Prechod účtovného systému na ABRA Flexi nie je zložitá operácia. Aby bol prechod na náš systém čo najjednoduchší, pripravili sme pre vás podrobný seriál, v ktorom vám prehľadne ukážeme všetky kroky potrebné na bezproblémové spustenie.

Po zmene ekonomického a účtovného softvéru je potrebné v prvom rade zodpovedne pristupovať k následným opatreniam z hľadiska účtovníctva.

Môžu nastať v podstate dva stavy:

  1. organizácia prechádza súčasne s novým účtovným obdobím alebo

  2. prechod organizácie počas účtovného obdobia.

Metóda správneho účtovného prechodu je v oboch prípadoch podobná, pričom druhá z nich je, samozrejme, o niečo časovo náročnejšia, najmä v oblasti neuhradených pohľadávok a záväzkov a preddavkov. V tomto článku sa budeme venovať jednoduchšiemu prípadu, t. j. situácii, keď spoločnosť prechádza na ABRA Flexi súčasne s novým účtovným obdobím.

Začnite so všetkými súvislosťami, ktoré je potrebné vyriešiť k dátumu prechodu:

  • .

    prepojenie analytickej evidencie pre vybrané súvahové účty v oblasti neuhradených pohľadávok/záväzkov a účtovných zostatkov;

  • zriadiť finančnú oblasť - hotovosť a bankové účty;

  • prepojenie skladovej evidencie nielen z účtovného hľadiska;

  • zabezpečenie úplnej účtovnej kontinuity medzi účtovnými obdobiami.

Ďalším dôležitým krokom je evidencia dlhodobého hmotného a nehmotného majetku, prípadne iných druhov majetku, a zavedenie zamestnancov vrátane personálnej evidencie.

Prenos údajov a nastavenie systému

Konverziu údajov je vhodné naplánovať tak, aby na seba jednotlivé procesy logicky nadväzovali a zároveň bolo možné začať softvér používať čo najskôr. Tento proces možno zhrnúť do nasledujúcich krokov:

  1. vytvorte spoločnosť a vyplňte údaje v nastaveniach spoločnosti;

  2. vytváranie predchádzajúcich/predchádzajúcich účtovných období;

  3. kontrola a doplnenie účtovnej osnovy (pre vedenie P&L), zaúčtovanie predpisov pre DE;

  4. doplnenie adries spoločností a ich bankových účtov;

  5. vytváranie nových typov dokladov a radov dokladov používaných na evidenciu aktuálneho stavu neuhradených pohľadávok/záväzkov;

  6. vlastná evidencia neuhradených pohľadávok/záväzkov (okrem záloh a daňových dokladov na úhradu);

  7. zachytenie nezaplatených/nezaplatených záloh a daňových dokladov na úhradu;

  8. vytvorenie peňažných a bankových účtov organizácie;

  9. dopĺňanie zostatkov hotovosti a bankových účtov v module Peniaze;

  10. zaviesť cenník v module Tovar;

  11. definovať zoznam zásob, vyplniť stav zásob;

  12. zúčtovanie prípadných kurzových rozdielov pri zálohách;

  13. zaúčtovanie zostatkov na účtoch;

  14. kontrola stavu a súčtov dokladov zadaných k dátumu prechodu;

  15. registrácia majetku;

  16. Personálna evidencia a príprava miezd.

Na záver niekoľko praktických tipov - nielen na prechod:

  • Nepoužívajte účty v interných dokladoch, ktoré majú začiarknutý príznak Saldo. Interné doklady nemajú možnosť párovania s predpisom pohľadávok/záväzkov. Pre operácie, ako je odpis pohľadávok, použite možnosť Hotovosť - Odpisy pohľadávok;

  • Takisto použite sumy v hotovosti a banke len v moduloch Peniaze - Kasa a Peniaze - Banka. Ak by ste ich použili napríklad v interných dokladoch, nebudú sa zhodovať nielen sumy, ale ani pokladničné a bankové knihy v moduloch Kasa, Banka.

  • Pri párovaní platieb s pohľadávkami/záväzkami dôsledne sledujte, či je doklad tzv. úplne spárovaný (má príznak "Spárovaný"). Nespárované doklady spôsobujú nesúlad medzi mzdami a stavom neuhradených dokladov (pozri časť Predaj/Nákup - Faktúry vydané/Faktúry prijaté - Výpočet stavu platieb k danému dátumu)

  • V účtovníctve - Výstupy z účtovníctva - Účtovný denník priebežne kontrolujte stav zaúčtovania dokladov. Nezaúčtované doklady nie sú zahrnuté do súhrnných výstupov, ako sú Obratová súvaha, Zostatky účtov, Súvaha, Výkaz ziskov a strát, Výkazy a ich vykazované hodnoty sú skreslené.

Prečo používať túto metódu

Opísaný postup je síce časovo náročnejší, ale podľa našich dlhoročných skúseností je optimálny - zabezpečuje dokonalé a úplne presné zachytenie nadväzností dvoch rôznych účtovných softvérov. V budúcnosti určite oceníte trochu práce navyše. Nie je však potrebné urobiť všetko hneď - môžete napríklad pridať zostatky na účty, kde sa zostatok nesleduje po záverečnej účtovnej závierke, alebo majetok môžete zaúčtovať v priebehu nového účtovného obdobia.

Náš článok neobsahuje úplne podrobný a komplexný opis účtovných prepočtov. Nie je ani technicky možné pokryť všetky situácie a úzko špecifické skutočnosti, s ktorými sa budete musieť vysporiadať. Dúfame však, že vám to aspoň čiastočne pomohlo pri objasňovaní problémov. Ak máte akékoľvek otázky, neváhajte kontaktovať našu zákaznícku podporu.

Did this answer your question?