Na úvod je potrebné povedať, že žiadnym modulom priamo pre zapožičanie tovaru Flexi nedisponuje. Rovnako je potrebné povedať, že návod nepopisuje účtovnú stránku veci, ale možné riešenie z technického pohľadu v ABRA Flexi.
Kedy je pre mňa návod vhodný?
Pokiaľ Vaše podnikanie spočíva v požičiavaní tovaru. Môže ísť o akékoľvek služby zákazníkom, ktorí si prenajímajú Vaše vybavenie. Môže ísť o služby zákazníkom, kedy Vaši zamestnanci vyvážajú rôzny tovar či materiál na danú zákazku zo skladu a potrebujete tento vývoz evidovať.
Ide vždy jednoducho o proces, kedy skladové položky opustia Váš štandardný sklad pre potreby nejakého obchodu či zákazky, je však zároveň očakávané, že sa buď všetky alebo aspoň časť vrátia späť.
Ako celý proces zaevidovať vo Flexi?
Poďme sa rovno pozrieť na možný postup, ako takýto proces vo Flexi vôbec realizovať.
Budeme potrebovať nasledujúce:
Fiktívny sklad zápožičiek, kde bude zapožičaný tovar evidovaný.
Typy skladových dokladov, pripravené pre čo najviac automatizovaný priebeh operácie. Pre zapožičanie smerom zo skladu von, i naopak pre návrat tovaru späť.
Tvorbu prevodky medzi štandardným skladom a zapožičaným tovarom. Vo chvíli, keď tovar požičiavam, prevod prebehne zo štandardného skladu na sklad zápožičiek. Vo chvíli keď tovar vraciam, prebieha prevod zo skladu zápožičiek na sklad štandardný.
Údaje, ktoré sú pre Vás pri zapožičaní nevyhnutné. Môže ísť napríklad o zákazku a zákazníka, príp. zodpovednú osobu.
Fiktívny sklad zapožičaného tovaru
Pozrieme sa hneď na prvý vyššie spomenutý bod. Zapožičaný tovar je stále naším majetkom. Je to stále položka, ktorej hodnotu by sme mali mať na príslušnom účte skladu či aspoň v celkovej hodnote skladu.
Z toho dôvodu je potrebné vytvoriť fiktívny sklad pre zapožičaný tovar. Prejdeme teda do zoznamu skladov ("Tovar - Zoznam skladov") a založíme tu "sklad" zápožičiek.
Ako už bolo popísané vyššie, medzi skladom zapožičaného tovaru a štandardným skladom budú vznikať prevodky. Detaily si však ukážeme nižšie v návode.
Typy skladových dokladov
Pre uľahčenie práce stoja nové typy dokladov pre tieto operácie bezpochyby za vytvorenie. Ak by sme tak neurobili, budeme musieť celý rad údajov vypĺňať vždy zvlášť na úrovni jednotlivých prevodiek.
Prejdeme teda do evidencie typov skladových dokladov. Tá sa nachádza v module "Tovar - Typy skladových dokladov". Tu založíme dva typy pohybov pre vyššie spomenuté prevodky v súvislosti so zapožičaním tovaru.
Potrebujeme pokryť dve operácie:
Pre obe operácie môžeme použiť rovnaký typ dokladu. V oboch prípadoch ide v podstate iba o prevod tovaru. Zvyšné údaje, či už ide o zákazku, zodpovednú osobu, či napr. rôzne textové informácie, ich doplnenie je riešené na úrovni konkrétnej prevodky.
Poznámka:
Nie je samozrejme problém, vytvoriť typy dokladov pre obe operácie. Teda separátny typ dokladu pre výdaj tovaru na zapožičanie a jeho príjem na "sklad" zapožičaného tovaru. A zároveň separátny typ dokladu pre návrat zapožičaného tovaru, teda výdaj zo "skladu" zápožičiek a príjem na sklad štandardný. Dohromady by teda existovali 4 typy dokladov.
Vytvoríme tu teda najprv typ dokladu s názvom napríklad "Výdaj zapožičaného tovaru" a kódom "ZÁPOŽIČKY-VÝDAJ". Ten bude slúžiť vždy pre vydanie tovaru zo skladu - ako zo štandardného skladu, tak zapožičaného tovaru. Pri prevodke je vždy výdaj zo skladu prvý krok, ktorý je potrebné vykonať.
Kľúčovými informáciami sú "Typ pohybu" a "Typ pohybu + upresnenie" (v ňom vyplníme možnosť "Výdaj pre prevodku", vďaka ktorej Flexi rozpozná, že ide práve o prevodku). Prípadne je možné nadefinovať aj pole "Sklad", ktoré slúži na určenie východiskového skladu, z ktorého má prebehnúť výdaj. Ak však ide o typ dokladu všeobecného použitia, jeho vyplnenie môže byť kontraproduktívne.
Ďalej vytvoríme príjmovú časť prevodky, teda typ skladového pohybu napríklad s názvom "Príjem zapožičaného tovaru" a kódom "ZÁPOŽIČKY-PRÍJEM". Tu je kľúčovou informáciou iba typ pohybu ("Príjem").
Vrátime sa však ešte na skok do typu skladového dokladu "ZÁPOŽIČKY-VÝDAJ" a doplníme doň tzv. "Typ dokladu prevodky". Ten má za úlohu automaticky určiť, aký typ skladového dokladu bude použitý pre dokončenie prevodky.
Ak by sme tu typ dokladu pre prevodku nedoplnili, pri každej tvorbe prevodky by sa nás Flexi pýtalo, akým typom chceme vytvoriť príjem na cieľový sklad.
Prevod na sklad zápožičiek a späť
Prejdeme k ukážke konkrétneho prevodu. Ukážeme si príklad, kedy ako spoločnosť poskytujeme zákazníkovi službu zapožičania stáleho vybavenia, ktoré by malo byť po dokončení zákazky vrátené späť a zároveň i spotrebného materiálu, ktorý môže byť celý alebo čiastočne spotrebovaný v priebehu zákazky.
Otvoríme si teda agendu "Príjemky/výdajky" dostupnú v module "Tovar" a založíme tu nový záznam s typom dokladu "ZÁPOŽIČKY-VÝDAJ". Tým dôjde k doplneniu údajov vyplnených v type dokladu.
Do poľa "Sklad" vyplníme sklad, z ktorého chceme tovar vydať. Do poľa "Sklad cieľ" vyplníme sklad, na ktorý má byť tovar po dokončení prevodky prevedený. Zároveň do sekcie s firmou doplníme odberateľa, ktorý si dané položky zapožičal.
Nezostáva nič iné, než vyplniť zapožičané položky. Urobíme tak v spodnej časti formulára pomocou tlačidla "Pridať".
Ak by mal doklad obsahovať ďalšie údaje - napríklad zákazku, pod ktorou možno evidovať celý obchodný prípad zápožičky a spracovávať nad ňou rôzne vyhodnotenia či analýzy, rôzne ďalšie textové informácie či štítky pre kategorizáciu danej zápožičky, miesta určenia daného odberateľa či osobu zodpovednú za danú zápožičku, všetky tieto údaje je vo výdajke takisto možné vyplniť.
Vo chvíli, keď je všetko potrebné vyplnené, môžeme prejsť k uloženiu výdajky. Počas prvého uloženia sa nás Flexi opýta, či chceme prevodku rovno dokončiť príjmom na cieľový sklad.
Ak by sme tak neurobili, môžeme tak urobiť aj následne prostredníctvom služieb nad danou výdajkou. V našom prípade však tvorbu potvrdíme rovno.
Výsledkom je príjem na sklad zápožičiek obsahujúci rovnaké položky. Doplňujúce údaje ako zákazka a pod. sa prenášajú z výdaja pre prevod do príjemky na cieľový sklad.
Po uložení príjemky na cieľový sklad môžeme sledovať aktualizovanú skladovú zásobu daných položiek na sklade zápožičiek. Pre sledovanie sa môžeme prepnúť do skladových kariet, ktoré nájdeme v module "Tovar".
Vďaka filtrácii na konkrétny sklad v hlavičke skladových kariet sme schopní sledovať, koľko ktorého tovaru je práve zapožičané. Prehľad je tu vždy celkový za všetky zapožičiavajúce doklady.
A ako zapožičaný tovar vrátiť späť? Rovnakým spôsobom, iba so zámenou skladu, z ktorého bude vydaný a skladu cieľového.
Po dokončení takejto prevodky bude tovar navrátený na štandardný sklad. Stav zapožičaného tovaru bude teda znížený.
Existujú rôzne spôsoby, ako sledovať presné údaje ako:
Rozdiel medzi tovarom či materiálom vydaným pre zápožičku a tovarom či materiálom, ktorý bol navrátený späť. Pomocou užívateľských dopytov sme schopní dodať individuálny výstup, ktorý za pomoci odberateľa v adresári, zákazky či iného špecifického údaja, dokáže potrebné dáta zobraziť.
Ak majú Vaši odberatelia viac miest určenia, možno vytvoriť výstup (opäť užívateľský dopyt), ktorý by napríklad zobrazil, kde sa zapožičaný tovar práve nachádza. Vstupnými dátami by boli miesta určenia v prevodke zo štandardného skladu na sklad zápožičiek.
Ak je k danej zápožičke vždy priradená zodpovedná osoba, možno napríklad vytvoriť výstup, ktorý by sledoval, kto z Vašich zamestnancov doteraz nevrátil všetok tovar pre danú zákazku.
Ďalej možno vytvoriť rôzne užívateľské reporty (vlastné tlačové zostavy), ktoré by boli na tlač nad danými výdajkami či príjemkami pre zapožičanie. Môžu slúžiť ako potvrdenie počtu položiek, ktorý daný odberateľ či zodpovedná osoba obdržala.
Možno jednoducho spracovať prakticky neobmedzený počet vlastných výstupov, ktoré Vám pri realizácii vyššie popísaného procesu budú nápomocné.
V prípade potreby sa neváhajte obrátiť na našu linku podpory či prostredníctvom online chatu v pravom spodnom rohu tu v článku.
Technická podpora: +420 371 124 321, podporaflexi@abra.eu
Báza znalostí | Doplnky | Webináre | Cenník | Status ABRA Flexi