Prechod účtovného systému na ABRA Flexi nie je zložitá operácia. Aby bol prechod na náš systém čo najjednoduchší, pripravili sme pre vás podrobný seriál, v ktorom vám prehľadne ukážeme všetky kroky potrebné na bezproblémové spustenie.
Po zmene ekonomického a účtovného softvéru je potrebné v prvom rade zodpovedne pristupovať k následným opatreniam z hľadiska účtovníctva.
Môžu nastať v podstate dva stavy:
organizácia prechádza súčasne s novým účtovným obdobím alebo
prechod organizácie počas účtovného obdobia.
Metóda správneho účtovného prechodu je v oboch prípadoch podobná, pričom druhá z nich je, samozrejme, o niečo časovo náročnejšia, najmä v oblasti neuhradených pohľadávok a záväzkov a preddavkov. V tomto článku sa budeme venovať jednoduchšiemu prípadu, t. j. situácii, keď spoločnosť prechádza na ABRA Flexi súčasne s novým účtovným obdobím.
Začnite so všetkými súvislosťami, ktoré je potrebné vyriešiť k dátumu prechodu:
.
prepojenie analytickej evidencie pre vybrané súvahové účty v oblasti neuhradených pohľadávok/záväzkov a účtovných zostatkov;
zriadiť finančnú oblasť - hotovosť a bankové účty;
prepojenie skladovej evidencie nielen z účtovného hľadiska;
zabezpečenie úplnej účtovnej kontinuity medzi účtovnými obdobiami.
Ďalším dôležitým krokom je evidencia dlhodobého hmotného a nehmotného majetku, prípadne iných druhov majetku, a zavedenie zamestnancov vrátane personálnej evidencie.
Prenos údajov a nastavenie systému
Konverziu údajov je vhodné naplánovať tak, aby na seba jednotlivé procesy logicky nadväzovali a zároveň bolo možné začať softvér používať čo najskôr. Tento proces možno zhrnúť do nasledujúcich krokov:
Na záver niekoľko praktických tipov - nielen na prechod:
Nepoužívajte účty v interných dokladoch, ktoré majú začiarknutý príznak Saldo. Interné doklady nemajú možnosť párovania s predpisom pohľadávok/záväzkov. Pre operácie, ako je odpis pohľadávok, použite možnosť Hotovosť - Odpisy pohľadávok;
Pri párovaní platieb s pohľadávkami/záväzkami dôsledne sledujte, či je doklad tzv. úplne spárovaný (má príznak "Spárovaný"). Nespárované doklady spôsobujú nesúlad medzi mzdami a stavom neuhradených dokladov (pozri časť Predaj/Nákup - Faktúry vydané/Faktúry prijaté - Výpočet stavu platieb k danému dátumu)
V účtovníctve - Výstupy z účtovníctva - Účtovný denník priebežne kontrolujte stav zaúčtovania dokladov. Nezaúčtované doklady nie sú zahrnuté do súhrnných výstupov, ako sú Obratová súvaha, Zostatky účtov, Súvaha, Výkaz ziskov a strát, Výkazy a ich vykazované hodnoty sú skreslené.
Prečo používať túto metódu
Opísaný postup je síce časovo náročnejší, ale podľa našich dlhoročných skúseností je optimálny - zabezpečuje dokonalé a úplne presné zachytenie nadväzností dvoch rôznych účtovných softvérov. V budúcnosti určite oceníte trochu práce navyše. Nie je však potrebné urobiť všetko hneď - môžete napríklad pridať zostatky na účty, kde sa zostatok nesleduje po záverečnej účtovnej závierke, alebo majetok môžete zaúčtovať v priebehu nového účtovného obdobia.
Náš článok neobsahuje úplne podrobný a komplexný opis účtovných prepočtov. Nie je ani technicky možné pokryť všetky situácie a úzko špecifické skutočnosti, s ktorými sa budete musieť vysporiadať. Dúfame však, že vám to aspoň čiastočne pomohlo pri objasňovaní problémov. Ak máte akékoľvek otázky, neváhajte kontaktovať našu zákaznícku podporu.