.

Pokud volbou bude správa produktů na e-shopu, je potřeba zajistit přenos dat v nějaké pravidelné frekvenci. Změny nebo vytvoření nových produktů, které realizujete na e-shopu, musí být v takovém případě přeneseny do Flexi.

Pokud volbou bude správa produktů v ABRA Flexi, je opět potřeba zjistit přenos produktů (společně se stavem skladu) v nějaké pravidelné frekvenci. Rozdíl zde může být v tom, že na e-shop má být převedena např. pouze část produktů.

Takové nastavení případně zajistíte u jednotlivých položek v ceníku, pomocí pole "Export na e-shop". Je v takovém případě potřeba zajistit to, aby napojení e-shopu bralo toto pole v potaz a položky bez aktivního exportu na e-shop nepřenášelo.

Co v ABRA Flexi v souvislosti s e-shopem téměř s jistotou evidovat budete, je sklad - veškeré příjemky, výdejky a převodky daných položek, které společně vytvářejí stav skladu. V aplikaci jej naleznete na skladových kartách.

Pokud prozatím nemáte zkušenost se skladovým hospodářstvím v ABRA Flexi, doporučujeme shlédnout videonávod a případně si sjednat konzultaci.

Stav skladu můžete každopádně v pravidelné frekvenci přenášet dávkově na e-shop. Přenos dává smysl ve chvíli, kdy chcete zákazníky informovat o reálném stavu skladem, nebo alespoň zveřejňovat základní info jako "Je skladem", "Není skladem" nebo třeba "Na objednání" v závislosti na reálném stavu.

V ojedinělých případech, pokud například vyrábíte až na základě objednávek a tedy stav skladu není pro vytvoření objednávky na e-shopu relevantní, nemusí být synchronizace potřeba.

Pokud synchronizaci však řešit budete, jsou v zásadě dvě možnosti:

Dostáváme se pravděpodobně k tomu nejdůležitějšímu, vzniku objednávky a tedy co se má stát ve Flexi, když objednávka na e-shopu vznikne. Jelikož se celý článek točí kolem napojení e-shopu, budeme se bavit o přenosu objednávky právě v rámci napojení.

Pokud realizujete napojení po vlastní ose, bude vás zajímat datová struktura objednávky. Podrobnosti naleznete v našem návodu.

V "krabicových" integracích jsou běžně objednávky vytvářeny v reálném čase. Vznikne objednávka na e-shopu, je v řádech sekund přenesena do Flexi.

Nelze opět jednoznačně říci, že má být objednávka vytvořena hned, nehledě na použitou formu úhrady a její stav. Vše musí vycházet z nastaveného procesu, tedy postupu vyhovující vaší společnosti.

Berme ale jako modelovou situaci právě tu, že s vznikem objednávky na e-shopu vznikne objednávka i ve Flexi a automaticky zarezervuje na skladě v ní obsažené položky.

Po vytvoření objednávky s aktivní automatickou rezervací do záporu bude výsledek na skladové kartě následovný:

Obvykle to, co se následně s objednávkou děje, ovlivňuje forma úhrady. Na ní jsou navázány další procesy, které pracují s objednávkou.

Níže si pro lepší představu popíšeme běžně používané formy úhrad a jejich typický dopad na práci s objednávkou ve scénáři použitém výše (tedy objednávka je vytvořena ve Flexi).

Objednávka byla přenesena do Flexi, zarezervovala zboží a pro další práci čekáme na její úhradu. Jako pomocný doklad pro párování úhrady můžeme použít zálohovou fakturu, kterou k objednávce lze automaticky vytvořit. Jakmile úhrada dorazí, zálohu uhradíme a postoupíme objednávku k expedici. Současně s tím můžeme vytvořit fakturu, ve které zálohu odpočteme.

Objednávka je přenesena do Flexi až ve chvíli, kdy má e-shop potvrzení její úhrady. Pokud tedy ve Flexi objednávka s touto formou úhrady vznikne, mělo by být jisté, že je uhrazeno a tedy rovnou putuje do expedice. Zasíláme ji obvykle společně s fakturou (byť samozřejmě fakturu můžeme zaslat neprodleně po úhradě).

Objednávka byla přenesena do Flexi a rovnou předána do expedice. Po expedici zboží a předání přepravci můžeme fakturovat. V ideálním případě však fakturujeme až ve chvíli, kdy máme od přepravce potvrzenou úhradu.

Vždy je potřeba rozhodnout, kdy a za jakých okolností má dojít k přenosu objednávky a jaké jsou další (např. automatizované) kroky, které u objednávky budou následovat.

Výše jsme si popsali tři nejběžnější formy úhrady a na ně navázané možné scénáře, jak dále postupovat s objednávkou. Veškeré výše popsané kroky mohou být automatizovány v API, často je tak učiněno právě v rámci již hotových integrací.

Není však možné jednoznačně určit, jaký postup je pro vaše procesy a firmu ten správný, nehledě na formu úhrady. Vždy doporučujeme celou věc konzultovat s námi nebo se společností, která zajišťuje napojení.

Posledním krokem v celém procesu je expedice objednávky. Tou se rozumí vyskladnění zboží a předání objednávky přepravci.

Postup může být pro různé firmy různý, byť jádro procesu zůstává pravděpodobně stejné. Vždy potřebujeme zboží ze skladu vydat a zákazníkovi zaslat fakturu (pokud se tak již nestalo dříve).

Co se ABRA Flexi týče, objednávka projde při expedici tzv. realizací, tedy procesem kdy je z objednávky vytvořena výdejka, faktura nebo obojí. Pokud realizujete napojení po vlastní ose, postup popisuje náš návod.

Kdy a jaká operace bude provedena, ovlivňuje obvykle výše zmíněná forma úhrady. Ta může být vykonána buďto automaticky (v rámci integrace) nebo ručně v aplikaci. Informace k postupu v rámci aplikace naleznete v našem návodu.

Překlopením objednávky ve Flexi proces nekončí, musíme ještě informovat přepravce o tom, že objednávku expedujeme. Tedy že mu zboží k odeslání buďto doručíme, nebo že objednáváme svoz.

Potřebné kroky můžeme samozřejmě udělat ručně, tedy běžně přímo na portále přepravce, nebo např. z pozice e-shopu, existuje-li doplněk / plugin pro napojení.

Řešení se však nabízí i v rámci ABRA Flexi:

V obou případech, kromě jiného, umožní software odesílat potřebná data přepravcům a vycházet pro tyto účely přímo z objednávky v ABRA Flexi. Pro více informací kontaktujte vývojáře aplikací.

Jaké společnosti nejčastěji napojují e-shopy na ABRA Flexi?

Veškeré oficiálně zveřejněná na e-shopy naleznete na našem webu. Pokud bychom však měli zmínit nejvýraznější společnost, bude jí pravděpodobně Dativery, jejíž portfolio skýtá desítky e-shopů.

Mohu e-shop napojit po vlastní ose?

Ano, ABRA Flexi má REST API, tedy nabízí se možnost zajištění vlastního napojení. Veškeré potřebné informace popisuje náš návod. Není v tomto případě nutné volit e-shopové řešení podle toho, co je již na integrováno.

Zajímají mě obecné informace o napojení, nechci pročítat článek s nastavením

Mrkněte do našeho článku, který je pouze v obecné rovině a jednoduše vysvětluje jednotlivé možnosti.