Nakupujete tovar a ďalej ho predávate – vo veľkoobchode, v maloobchodnej predajni, alebo v oboch súčasne? Tento návod je mapa nastavenia ABRA Flexi pre firmu, ktorá vedie skladové hospodárstvo: od založenia firmy a skladov cez cenník, cenotvorbu a sady až po predaj, inventúru a vyhodnotenie marže. Sekcie sú v poradí, v akom ich pri rozbehu potrebujete, takže môžete postupovať zhora nadol.
ℹ️ Predávate aj cez internet, vyrábíte, alebo popri tovare fakturujete služby? Pozrite sa aj na sesterské návody pre e-shopy, pre výrobné firmy a pre poskytovateľov služieb. Väčšina obchodných firiem kombinuje viac oblastí naraz.
💡 Kým začnete, prejdite si nastavenie vzhľadu a prispôsobenie ľavého menu – aby ste v ňom mali agendy, ktoré skutočne používate.
Čo ABRA Flexi v sklade a obchode zvláda – a čo nie
Skôr než sa pustíte do nastavenia, oplatí sa poznať hranice. Ušetrí vám to hľadanie funkcií, ktoré v systéme nie sú.
Čo ABRA Flexi zvládne bez doplnkov:
Ľubovoľný počet skladov, prevodky medzi nimi a umiestnenie zásoby na regál a police.
Celé obchodné koliesko od dopytu cez objednávku po faktúru, skladový doklad a úhradu.
Ocenenie zásob priemerom alebo FIFO, účtovanie skladu spôsobom A aj B.
Viacstupňovú cenotvorbu – marže, cenové úrovne, individuálne ceny, množstevné pásma, zľavy.
Sady a komplety, šarže a expirácie, výrobné čísla a balenia s vlastnými EAN kódmi.
Inventúru vrátane rozdielových dokladov a predajnú kasu pre pultový predaj.
Napojenie e-shopu, WMS alebo pokladničného systému cez REST API.
Čo v ABRA Flexi vo východiskovom stave nenájdete – a ako sa to prípadne rieši:
Vychystávanie a picking. Expedičný doklad ani navigácia skladníka neexistujú; resp. navigácia skladníka funguje v zjednodušenej forme, tzv. umiestnenie v sklade. Tovar sa vydáva vždy výdajkou a prípadnú skladovú logistiku rieši externý WMS či fulfillment.
Modul reklamácií. Odporúčaný postup je vlastný typ prijatej objednávky a reklamačný sklad.
Konsignačný sklad možno zabezpečiť len z pozície dodávateľa, ak účtujete zásoby metódou A (hodnota tovaru vám totiž vstupuje do účtovníctva). Pri metóde B, kedy hodnota do účtovníctva priamo zo skladu nevstupuje (resp. ju ručne zaúčtujete až na konci roka), môžete pracovať aj s konsignačným skladom vášho dodávateľa u vás.
Prepočet medzi mernými jednotkami. Nákup v paletách a predaj v kusoch rieši balenie.
Samostatný doklad Dodací list. Je to tlačová zostava nad výdajkou alebo faktúrou.
Plánovanie nákupu podľa prognózy. Doobjednávanie primárne rieši Objednať do minima nad pevnou minimálnou zásobou. Voliteľne možno vytvoriť užívateľský dopyt, ktorým môžete prognózu vytvoriť (kontaktujte nás na podporaflexi@abra.eu v prípade záujmu o jeho vytvorenie).
⚠️ Dve rozhodnutia sa menia najhoršie: metóda oceňovania zásob (u existujúceho skladu prakticky len založením nového skladu) a evidencia šarží či výrobných čísel (u položky so skladovými pohybmi ju spätne zapnúť ani vypnúť nemožno). Obom sa venujte ešte pred prvým dokladom.
Skôr než začnete: osem otázok, ktoré rozhodnú o nastavení
Odpovede určia, ktoré sekcie sú pre vás povinné a ktoré preskočíte. Prejdite si ich skôr, než začnete čokoľvek zakladať – časť volieb sa mení len ťažko.
Otázka | Prečo je dôležitá | Kde sa to prejaví |
Koľko skladov budeme viesť? | Oddelené sklady pre centrálu, predajňu a reklamácie robia evidenciu čitateľnou, ale musíte riešiť presuny a to, odkiaľ sa vydáva. | |
Oceňujeme zásoby priemerom, alebo FIFO? | Určuje hodnotu každej výdajky, a tým aj vašu maržu. Platí pre celú firmu a mení sa len cez nový sklad. | |
Účtujeme zásoby spôsobom A, alebo B? | Rozhoduje, kedy sa nákup dostane do nákladov. Voľba patrí vašej účtovníčke. | Sklad v účtovníctve |
Musíme dohľadať konkrétny kus alebo dávku? | Šarže, expirácie aj výrobné čísla sa zapínajú na položke v cenníku a u položky s pohybmi ich spätne zaviesť nemožno. Týka sa potravín, kozmetiky, chémie aj elektroniky. | |
Má každý zákazník iné ceny? | Podľa odpovede vystačíte s jednou cenou v cenníku, alebo potrebujete cenové úrovne a individuálne ceny. | |
Predávame zvýhodnené sety? | Set viacerých položiek pod jedným kódom rieši sada, nie kusovník. Sady sú od varianty Business. | |
Predávame na predajni cez pult? | Pultový predaj má vlastnú agendu s iným postupom účtovania než fakturácia. | |
Obchodujeme so zahraničím? | Ovplyvňuje režim DPH a povinnosť vykazovať Intrastat a súhrnné hlásenie. | Zahraničný obchod |
💡 Odpovede si poznamenajte – pri každej sekcii sa k nim budete vracať. Ak si pri niektorej otázke nie ste istí, je to presne ten bod, kde sa oplatí prebrať nastavenie s našou podporou alebo na konzultácii skôr, než zadáte prvý doklad.
Základné nastavenie
Táto časť je rovnaká pre každú firmu. Oplatí sa jej venovať hodinu na začiatku – k nedokončenému nastaveniu sa budete vracať pri každom ďalšom kroku.
Nastavenie firmy
V nastavení firmy (vpravo hore pod ikonou používateľa) vyplníte adresu, IČO, DIČ a platiteľstvo DPH. Pre obchodnú firmu sú podstatné dve podsekcie.
Záložka Tovar:
Metóda oceňovania zásob – priemer, alebo FIFO. Pozri samostatnú sekciu.
Sklad nahrávať do účtovníctva – zaškrtnuté = metóda A, odškrtnuté = metóda B.
Umožniť generovanie požiadaviek na výdaj – umožní vydať tovar, ktorý nie je skladom. Vznikne požiadavka na výdaj s nulovou hodnotou; po naskladnení spustite funkciu Aktualizácia požiadaviek na výdaj, sama sa nevysporiada.
Pri príjme aktualizovať nákupnú cenu v cenníku – využijete, ak počítate predajnú cenu maržou z nákupnej. Cenu aktualizuje toto nastavenie automaticky, môžete ju však aktualizovať aj ručne.
Záložka Predaj:
Variant tvorby rezervácií – zásadná voľba pre každého, kto prijíma objednávky, pozri Rezervácie.
Automatické zakladanie zákaziek – ak chcete objednávky sledovať ako samostatné obchodné prípady. Zákazku môžeme tiež považovať za projekt, ktorý sa dotýka viacerých dokladov a dokáže nám priebežne aj po dokončení zobraziť bilanciu.
Ďalej sa tu zapína používanie stredísk a práca so čítačkou čiarových kódov.
💡 Nastavenie firmy má časovú platnosť – možno vytvoriť nový záznam platný od zvoleného dátumu. Využijete to napríklad vtedy, keď od nového roka meníte spôsob účtovania zásob a nechcete prepísať históriu.
Používatelia a prístupové práva
Každý, kto do Flexi vstupuje, má mať vlastný účet. Skladník, fakturantka, predavač a účtovníčka potrebujú vidieť iné veci – a hlavne iné ceny. Práva sa prideľujú cez používateľské role; definujú sa v desktopovej aplikácii, ale platia aj pre web.
Typické role: skladník (skladové doklady, inventúra, bez cien), obchodník (ponuky, objednávky, faktúry), predavač (len kasa), účtovníčka (účtovníctvo a uzávierky).
Obmedzenie na vlastné stredisko či zákazku umožnia práva viditeľnosti dát – Premium, nastavenie len v desktope.
Pri účtoch s právom meniť ceny zapnite dvojfaktorové overenie.
Ak zakladáte ďalšiu firmu s rovnakými pravidlami, ušetrí prácu prevzatie nastavenia. To prevezme všetko používateľské nastavenie, teda napr. filtre, radenie a pod.
⚠️ Nedávajte všetkým rolu správcu. Najčastejšie škody v obchodných firmách nespôsobí útočník zvonka, ale omylom vymazaná príjemka alebo hromadná zmena cien vykonaná človekom, ktorý na to nemal mať právo.
Dokladové rady a typy dokladov
Typ dokladu je šablóna – určuje predkontáciu, splatnosť, texty, zaokrúhľovanie a hlavne to, aký nadväzujúci doklad vznikne. Dokladová rada dáva dokladom číslovanie. Oboje premyslite dopredu, číslovanie sa spätne mení len ťažko.
Možná sada typov pre obchodnú firmu:
Vydané faktúry: tuzemsko, dodanie do EÚ, vývoz, záloha, daňový doklad k zálohe, dobropis.
Prijaté faktúry: tuzemsko, nákup z EÚ s reverse charge, dovoz, prijatý dobropis.
Skladové doklady: príjemka, výdajka, dvojica pre prevodku, dvojica pre inventúrne rozdiely, prípadne výdajka pre reklamáciu.
Objednávky: prijatá od zákazníka, vydaná dodávateľovi, prípadne typ pre reklamáciu.
Predajné kasy: jeden záznam na každú kasu alebo predajňu.
Na type sa nastavuje predpis zaúčtovania a príznak, či je doklad účtovný. To je zásadné: pri metóde A musia byť skladové doklady účtovné, pri metóde B neúčtovné. Keď sa rozídu, Flexi hlási „Neshoduje se parametr Účetní u typu dokladu s nastavením skladu.“.
S vašou účtovníčkou potom skontrolujte aj účtový rozvrh a účtovné obdobie. Účtový rozvrh môžete meniť aj v čase, účtovné obdobie zvyčajne už nie.
⚠️ V type faktúry sa nastavuje, aký typ skladového dokladu sa má vygenerovať. Vo východiskovom stave je generovanie zapnuté – uložením vydanej faktúry teda vznikne aj výdajka. Ak toto nastavenie opomeniete, budete tovar vydávať dvakrát, alebo vôbec.
Banka a pokladňa
Bez bankového účtu a pokladne nezaúčtujete úhrady, a tým ani nezistíte, kto vám dlhuje.
Založte bankový účet vrátane formátu výpisu, ktorý vaša banka poskytuje.
Založte pokladňu – v maloobchode zvyčajne jednu na predajňu, aby súhlasila pokladničná kniha.
Nastavte načítanie výpisov a vyskúšajte párovanie platieb na jednom výpise.
Ak vám ručné nahrávanie nevyhovuje, odporúčame aktivovať automatické online napojenie banky.
💡 Pri veľkoobchode s desiatkami platieb denne sprevádzkujte hromadné párovanie hneď. Ručné párovanie je najčastejšie miesto, kde vzniká skryté oneskorenie – neuhradené faktúry sa potom objavia až v upomienkach.
Adresár odberateľov a dodávateľov
V adresári firiem stačí u slovenskej/českej firmy napísať názov a ostatné údaje si Flexi natiahne z ARES-u. Na adresár nadväzuje cenotvorba, zľavy, splatnosť aj doprava.
Skupiny firiem slúžia na filtrovanie a analýzy. Nie sú to isté ako cenníková skupina – cenotvorba sa viaže na cenníkovú skupinu, a tú napr. na rozdelenie na veľkoobchodný a maloobchodný cenník potrebujete.
V sekcii Obchodné nastavenie na karte firmy sa zadáva trvalá zľava, splatnosť a predvolená forma úhrady, alebo napríklad zákaz predaja po prekročení splatnosti.
Dodávate odberateľovi na viacero adries? Na to sú miesta určenia, volia sa na záložke Doprava na doklade.
Kontakty vediete u firmy jednotlivo; existujúci adresár nahráte importom z Excelu.
📝 U firiem so skupinovým DIČ a u zahraničných partnerov vypnite automatickú aktualizáciu z registra. Inak vám ARES prepíše ručne zadané údaje.
Prechádzate z iného systému?
Ucelený rozcestník je v článku o nastavení počiatočných stavov, všeobecný postup v migrácii dát z iného systému. Pre najčastejšie zdroje máme návody z Pohody a z ABRA Gen; účtovnú stránku zhŕňa Začíname účtovať.
Keď vyššie uvedené naštudujete, nižšie sa pozrieme na to, čo je v tomto prípade kľúčové, ak predávate tovar.
Typická situácia: cenník máte v Exceli, poznáte stav skladu a máte neuhradené faktúry na oboch stranách. Postup má pevné poradie – bez cenníka nenaskladníte a bez počiatočnej zásoby nezačnete vydávať.
Zvoľte deň prechodu, ideálne prvý deň účtovného obdobia.
Založte skupiny tovaru a naimportujte cenník.
Naskladnite počiatočnú zásobu importom skladových kariet alebo príjemkami v obstarávacích cenách.
Doplňte počiatočné stavy účtov, neuhradené faktúry a stav banky a pokladne.
Zadajte neuhradené a neodpočítané zálohy, ak nejaké máte.
Skontrolujte stavy a overte, že hodnota skladu zodpovedá skladovému účtu.
⚠️ Počiatočný stav skladu musí byť naplnený skôr, než položku prvýkrát použijete v doklade. Množstvo na už vytvorených dokladoch spätne meniť nemožno a stav skladu sa rozíde s účtovníctvom. Import pri položke s nenulovou kartou doplní len rozdiel – ďalšie úpravy potom riešte príjemkami a výdajkami.
💡 Neviete si s importom rady, alebo na to nemáte čas? Radi vaše dáta naimportujeme za vás – napíšte na podporaflexi@abra.eu alebo do chatu v aplikácii.
Sklady: kde tovar fyzicky leží
Malý veľkoobchod si vystačí s jedným skladom, firma s predajňou a centrálou potrebuje minimálne dva. Ak nemáte so skladovým hospodárstvom skúsenosť, začnite videonávodom.
Samostatný sklad zakladajte tam, kde potrebujete poznať stav oddelene:
Sklad na prevádzku – inak nezistíte, čo je na predajni a čo v centrále.
Centrálny sklad – centrálne miesto, kde bude ležať väčšina skladovej zásoby.
Sklad reklamácií – reklamovaný tovar nemá byť v predajnej zásobe.
Oddelený sklad na komisný tovar – nie je vaša zásoba, ale potrebujete o ňom vedieť.
💡 Vedeli ste, že na sledovanie tovaru na ceste nepotrebujete samostatný sklad? To, aký tovar je na ceste, vychádza z objednaného množstva u dodávateľa. Na klik takéto množstvo môžete sledovať pomocou nášho doplnku.
Nový sklad zakladáte v zozname skladov tlačidlom Nový; jeden sklad vo firme už existuje a počet ďalších nie je obmedzený. Sledujte Skratku (identifikátor pre importy), Automatický sklad (ku každej novej cenníkovej položke vznikne skladová karta – u firmy s jedným skladom chcete zapnúť), predvolené rady pre príjem a výdaj, účet skladu (najčastejšie 132) a stredisko, ktoré skladové doklady prevezmú zo skladu.
ℹ️ Sklad má polia Platí od a Platí do. Keď prevádzku zatvoríte, sklad neodstraňujte – len obmedzte platnosť. Prestane sa ponúkať na nových dokladoch a história zostane dohľadateľná.
Umiestnenie v sklade a prevodky
Umiestnenie v sklade (od varianty Premium) zapíše na skladovú kartu miestnosť, regál a policu. Zakladá sa v samostatnej agende – nemusíte zakladať všetky tri, stačí jeden záznam so súhrnným označením, osvedčená konvencia je 3_B2 pre miestnosť 3, regál B, policu 2. Príznak Zobrazovať musí zostať aktívny a pole si v skladovej karte sprístupníte cez nastavenie formulára; hromadne umiestnenie zavediete importom.
⚠️ ABRA Flexi nie je plnohodnotný WMS. V skratke, na úrovni jednej skladovej karty nemožno prijať položku na viacero pozícií (teda napr. 3 príjemky rovnakej položky, zakaždým na inú pozíciu).
Jedna položka môže mať v karte len jedno umiestnenie. Ak tovar leží na viacerých policiach, môžete založiť umiestnenie so súhrnným označením (napríklad polica „2, 3, 4“). Nedozviete sa však potom, koľko kusov sa na ktorej polici nachádza.
Presun medzi skladmi sa robí prevodkou – výdajkou z jedného skladu a nadväzujúcou príjemkou na druhý. Pripravíte si na to dvojicu typov skladových dokladov: príjmový (stačí typ pohybu príjem) a výdajový s upresnením typu pohybu „Výdaj pre prevodku“ a odkazom na ten príjmový v poli Typ dokladu prevodky. Východiskový typ PŘEVODKA vo firme zvyčajne existuje, ale sám túto dvojicu nenahradí.
Vytvorte výdaj zo zdrojového skladu – vždy ako prvý.
Vyplňte Sklad cieľ ešte pred uložením, inak sa Flexi doopýta.
Uložením vznikne príjemka na cieľový sklad; prípadne prevodku dokončíte cez Služby v pätičke dokladu.
⚠️ Chýbajúce upresnenie typu pohybu je zďaleka najčastejší dôvod, prečo sa príjemka na cieľový sklad nevytvorí. Skontrolujte to ako prvé.
Odkiaľ sa tovar vydáva
Ak máte jeden sklad, táto časť sa vás netýka. Pri viacerých skladoch môžu určiť sklad na doklade štyri rôzne mechanizmy – nie jedno nastavenie.
Sklad v hlavičke dokladu – základ, odtiaľ sa pohyb vykoná.
Sklad v položke dokladu – môže sa líšiť od hlavičky a má vtedy prednosť.
Umiestnenie položky v cenníku – na jednej výdajke možno mať položky z viacerých skladov, ale len ak má položka nadefinované umiestnenie na inom sklade, než je v hlavičke.
Typ skladového dokladu v type faktúry – preddefinujte sklad na type skladového dokladu a ten uveďte v type faktúry. Tak oddelíte fakturáciu z predajne a z centrály.
Mapovanie skladov: len pre sady a kusovníky
Agenda Mapovanie skladov sa často mylne považuje za všeobecné pravidlo na určenie skladu. Nie je to tak – určuje sklad výhradne pre položky obsiahnuté v sade alebo v kusovníku: pri predaji sady sa z neho vyskladnia komponenty, pri výrobe materiál. Cesta: Evidencia → Číselníky → Tovar → Mapovanie skladov. Formulár má štyri polia – Sklad, Cenník (len pre jednu položku, inak prázdne), Skupina tovaru a Stredisko (prázdne = všetky). Najúspornejšie je mapovať cez skupinu tovaru.
⚠️ Ak predávate sady a komponenty ležia na inom sklade než sada, bez mapovania sa komponenty nevyskladnia správne. To je najčastejší dôvod, prečo predaj setu skončí chybou alebo výdajom zo zlého skladu.
💡 Ak máte aj výrobnú odnož firmy, odporúčame prečítať návod pre tento typ firiem. Okrem iného popisuje práve detail mapovania skladov a s tým súvisiacich kusovníkov.
Cenník: katalóg vášho sortimentu
Cenník je srdcom obchodnej firmy – každá položka, ktorú nakupujete alebo predávate, tu musí byť založená. Ucelený postup zavedenia popisuje Zavedenie cenníka.
Každá položka má typ zásoby, ktorý určuje, ako sa s ňou pracuje:
Typ zásoby | Kedy použiť | Skladová zásoba |
Tovar | Nakúpené a ďalej predávané položky – u obchodnej firmy väčšina sortimentu. | Áno |
Materiál | Vstupy, ktoré spotrebujete – obalový a spotrebný materiál predajne. | Áno |
Služba | Doprava, montáž, servisné práce, expedičný poplatok. | Nie |
Poplatok | Recyklačné a autorské poplatky uvádzané na doklade samostatne. | Nie |
Výrobok / Polotovar | Len ak si tovar aj kompletujete – pozri sekciu o výrobe. | Áno |
⚠️ Aby položka mala skladovú kartu, musí byť označená ako skladová a mať vyplnené pole Definovať umiestnenie v sklade (záložka Upresnenie). Zabudnuté zaškrtnutie je najčastejší dôvod, prečo tovar „nejde naskladniť“ – karta totiž vôbec nevznikla.
Skupiny tovaru a strom cenníka
Tieto dve veci sa pletú, pritom robia niečo iné. Skupina tovaru nastavuje spoločné vlastnosti – zaúčtovanie a cenotvorbu. Strom cenníka slúži čisto na kategorizáciu, ako priečinky v počítači (a na prenos kategórií na e-shop).
Vo východiskovom stave existujú tri skupiny: Tovar, Služby, Materiál. Oplatí sa ich rozdeliť podľa sortimentu alebo účtu.
Na skupinu možno nastaviť účet. Pozor: ak je položka v skupine s nastaveným účtom, po vložení do dokladu sa zruší kopírovanie účtu z hlavičky – účet zo skupiny má prednosť.
Na skupinu možno nastaviť aj cenotvorbu a tlačidlom Premietnuť do cenníka ju aplikovať na všetky položky. Najrýchlejšia cesta k plošnej zmene marže.
Spätné priradenie zvládnete hromadnými zmenami, hromadné založenie importom.
💡 Navrhnite skupiny tovaru tak, aby poslúžili na cenotvorbu, zaúčtovanie aj mapovanie skladov pri sadách. Jedna dobre postavená štruktúra vám ušetrí prácu na troch miestach.
Založenie položiek ručne a importom
Novú položku zakladáte tlačidlom Nový; vpravo hore možno prepnúť variant formulára medzi úplným a jednoduchým. Vždy vyplňte Kód/skratku (musí byť unikátny – používa sa v importoch, v čítačke aj pri napojení e-shopu), Názov, Typ zásoby a príznak Skladové, mernú jednotku, typ ceny a sadzbu DPH, predajnú cenu a EAN či PLU. Prílohou možno uložiť obrázok produktu, cudzojazyčné názvy sa zadávajú v prekladoch.
Ak máte cenník v Exceli, použite import (dostupný od varianty Business). Technicky povinné je len Kód/skratka, názov a Typ zásoby. Rozumná sada stĺpcov je kód, názov, MJ, skladové, sadzba DPH, typ ceny, typ zásoby a predajná cena; neuvedená sadzba sa doplní na 21 %, neuvedený typ ceny na „bez DPH“. Import najprv vyskúšajte na jednej položke tlačidlom Vyskúšať import, opakované importy si zjednodušíte chytrými importmi.
💡 Import sa hodí aj na údržbu, nielen na prvé založenie – napríklad na plošnú aktualizáciu predajných cien alebo minimálnych zásob. Ak súbor neobsahuje stĺpce ovplyvňujúce stav zásob, žiadne skladové pohyby nevzniknú.
📝 Cenu s DPH nemožno zaokrúhliť. Ak chcete mať na predajni ceny na celé čísla, zvoľte pri položke typ ceny s DPH a cenu zadajte rovno zaokrúhlenú.
Čiarové kódy, balenie a atribúty
Bez EAN kódov nefunguje čítačka, rýchly príjem ani predaj na kase. EAN sa zadáva priamo na položke; čítačka čiarových kódov je od varianty Premium a webové rozhranie s ňou pracuje ako s klávesnicou, takže hardvér nenastavujete – len skontrolujte, že nie je v nastavení firmy deaktivovaná. Použijete ju v príjemke, výdajke, faktúrach, objednávkach aj v inventúre. Ak nemáte EAN, zapnite prepínač Hľadať aj v kódoch cenníka. Tlač etikiet rieši termotlačiareň na štítky.
⚠️ Čítačkou možno vyhľadávať položky v cenníku len v desktopovej aplikácii, v zozname položiek dokladu potom nikde – funguje len pri vkladaní na doklad. EAN kódy uvedené pri baleniach zatiaľ nemožno načítať do inventúry (možno ich teda použiť len v dokladoch).
Nakupujete v kartónoch a predávate v kusoch? ABRA Flexi neumožňuje prepočet medzi mernými jednotkami – rieši sa to balením, teda násobkom základnej MJ. Nastavuje sa na záložke Balenie, jedna položka môže mať maximálne päť balení a cena sa počíta násobkom predajnej ceny (množstevné zľavy však pracujú s počtom MJ, nie balení). Ku každému baleniu možno zadať vlastný EAN, takže čítačka rozpozná kartón. Balenie z prvej pozície sa do nového dokladu vyplní automaticky – ak chcete predávať primárne kusy, dajte kus na prvé miesto.
Potrebujete pri položke viesť farbu, veľkosť alebo iný parameter? Použite atribúty cenníka. Sú dostupné aj v API (využijete pre varianty na e-shope), ale štandardne nikam ďalej nevstupujú a nefigurujú v žiadnych výstupoch – dostať ich do tlačovej zostavy je zákazková úprava. Na rýchle označovanie akcií a výpredajov sa hodia štítky; môže sa vás týkať aj evidencia obalov EKO-KOM.
⚠️ Atribút nevyrieši vznik varianty tovaru. Ak máte jeden tovar vo viacerých variantoch, každá musí mať svoju cenníkovú položku a skladovú kartu. Atribút je len doplňujúci údaj.
Skladové karty, počiatočná zásoba a oceňovanie
Skladová karta je priesečník položky a skladu – jedna položka na troch skladoch má tri karty. Karta je needitovateľná, jej hodnoty vznikajú výhradne zo skladových pohybov. Vznikne automaticky, ak je položka označená ako skladová a má vyplnené Definovať umiestnenie v sklade.
Polia, ktoré na karte sledujete:
Stav zásob v MJ / v Kč – aktuálne množstvo a hodnota.
Počiatok MJ – počiatočný stav obdobia; napĺňa sa až po inicializácii nasledujúceho účtovného obdobia (pri uzávierke obdobia). Pri dodatočnom pohybe v minulom roku ju spustite znovu.
Priemerná cena (používať len pri metóde priemerných cien) a Posledná cena z poslednej príjemky.
Min. zásoba MJ – hladina pre funkciu Objednať do minima.
Rezervované MJ, Požiadavky MJ a Dostupné množstvo – stav znížený o rezervácie aj o nevysporiadané požiadavky na výdaj. To je číslo, ktoré typicky zaujíma obchodníka alebo napr. e-shop.
Zásobu k ľubovoľnému dňu ukáže Stav skladu k dátumu. Ak nesedí hodnota karty, spustite Prepočet skladov. Ak potrebujete dohľadať konkrétnu dávku, sú na to šarže a expirácie a výrobné čísla (od Business). ABRA Flexi však výdaj samo medzi viacero šarží nerozdelí – pri výdaji z viacerých dávok pridajte viac položiek.
⚠️ Prepočet skladov môže pri veľkej databáze trvať jednotky až desiatky hodín. Spúšťajte ho mimo prevádzkovej doby, typicky cez víkend.
⚠️ Pri položke so skladovými pohybmi nemožno evidenciu šarží a expirácií spätne zapnúť ani vypnúť. Ak ide o potraviny, kozmetiku, chémiu, farmáciu alebo elektroniku so sériovými číslami, rozhodnite o tom pred prvým naskladnením. Inak vás čaká vyskladniť zásobu, zmeniť nastavenie a naskladniť znovu; výnimku možno povoliť pokročilým parametrom, obráťte sa na našu podporu.
Naskladnenie počiatočnej zásoby
Zásobu dostanete do ABRA Flexi tromi cestami – importom stavu zásob (povinné stĺpce: účtovné obdobie, cenník, sklad, stav v MJ a v Kč, z nich sa dopočíta priemerná cena), príjemkami (ručná, ale plne kontrolovaná cesta, vhodná pri delení na šarže) alebo inventúrou, keď stav nepoznáte presne. Import vytvorí príjemky s dátumom prvého dňa obdobia, v stave „Nefakturovateľné“ a s protiúčtom 395xxx; zaúčtovanie sa dorieši hromadnými zmenami. Ucelený pohľad dáva Ako vytvoriť sklad a naplniť skladové zásoby.
⚠️ Import stavu zásob je určený čisto pre počiatočné stavy. Pri karte, ktorá už nenulový stav má, množstvo na skladovú kartu nikdy neimportujte. Priebežnú aktualizáciu riešte príjemkami a výdajkami, nie opakovaným importom.
Metóda oceňovania zásob
Toto je jedno z najdôležitejších rozhodnutí celého nastavenia. Metóda oceňovania určuje, akú hodnotu bude mať každá výdajka – a tým aj vašu maržu a stav skladu v účtovníctve. Nastavuje sa na úrovni firmy, jedna firma = jedna metóda pre všetky sklady.
| Vážený aritmetický priemer | FIFO |
Dostupnosť | Východiskové, všetky varianty | Až od varianty Premium |
Ako počíta | Nová cena = (zásoba × stará cena + príjem × obstarávacia cena) ÷ (zásoba + príjem) | Vydáva v cenách najstarších príjemok, cenu dodáva FIFO väzba príjemka–výdajka |
Kedy zvoliť | Malý rozptyl nákupných cien, bežný veľkoobchod | Výrazne sa meniace ceny, položky s expiráciou, presná nákladovosť dodávky |
Kde cenu uvidíte | V poli Priemerná cena na karte | Až vo výdajke po vložení položky |
Cenu na výdajke nemožno ručne meniť – doplní ju ABRA Flexi podľa nastavenej metódy. Na príjemke ju naopak upraviť možno. Voľba oceňovania nijako nesúvisí s metódou účtovania zásob A a B; to sú dve nezávislé rozhodnutia.
⚠️ Zmena metódy pri existujúcom sklade sa nerobí prepnutím – viedla by k nekonzistentnému oceneniu. Správny postup je založiť nový sklad s požadovanou metódou, tovar dopredať alebo previesť a pôvodnému skladu obmedziť platnosť do konca obdobia. Rozhodnite sa teda skôr, než začnete.
Cenotvorba: koľko za čo predávate
Tu sa rozhoduje o vašej marži. ABRA Flexi má na cenotvorbu niekoľko nástrojov, ktoré sa kombinujú – a práve to býva zdrojom otázok typu „prečo sa mi na faktúre zmenila cena“. Rozcestník je v článku Cenotvorba.
Nástroj | Na čo je | Kedy sa uplatní |
Spočíta predajnú cenu z nákupnej (marža, rabat) alebo zľavou z predajnej. Výsledkom je pevná cena v cenníku. | Vždy ako základ. Prepočet je nutné spustiť ručne tlačidlom. | |
Cena pre skupinu odberateľov či tovaru, s časovou platnosťou a množstevnými pásmami. Počíta sa až na doklade. | Veľkoobchodný a maloobchodný cenník, časovo obmedzená akcia. | |
Konkrétna cena pre konkrétneho odberateľa, cenníkovú skupinu alebo menu. | Má prednosť pred všetkým ostatným – uplatní sa vždy, keď je nastavená. | |
V hlavičke dokladu, na položke, alebo trvale u obchodného partnera. | Na konci, ako korekcia už vypočítanej ceny. |
💡 Ak predávate v cudzej mene, nastaviť si môžete aj kurzy pre cenotvorbu. Ten dokáže prepočítať východiskovú predajnú cenu nastaveným kurzom. Prípadné individuálne ceny v cudzej mene však majú pred kurzom pre cenotvorbu prednosť.
Pravidlá sa u veľkoobchodu takmer vždy viažu na cenníkovú skupinu odberateľov. Ak potrebujete zaslať kompletný cenník odberateľovi, je na to tzv. individuálny cenník.
⚠️ Individuálna cena prebíja všetko. Ak je u odberateľa nastavená, uplatní sa vždy po jeho uvedení do dokladu – bez ohľadu na cenové úrovne a cenník. Keď si zákazník sťažuje, že mu neplatí akcia, skontrolujte individuálne ceny ako prvé.
ℹ️ Ak je zľava nastavená v hlavičke dokladu aj na položke, uplatní sa najprv zľava z hlavičky a z novo vypočítanej ceny sa potom počíta zľava z položky. Nejde teda o súčet oboch percent. Na položke možno prepísanie vypnúť prepínačom Kopírovať zľavu z dokladu.
Predajná cena z marže a rabatu
Najčastejší spôsob práce obchodnej firmy. Nastavuje sa v detaile položky na záložke Cenotvorba, ktorá nie je vo východiskovom stave zobrazená – pridajte si ju cez nastavenie formulára. Pokročilá cenotvorba je od varianty Business, upozornenie na minimálnu maržu od Premium. Množstevné pásma zvládnu až päť úrovní.
Vzorce, ktoré Flexi používa:
Zľava alebo rabat z predajnej ceny:
PC − (PC / 100 × % slevy)Rabat z nákupnej ceny:
NC / (100 − % rabatu) × 100Marža z nákupnej ceny:
NC × (% marže + 100) / 100
⚠️ Ak sa mení nákupná cena v čase, prepočet predajných cien sa nespustí sám – je nutné ručne použiť tlačidlo na prepočet. Kto to nechce robiť ručne, má dve možnosti: cenové úrovne, ktoré sa počítajú až na doklade, alebo automatizáciu cez REST API.
Cenové úrovne a individuálne ceny
Cenová úroveň spája skupinu položiek so skupinou odberateľov a použijete ju vždy, keď máte viacero cenových hladín. Pracuje sa s rovnakými vzorcami, ale počíta sa až na doklade, takže nič neprepočítavate. Má časovú platnosť – je to vo Flexi najbližší nástroj akciovým a sezónnym cenám – a zvláda množstevné zľavy. Pozor: množstevná zľava nahrádza pôvodnú zľavu, nejde o dodatočných 25 % k pôvodným 20 %.
⚠️ Najčastejšia chyba: musí byť vyplnený aspoň jeden údaj z oboch strán – zo strany položiek aj zo strany firiem. Výnimkou je pravidlo aplikované na všetky firmy alebo na celú skupinu tovaru; inak sa neuplatní a zákazník dostane cenu z cenníka.
Individuálne ceny sú vo veľkoobchode najpoužívanejší nástroj vôbec. Predajné sa zadávajú na záložke Individuálne ceny, nákupné na záložke Dodávatelia – v cenníku aj v adresári. Možno ich nastaviť pre konkrétnu firmu, pre cenníkovú skupinu, alebo pre všetky firmy (typicky pevná cena v cudzej mene), obmedziť platnosť aj stredisko a doplniť množstevné zľavy. Pri dodávateľovi možno uviesť jeho kód tovaru, čo využijete pri načítaní faktúr vo formáte ISDOC. Hromadne ich nahráte importom predajných a nákupných cien.
📝 Zľava z cenovej úrovne sa v štandardnej tlačovej zostave nezobrazuje. Ak ju chcete mať vidieť na faktúre, je na to bezplatný doplnok – a obdobne aj pre vydanú ponuku a prijatú objednávku.
Nákupná cena verzus nákladová cena
Toto je zdroj nedorozumení, ktorý stojí za vysvetlenie. Nákupná cena v cenníku je evidenčná hodnota, z ktorej sa počíta cenotvorba maržou; možno ju nechať prepisovať pri príjme, alebo hromadne prepočítať funkciou Aktualizovať nákupné ceny v cenníku (zdrojom je priemerná skladová alebo posledná nákupná cena). Nákupná cena na položke predajného dokladu je naproti tomu skutočný náklad zo skladovej karty – a práve s ňou počíta analýza predaja pri výpočte marže.
💡 Funkcia Aktualizovať nákupné ceny má poistku: ak by sa u niektorých položiek mala nastaviť nulová cena a vy si ich zobrazíte, k zmene nedôjde. Vždy si teda nechajte najprv zobraziť, čo sa bude meniť.
Sady a komplety
Predávate zvýhodnené sety, darčekové balenia alebo štartovacie balíčky? Na to sú sady a komplety – nástroj, ktorý obchodné firmy využívajú najviac zo všetkých segmentov a pri ktorom sa zároveň najčastejšie naráža na nepochopenie toho, čo sada vlastne je. Funkcionalita je dostupná od varianty licencie Business.
Tri vety, ktoré vysvetlia všetko ostatné:
Sada nemá vlastnú skladovú zásobu. Zásoba zostáva na komponentoch, sadu samotnú nikdy nenaskladníte.
Komponenty sa vyskladnia až pri predaji sady. Do tej doby ležia na sklade ako bežný tovar a možno ich predať či vydať aj samostatne.
Predajná cena sady sa z komponentov nepočíta. Musíte ju zadať ručne – a práve to vám umožní dať set výhodnejšie ako súčet dielov.
💡 Chcete ceny sady, či už predajné alebo nákupné, do cenníka automaticky prepočítavať? K dispozícii máme doplnok, ktorý automatický výpočet a aktualizáciu zabezpečí. Ozvite sa nám na podporaflexi@abra.eu.
Ak uvediete pri sade nákupnú cenu, ide len o cenu orientačnú; skutočné náklady sa počítajú z výdajky komponentov.
⚠️ Sada napriek tomu musí byť evidovaná ako skladový tovar, aj keď vlastnú zásobu mať nebude. Bez zaškrtnutého príznaku Skladové vám Flexi nedovolí sadu na doklad vložiť.
Založenie sady krok za krokom
Sada nie je samostatná evidencia – vzniká z cenníkovej položky.
Založte v cenníku bežnú položku, ktorá bude sadou (napríklad
SET-KAVA-01). Zaškrtnite Skladové a vyplňte predajnú cenu setu.Overte, že všetky komponenty už v cenníku existujú ako samostatné položky so skladovou kartou.
Otvorte detail položky sady a v spodnej lište prejdite na záložku Sady. Ak nie je vidieť, pridajte si ju cez nastavenie formulára.
Tlačidlom Nový pridajte komponenty a pri každej vyplňte množstvo. Jedna položka môže byť v sade obsiahnutá aj vo viacerých kusoch.
Ak komponenty ležia na inom sklade než sada, nastavte mapovanie skladov, ktorým určíte, z ktorého skladu má byť ktorá komponenta vyskladnená.
Hromadne sady založíte importom z Excelu. Ten má zvláštne správanie: sady možno založiť iba z pozície konkrétnej cenníkovej položky, a to aj pri importe viacerých sád naraz – nehrá pritom rolu, z akej položky import spustíte. Povinné stĺpce sú Sada, Cenník a Množstvo; všetky odkazované položky musia existovať pred importom. Import beží v nezávislých transakciách, takže chyba na jednom riadku nezruší celý súbor.
Pri predaji vložíte sadu na vydanú faktúru ako jednu položku – zákazník na doklade vidí set, nie jeho rozpis. Uložením faktúry vznikne (ak má typ faktúry nastavené generovanie skladového dokladu) výdajka na jednotlivé komponenty, ktorú dohľadáte cez Informácie o väzbách. Naskladnenie aj vyskladnenie teda prebieha vždy len v rámci komponentov.
💡 Ak by ste chceli, aby vo faktúre bola pre zákazníka vidieť aj rozpadnutá sada s jej obsahom, ozvite sa nám na podporaflexi@abra.eu. Radi vám vytvoríme individuálnu tlačovú zostavu.
Na čo si pri sadách dať pozor
Nasledujúci zoznam vám ušetrí najviac otázok na podporu.
Sadu vždy nastavte ako skladovú. Môže to byť zavádzajúce, ale má to tak byť. Aj napriek tomu, že sada ako taká skladovú zásobu mať nebude, má byť nastavená ako skladová.
Pri sade nikdy neevidujte výrobné čísla. Tie možno evidovať prípadne na jej komponentoch. Šarže a expirácie na komponentoch sady žiaľ evidovať nemožno (resp. evidovať ich možno, ale pri predaji sady nemožno na výdajke určiť, aká šarža / expirácia má byť pri komponente vydaná).
Sadu nemožno použiť v module Nákup ani Tovar – pracuje sa tam len s jej položkami. Sadu teda nenaskladníte príjemkou.
Do vydanej objednávky sadu ručne nevložíte – je nutné pridať jednotlivé položky. Ak však vygenerujete vydanú objednávku z prijatej objednávky na sadu, Flexi ju vytvorí a objednané budú komponenty.
Rezervuje sa komponenta, nie sada ako celok. Dostupné množstvo sady teda neuvidíte priamo.
V analýze predaja figuruje sada ako celok, komponenty len na skladových kartách – náklady setu teda nie sú dopočítané z ich skladových cien. Ak by ste taký výstup potrebovali, kontaktujte nás na vytvorenie užívateľského dopytu.
Kopírovanie sady funguje iba v desktopovej aplikácii.
Ak bola položka predtým bežným tovarom a má zostatok, musíte najprv zrušiť nastavenie sady v cenníku a až potom zásobu vyskladniť.
💡 Potrebujete vidieť, koľko celých sád viete z aktuálnych zásob poskladať? Základné Flexi to nepočíta – využite doplnok Dostupnosť sady na sklade. Je zdarma pre varianty Premium, funguje v cloude aj na firemnom serveri s verejnou IP adresou a zohľadňuje realizované rezervácie (nie nevysporiadané požiadavky na výdaj). Výstup nájdete v ponuke užívateľských dopytov pod symbolom oka v agende Tovar.
Sada, alebo kusovník?
Najčastejšia otázka celej tejto oblasti. Rozdiel je jednoduchý: sada nič nevyrába, kusovník áno.
| Sada / komplet | Kusovník |
Na čo slúži | Existujúci tovar sa predáva dohromady ako jedna položka. | Vzniká nový výrobok, ktorý predtým neexistoval. |
Skladová zásoba | Sada vlastnú zásobu nemá, zostáva na komponentoch. | Výrobok má vlastnú zásobu na sklade. |
Kedy sa odpíšu komponenty | Až pri predaji, teda pri vystavení výdajky. | Pri výrobe, teda pri príjme výrobku na sklad. To, či sa potom výrobok vydá, priamo nesúvisí. |
Cena | Nákupná cena sa v sade automaticky z komponentov nepočíta. To až prípadne po aktivácii doplnku. | Nákladová cena sa dopočíta zo spotrebovaného materiálu. |
Viacúrovňovosť | Jednoúrovňová – sada v sade nefunguje. | Viacúrovňová, cez polotovary. |
Typický príklad | Kávovar + zrná + hrnček ako zvýhodnený set. | Zo dreva, kovania a laku vznikne stolička. |
⚠️ Rozhodovacia otázka je jediná: vzniká predajom niečo nové, čo nemôžete rozobrať späť? Ak áno, je to výroba a patrí tam kusovník. Ak skladáte len hotový tovar do jedného balenia, je to sada.
Čo keď si tovar aj kompletujete alebo vyrábate?
Rad obchodných firiem časom začne časť sortimentu skladať sama – prebaľujú, sústavia, dopĺňajú príslušenstvom. Akonáhle predajom vzniká nová položka s vlastnou skladovou zásobou, prestáva ísť o sadu a začína výroba.
Recept výrobku sa zakladá ako kusovník na cenníkovej položke s typom zásoby výrobok alebo polotovar. Záložka Kusovník nie je vo východiskovom stave zobrazená.
Výroba nemá vlastný modul – funguje na dvoch typoch skladových dokladov. Na príjmovom je spúšťačom upresnenie typu pohybu „Príjem výrobku“; bez neho sa materiál neodpočíta.
Uložením príjemky sa výrobok naskladní, komponenty sa automaticky vydajú výdajkou a nákladová cena sa dopočíta z reálnej skladovej ceny materiálu.
Rolu výrobného príkazu plní vydaná objednávka so samostatným typom – samostatná evidencia príkazov neexistuje.
Flexi neobsahuje MRP ani plánovanie kapacít a nevyrobí nič, na čo nie je materiál skladom.
ℹ️ Celý postup vrátane mapovania skladov, polotovarov a prepočtu cien popisuje samostatný návod Vyrábame – ako nastaviť ABRA Flexi?. Ak len občas niečo skompletujete, začnite tam sekciou o kusovníku; zvyšok môžete preskočiť.
Nákup tovaru
Nákupná strana má tri úlohy: včas objednať, správne naskladniť a nezabudnúť do ceny tovaru zahrnúť dopravu a clo. Reťaz dokladov si môžete skrátiť – minimum je vydaná objednávka a príjemka.
Vydaný dopyt – ručne, alebo z prijatého dopytu od zákazníka.
Prijatá ponuka od dodávateľa.
Vydaná objednávka – ručne z ponuky, z prijatej objednávky, alebo napr. funkciou Objednať do minima. Typy sa nastavujú samostatne; dostupné od varianty Business.
Príjemka – realizáciou objednávky cez Ďalšie funkcie, alebo ručne.
Prijatá faktúra – založená ručne alebo z príjemky, alebo hromadne z viacerých príjemok.
Úhrada záväzku párovaním bankového výpisu.
💡 Ak potrebujete objednávať na základe vlastných špecifických kritérií, môžeme vám na mieru pripraviť tzv. užívateľský dopyt, ktorý vypočíta individuálne množstvo na objednanie. Z neho potom môžete "na klik" vytvoriť vydanú objednávku.
Vo východiskovom stave vzniká z faktúry skladový doklad automaticky podľa nastavenia typu dokladu, takže nemusíte robiť oboje. Na prijatej faktúre oceníte vytvorenie faktúry z PDF a schvaľovanie podpisom k príkazu na úhradu – u firmy s viacerými nákupcami to nahradí schvaľovací workflow (Flexi ho nemá, treba využiť externú aplikáciu, napr. Wflow).
Ak dostávate faktúry vo formáte ISDOC, možno ich naimportovať vrátane cenníkových položiek a rovno z nich naskladniť tovar. Dodávate do retailových sietí? ABRA Flexi má podporu EDI, začnite EDI tutoriálom.
⚠️ Zapnite si kontrolu duplicít prijatých faktúr. Dvakrát zaevidovaná dodávateľská faktúra je najčastejšia a najdrahšia chyba nákupnej strany – naskladní tovar druhýkrát a rozhodí hodnotu skladu.
📝 Stav skladu je ovplyvnený vždy k reálnemu dátumu založenia príjemky, nie nutne k dátumu vystavenia. Pri spätne zadávaných dokladoch s tým počítajte.
Hlídanie zásoby a doobjednanie
Aby tovar nechýbal, nastavte minimálnu zásobu na skladovej karte do poľa Min. zásoba MJ – ručne, importom, alebo už pri zakladaní kariet. Funkcia Objednať do minima je potom medzi službami nad vydanou objednávkou pod Ďalšie funkcie a vždy objednáva rozdiel medzi stavom skladu a minimálnou zásobou: 0 skladom, 1 už objednané, minimum 5 → ponúkne 4 kusy. Dostupná je od varianty Business. Ak potrebujete objednávať podľa vlastného pravidla, možno objednávku vygenerovať aj z užívateľského dopytu.
⚠️ Funkcia má dve obmedzenia: nespustí sa sama (musíte ju zavolať ručne) a nezohľadňuje rezervácie. Ak máte tovar nad minimom, ale celý zarezervovaný objednávkami, Objednať do minima ho neponúkne.
💡 Hlídanie zásoby možno zautomatizovať cez REST API. Pre veľkoobchod je ideálny denný report položiek pod minimom, ktorý príde nákupcovi e-mailom – radi vám ho pripravíme na mieru. Ozvite sa nám na podporaflexi@abra.eu.
Doprava, clo a ďalšie obstarávacie náklady
Najviac podceňovaná téma obchodných firiem. Ak zaplatíte za dodávku 20 000 Kč a k tomu 10 000 Kč za dopravu a clo, ale naskladníte len 20 000 Kč, máte pri každej položke skreslenú nákladovú cenu – a tým aj maržu. Rieši to rozúčtovanie vedľajších nákladov na sklad, a to dvomi cestami: poľom Vedľajšie náklady na položke príjemky, alebo službou Rozúčtovať vedľajšie náklady na sklad v pätičke zobrazenej príjemky (to rozpustí cenu do všetkých položiek).
Podľa ceny – pomerovo. Dodávka 20 000 Kč, náklady 10 000 Kč → každá cena za MJ sa navýši o 50 %. Vhodné pre tovar s rôznou hodnotou.
Podľa počtu kusov – rovnomerne. 20 kusov, náklady 10 000 Kč → +500 Kč na každú MJ. Vhodné, ak sa náklady odvíjajú od objemu alebo hmotnosti.
Oba spôsoby sa premietnu aj do zaúčtovania skladového dokladu. Ak chcete navýšiť hodnotu už naskladnenej zásoby bez úpravy starých príjemok, postup popisuje oprava nesprávneho zostatku skladovej karty. Tento spôsob by však mal byť využívaný minimálne a slúži skôr na "rýchlu" opravu stavu skladu.
ℹ️ Dopravu, ktorú naopak prefakturúvate zákazníkovi, riešte ako samostatnú položku cenníka s typom zásoby služba – pozri vlastná doprava na faktúre.
Zahraničný obchod
Nakupujete alebo dodávate do zahraničia? ABRA Flexi doklad zadať umožní, ale nerozhodne za vás – režim DPH konzultujte s účtovníčkou alebo daňovým poradcom.
Nákup z EÚ od platiteľa aj dodanie platiteľovi v EÚ sa rieši reverse charge – na prijatých aj vydaných faktúrach. Založte si na to samostatné typy dokladov.
Tuzemský reverse charge (stavebné práce, kovy, mobilné telefóny) rieši prenesená daňová povinnosť.
Dovoz z tretích krajín sa zadáva na základe jednotného správneho dokladu (JSD); clo sa do ceny dostane ako vedľajší obstarávací náklad. Vývoz je oslobodený.
Predaj koncovým zákazníkom v EÚ nad limit spadá do režimu One Stop Shop, ktorý treba nastaviť dopredu vrátane sadzieb DPH daného štátu.
Ak prekročíte limit, vzniká povinnosť vykazovať Intrastat (len vo variante Premium a v desktopovej aplikácii) – u položiek treba vyplniť colný sadzobník a hmotnosť.
Ak predávate na predajni cudzincom, môže sa vás týkať vrátenie DPH z tovaru predaného cudzincom.
⚠️ Chybne zvolený režim DPH sa prejaví až v priznaní k DPH alebo v súhrnnom hlásení – teda neskoro. Neexperimentujte: prvý doklad každého nového typu preberte s účtovníčkou a skontrolujte, ako sa premietol do riadkov priznania.
Predaj tovaru
Postupov je niekoľko podľa toho, ako predávate – veľkoobchod ide cez objednávky a faktúry, maloobchod cez predajnú kasu, e-shop cez integráciu. Kompletný reťazec popisuje sprievodca obchodným kolieskom; väčšina veľkoobchodov začína až prijatou objednávkou.
Prijatý dopyt od zákazníka.
Vydaná ponuka – z prijatého dopytu, typ dokladu sa prenesie podľa poľa Vytvoriť ponuku typu.
Prijatá objednávka – z ponuky cez Ďalšie funkcie, ručne, importom, alebo z e-shopu cez API.
Výdajka – realizáciou objednávky, alebo automaticky s faktúrou.
Vydaná faktúra – z objednávky (možno aj čiastočne), z výdajky, alebo hromadne z viacerých objednávok.
Úhrada párovaním bankového výpisu alebo pokladničným dokladom.
Realizácia prijatej objednávky
Z prijatej objednávky možno vytvoriť faktúru, predajku, výdajku alebo zálohu; volíte typ dokladu aj realizované množstvo, takže čiastočná realizácia je možná. Realizáciou sa stav objednávky prekloní na hotovo.
Prijatá objednávka je neúčtovný doklad – úhradu na ňu nespárujete. Ak potrebujete platbu vopred, vystavte zálohovú faktúru.
Opakujúce sa dodávky možno fakturovať z odberateľských zmlúv (v takom prípade však už nepotrebujete prijatú objednávku).
Formy úhrady majú tri prepínače viditeľnosti – Ponúkať na faktúrach, na pokladni a na kase. Ak sa vám forma úhrady neponúka, býva vypnutý niektorý z nich.
Rezervácie
Príde objednávka a vy chcete tovar na sklade zablokovať. To robí rezervácia – variant sa nastavuje v nastavení firmy, podsekcii Predaj.
Variant | Správanie | Pre koho |
Len ručná | Rezervácia vznikne len vtedy, keď pri objednávke zvolíte Služby → Rezervovať. | Východiskové nastavenie. Keď objednávky nie sú záväzné. |
Automatická pri vytvorení objednávky | Rezervuje len časť dostupnú na sklade; po naskladnení zvyšku sa rezervácia nedoplní. | Firmy, ktoré predávajú len to, čo majú skladom. |
Automatická aj pri naskladnení | Zvyšok sa dorezervuje pri príjme tovaru. | Veľkoobchod, ktorý doobjednáva. |
Automatická pri vytvorení objednávky + rezervácia do záporu | Rezervuje celé objednané množstvo vždy; dostupné množstvo ide do záporu a pri príjme sa rezervácia uspokojí. | E-shopy a predaj na objednávku. Najpoužívanejšia kombinácia. |
ℹ️ Neexistuje jednoznačná odpoveď na to, ktorý variant použiť, bez znalosti procesov vašej firmy. Najčastejšie sa však používa automatická tvorba pri vytvorení objednávky s povolenou rezerváciou do záporu – rezervácia sa potom vytvorí vždy, bez ohľadu na dostupnosť.
Ak potrebujete vytvoriť výdajku na tovar, ktorý nie je skladom, môžete zapnúť generovanie požiadaviek na výdaj. Namiesto ocenenej výdajky vznikne požiadavka s nulovou hodnotou, ktorú po naskladnení musíte vysporiadať funkciou Aktualizácia požiadaviek na výdaj – samo sa to neurobí a na karte zostane kladné pole Požiadavky MJ. Rezervácia má pritom pred požiadavkou prednosť.
⚠️ Nekombinujte rezervácie s požiadavkami na výdaj. Rezervácia má pred požiadavkami vždy prednosť a môže blokovať ich prípadné vysporiadanie, v dôsledku čoho je potom ťažké dopátrať sa "správneho výsledku". Ak aj tak máte pocit, že kombináciu potrebujete, prekonzultujte tento postup s našimi konzultantmi - dohodnite si individuálnu konzultáciu.
Dodacie listy, tlač a odoslanie dokladov
Dodací list nie je samostatný typ dokladu – je to tlačová zostava nad výdajkou alebo vydanou faktúrou, vytlačíte ju z ikony tlačiarne. Prehľad možností popisuje Tlače, vlastné upravené zostavy sa spravujú vo vlastných zostavách.
Potrebujete na dodacom liste celkovú hmotnosť? Existujú bezplatné doplnky pre varianty Business a Premium – nad vydanými faktúrami a nad príjemkami a výdajkami. Podmienkou je vyplnená hmotnosť pri cenníkovej položke.
Ak fakturujete mesačne desiatky dodávok, ocení odberateľ číslo dodacieho listu pri jednotlivých položkách faktúry.
Doklady možno odoslať e-mailom priamo z aplikácie – nastavte SMTP server a pripravte si prípadne e-mailové šablóny (podporujú HTML, môžete tak e-mail úplne prispôsobiť vášmu brandu).
Opakujúce sa texty (dodacie podmienky, poznámka o vlastníctve tovaru) uložte ako preddefinované texty; k dokladom možno priložiť prílohy (napr. podpísaný dodací list).
💡 Ak vydávate tovar priebežne a fakturujete raz mesačne, je pre vás kľúčová hromadná fakturácia výdajok. Na faktúre vyplníte odberateľa, tlačidlom Z príjemky/výdajky vyberiete všetky nefakturované výdajky a vložíte ich naraz.
Zálohy, vratky, dobropisy a reklamácie
U nových alebo rizikových odberateľov sa bežne predáva na zálohu. Pripravte si typy dokladov druhu Záloha – nie je daňový doklad a ZDD, vystavte zálohovú faktúru, po úhrade vytvorte daňový doklad k zálohe a pri konečnej faktúre zálohu odpočítajte. Odpočet zálohy je najčastejší zdroj halierových rozdielov – u prvých dokladov skontrolujte, že konečná faktúra po odpočte skutočne vyšla na nulu.
Ak zákazník vracia tovar:
Vytvorte dobropis z pozície pôvodnej faktúry, alebo ručne. Predpokladom je typ dokladu s druhom dobropis – opravný daňový doklad.
Tovar sa vráti na sklad príjemkou, ktorá sa vo východiskovom stave vytvorí automaticky. Tým, že dobropis vytvárate z pôvodnej faktúry, pri ktorej naviazaná výdajka tovaru zo skladu vydala, naskladní sa naspäť tovar s rovnakou cenou.
Uhraďte dobropis prevodom alebo z pokladne. Ak vraciate za inú cenu, postup popisuje Vratka tovaru s inou cenou.
Reklamácie: ABRA Flexi modulom priamo zameraným na evidenciu reklamácií nedisponuje. Odporúčaný postup je založiť vlastný typ prijatej objednávky s vlastnou dokladovou radou a voliteľne reklamačný sklad, reklamáciu zadať ako prijatú objednávku týmto typom a uzavrieť ju výdajkou nad touto objednávkou. Príjem na reklamačný sklad vytvorte ručne – z prijatej objednávky možno ako skladový doklad vytvoriť iba výdajku. Návod je písaný pre desktop, princíp však platí aj pre web. Dĺžku záruky pri položkách rieši Záruka tovaru.
Chybný doklad: doklad, ktorý ovplyvnil sklad alebo DPH, nemožno vždy len vymazať – postup popisuje Storno dokladu. Ak nejde odstrániť chybnú príjemku alebo prijatú faktúru, býva dôvodom naviazaný doklad (typicky ide o výdajku, ktorá vydala tovar prijatý danou príjemkou).
📝 Neskoro platiacich odberateľov hlídajte pohľadávkami po splatnosti, upomienkami a prípadne penalizačnými faktúrami.
Predaj na predajni: predajná kasa
Ak máte fyzickú predajňu, nebudete zákazníkovi pri pulte vystavovať faktúru. Na pultový predaj je predajná kasa – samostatná agenda optimalizovaná na rýchlosť a prácu s čítačkou. Predajka je zjednodušený doklad, ktorý zároveň vydá tovar zo skladu a zaeviduje platbu.
Položky sa vkladajú ručne aj čítačkou. Formulár primárne počíta s použitím čítačky – pri zmene focusu kurzora upozorní, že čítačka zapisuje inam.
Zákazníka možno vybrať z adresára, alebo len zapísať meno. Zľavu možno zadať na celý doklad.
Tlačidlo Platba ponúka hotovosť (zadáte prijatú sumu, Flexi vypočíta, koľko vrátiť) a kartu. Úhrady možno ľubovoľne kombinovať, ak zákazník platí časť hotovosťou a časť kartou.
Uložením platby dôjde k uloženiu celej predajky a rovno otvoreniu novej, prázdnej predajky – kasa je pripravená na ďalšieho zákazníka.
Predajku možno previesť na faktúru – použije sa napríklad pri platbe nad 10 000 Kč, alebo keď zákazník potrebuje doklad na firmu.
Výdajka sa generuje automaticky – vo východiskovom stave áno, riadi to nastavenie konkrétnej kasy.
Nastavenie kasy a zaúčtovanie predajok
Skôr než vystavíte prvú predajku, musíte určiť, akú kasu a s akým nastavením chcete použiť. Na to slúžia záznamy v agende Predajné kasy – ak už s Flexi nejakú dobu pracujete, sú to vlastne typy predajok. Založte jeden záznam na každú fyzickú kasu, nastavte sklad, dokladovú radu a predpis zaúčtovania, určite generovanie výdajky a v sekcii Účtovanie zaškrtnite Umožniť refundáciu tovaru, ak chcete prijímať vratky. Skontrolujte aj to, že pri formách úhrady je zapnutý prepínač Ponúkať na kase.
Predajky sa do účtovníctva nedostanú samy – slúži na to služba Zaúčtovanie predajok v spodnej časti agendy. Zadáva sa dátum (riadi sa dátumom vystavenia predajky), kasa (ak je predajných kás viacero, zaúčtovanie musí byť opakované pre každú zvlášť), pokladňa a typ pokladničného dokladu pre hotovosť a typ pohľadávky pre tržbu z kariet. Model je jednoduchý: hotovosť ide do pokladničnej knihy, platby kartou ako ostatná pohľadávka, ktorú potom spárujete s prichádzajúcou platbou od spracovateľa kariet.
💡 Zaúčtovanie predajok zaraďte do dennej rutiny na konci zmeny, nie až na konci mesiaca. Nezrovnalosť v pokladni sa potom nájde za jeden deň, nie za tridsať.
Vrátenie tovaru prebieha zadaním predajky s mínusovým množstvom – vygeneruje sa záporná výdajka. Postup aj pokročilé parametre popisuje Vrátenie tovaru na predajnej kase. Predávate darčekové poukážky? Postup je v článku Vouchery a poukážky – rieši sa cenníkovou položkou a formou úhrady, nie zvláštnou agendou.
⚠️ Tovar sa na kase vracia za aktuálnu skladovú cenu, nie za cenu, za ktorú bol predaný. A pri dobropise nie je možné voliť formy úhrady – aplikácia počíta s vydaním peňazí v hotovosti.
⚠️ Verzia predajnej kasy vo webovom rozhraní zatiaľ neobsahuje možnosť napojenia na HW kasu alebo platobný terminál. To zatiaľ zvláda len desktopová aplikácia. Čítačka čiarových kódov vo webe funguje (Premium, režim klávesnice), ale fiskálna pokladňa ELCOM aj platobný terminál vyžadujú desktop. Pre plnohodnotný pokladničný systém existujú partnerské riešenia ako FlexiPOS alebo KASAFIK.
Predaj cez e-shop
Ak popri veľkoobchode predávate aj online, je e-shop ďalší predajný kanál nad rovnakým skladom a rovnakým cenníkom – nastavenie sa neduplikuje, pridáva sa len integrácia. Ucelený návod je v článku Mám e-shop – ako nastaviť ABRA Flexi?, prehľad možností napojenia potom v Napojenie ľubovoľného e-shopu.
Napojenie možno urobiť po vlastnej osi cez REST API, alebo použiť niektorý z hotových mostíkov našich partnerov.
Kľúčové rozhodnutie je, kde bude prebiehať správa produktov – na e-shope, alebo vo Flexi. Ak máte viac predajných kanálov, býva výhodnejšie Flexi ako jediný zdroj pravdy.
Ktoré položky sa majú prenášať, určíte v cenníku poľom Export na e-shop; integrácia to však musí brať do úvahy.
Stav skladu sa prenáša dávkovo – zistenie stavu skladu pre e-shop alebo stav skladu z cenníka cez API.
ℹ️ Pre e-shop je zásadná aj voľba variantu tvorby rezervácií. Bez automatickej rezervácie (ideálne s aktívnou možnosťou do záporu) sa vám môže jeden tovar predať dvakrát.
Zákazky, strediská a činnosti: na čom zarábate
Obrat sám o sebe nič nehovorí. Aby ste vedeli, ktorá predajňa alebo ktorá dodávka zarába, potrebujete doklady členiť. Flexi má tri nezávislé dimenzie – nemiešajte ich dohromady, každá odpovedá na inú otázku.
Dimenzia | Na akú otázku odpovedá | Typický príklad v obchode |
Koľko sme zarobili na tomto konkrétnom obchodnom prípade? | Veľká jednorazová dodávka, projekt vybavenia prevádzky. | |
Ktorá časť firmy zarába? | Predajňa Brno, predajňa Praha, veľkoobchodná divízia, e-shop. | |
Na akú dotovanú či sledovanú aktivitu to patrí? | Využijú najmä neziskové a príspevkové organizácie; pre veľkoobchod obvykle nie je potrebné. |
💡 Odporúčanie pre rozbeh: začnite len strediskami, ak máte viac prevádzok, a zákazky pridajte až vtedy, keď skutočne riešite jednotlivé veľké obchodné prípady. Tri dimenzie naraz vyplňované nedôsledne sú horšie ako jedna vyplňovaná vždy.
Strediská sa musia zapnúť: horná lišta → tri bodky → Nastavenie → Základné nastavenie → Používať strediská. Vždy existuje východiskové stredisko Centrála.
Skladové doklady prevezmú stredisko zo skladu, ak nie je nastavené inak na type skladového dokladu.
Stredisko aj činnosť možno vyplniť aj na položkách dokladu a výstupy čerpajú hodnoty z položiek – preto je dôležité, aby sa z hlavičky správne premietli.
Zákazka môže vznikať automaticky s prijatou objednávkou (zapína sa v nastavení firmy) a prenesie sa do faktúry aj generovanej výdajky. Hromadne ich nahráte importom.
Ziskovosť jedného obchodného prípadu ukáže účtovná analýza zákazky. Do zákazky musia patriť obe strany – nielen vydaná faktúra, ale aj prijatá faktúra a príjemka za nakúpený tovar. Inak analýza ukáže výnos bez nákladu a nezmyselne vysoký zisk.
⚠️ Účtovná analýza zákazky ukáže dáta len vtedy, ak sú doklady zaúčtované na nákladové a výnosové účty. Nezaúčtované alebo zle zaúčtované doklady sa v analýze neobjavia a vyzerá to, že funkcia nefunguje. Postup popisuje Účtovanie zákazky, aby bola viditeľná v účtovnej analýze.
Sklad v účtovníctve
Tu sa rozhoduje, ako sa sklad premietne do výsledku hospodárenia. Voľby v tejto sekcii patria vašej účtovníčke – Flexi ich rešpektuje, ale nerozhodne za ňu. Obe metódy vedú k rovnakému výsledku na konci roka, líšia sa v tom, kedy náklad vzniká.
| Spôsob A | Spôsob B |
Nastavenie | Nastavenie firmy → Tovar → zaškrtnuté „Sklad nahrávať do účtovníctva“ | Rovnaké pole odškrtnuté |
Kedy vzniká náklad | Nákup na súvahový účet (132), do nákladov až výdajkou. | Nákup rovno do spotreby na účty 501 a 504. |
Typy skladových dokladov | Musia byť účtovné, s predpisom zaúčtovania. | Musia byť neúčtovné, zaúčtovať ich nemožno. |
Na konci roka | Priebežná kontrola, že hodnota skladu zodpovedá účtu. | Revízia účtovného stavu skladu a odúčtovanie z nákladov na zásoby (napríklad 132/504, 112/501) interným dokladom. |
Pre koho | Východisková a najčastejšia voľba, dáva priebežne reálny stav. | Menšie firmy, kde je priebežná evidencia nákladov nepodstatná. |
Pre celú firmu platí len jedna metóda pre všetky sklady – podrobne metóda A a metóda B. Pri metóde A sa každý skladový doklad zaúčtuje podľa predpisu na type dokladu; účet možno určiť aj na skupine tovaru, ktorá má prednosť pred účtom z hlavičky. Ucelený pohľad dáva Účtovanie v rámci skladu a pravidelne kontrolujte, že hodnota skladu zodpovedá skladovému účtu.
⚠️ Najčastejšia chybová hláška je „Neshoduje se parametr Účetní u typu dokladu s nastavením skladu.“ Znamená, že máte v nastavení aktívnu metódu A a neúčtovný typ skladového dokladu, alebo naopak. Zjednoťte ich a chyba zmizne.
Inventúra
Inventúra je jediná cesta, ako zrovnať účtovný stav so skutočnosťou. U obchodnej firmy sa robí minimálne raz ročne, v maloobchode často po predajniach priebežne.
V agende Inventúry vytvorte novú tlačidlom Nový; vyplňte typ, dátum zahájenia (k nemu sa načítajú programové stavy) a sklad.
Tlačidlom Vložiť položky naplňte položky – filter sa nastaví na sklad z hlavičky, rozbaľovacia voľba umožní vložiť aj položky s nulovým množstvom. Možno vkladať aj čítačkou alebo importom.
Do poľa Reálny stav zadajte skutočne napočítané množstvo. Ak medzitým niekto vytvoril pohyb, použite Aktualizuj stavy.
Tlačidlom Vygenerovať doklady vytvorte rozdielové doklady – vzniknú maximálne dva, príjemka pre prebytky a výdajka pre manká.
Majte pre inventúrne rozdiely samostatný typ skladového dokladu – manko a prebytok sú potom v účtovníctve okamžite dohľadateľné.
Programový stav zohľadňuje požiadavky na výdaj daného obdobia. Požiadavky z predchádzajúcich období však inventúrou vyrovnať nemožno – tie vysporiadajte zvlášť.
Pri položkách so šaržami sa položka zobrazí na toľkých riadkoch, koľko existuje kombinácií šarže a expirácie. Ak výsledok nesedí, prejdite Nesúhlas v inventúre.
⚠️ Inventúru robte, keď sa so skladom nepracuje. Doklady vytvorené počas počítania menia programový stav a rozdiely potom nezodpovedajú realite. Pred vygenerovaním rozdielov vždy použite tlačidlo "Aktualizuj stavy".
Uzavretie obdobia a pravidelné výkazy
Na konci účtovného obdobia treba dáta uzamknúť, aby ich nikto nezmenil spätne.
Skontrolujte, že hodnota skladu zodpovedá skladovému účtu, a vykonajte inventúru.
Skontrolujte stav úhrad k dátumu, spustite prepočet stavov účtov a prejdite obratovú predvahu.
Uzavrite obdobie a zamknite ho proti ďalším zásahom.
Na prelome roka spustite inicializáciu nasledujúceho účtovného obdobia, aby sa naplnili počiatočné stavy na skladových kartách.
Celý ročný postup zhŕňa Uzávierka roka v ABRA Flexi; nezabudnite si robiť zálohy firmy.
Obdobie možno uzamykať aj na mesačnej báze, napr. po podaní priznania DPH. Chybu zistenú po podaní DPH rieši následné kontrolné hlásenie.
⚠️ Nezabudnite na inicializáciu nasledujúceho účtovného obdobia. Bez nej zostane pole Počiatok MJ na skladových kartách prázdne. Ak potom dodatočne zadáte doklad do minulého roka, musíte inicializáciu spustiť znovu.
⚠️ Flexi vám doklad zadať umožní, ale nerozhodne za vás, aký režim DPH je správny. Pri zahraničných obchodoch, komisnom predaji a plneniach oslobodených od DPH vždy konzultujte postup s účtovníčkou alebo daňovým poradcom.
Majetok a mzdy
Dve evidencie, ktoré obchodná firma potrebuje, ale ktoré so skladom nesúvisia: majetok (regály, vozík, vybavenie predajne, dodávka – karta odpisovaného majetku sa zakladá s obstarávacou cenou, odpisovou skupinou a dátumom zaradenia, odpisy Flexi počíta sám) a mzdy, kde začnite návodom Ako začať so mzdami.
⚠️ Obe evidencie vyžadujú desktopovú aplikáciu. Mzdová agenda vo webovom rozhraní vôbec nie je. Majetok si vo webe zobrazíte, ale editácia zatiaľ nie je dostupná – karty majetku aj odpisy preto zakladajte v desktope, aj keby ste inak pracovali výhradne vo webe.
Vyhodnotenie a reporting
Nakoniec to najzaujímavejšie: koľko na čom zarábate. Kľúčový nástroj je analýza predaja, ktorá maržu spočítať dokáže.
Šesť preddefinovaných nastavení – najväčší obrat alebo zisk podľa odberateľa, skupiny odberateľov, cenníkovej skupiny a tovaru, plus „Čo som predal vybranému odberateľovi?“ a „Komu som predal vybraný tovar?“.
Kľúčové stĺpce: Celkom bez DPH (obrat), Náklady, Zľava, Obchodné rozpätie (= obrat − náklady) a Zisk [%].
Náklady sa pri skladových položkách berú zo skladovej ceny (priemernej alebo FIFO), pri neskladových z nákupnej ceny v cenníku – preto ju majte aktuálnu.
Analýza nákupu má obdobnú štruktúru, ale maržu nepočíta – popri nákupnej cene zobrazí predajnú cenu nakúpených položiek.
Ďalšie výstupy, ktoré oceníte:
Stav skladu k dátumu – hodnota zásob ku koncu mesiaca, podklad pre účtovníctvo aj pre rozhodnutie o výpredaji.
Výkaz ziskov a strát, súvaha, cash flow a súpis nákladov a výnosov – rozcestník je v Účtovných výstupoch.
Pohľadávky po splatnosti – vo veľkoobchode najsledovanejší prehľad vôbec.
Pohľady s panelom súhrnov – rýchly súčet nad akýmkoľvek zoznamom dokladov, bez potreby reportu; filtrovať možno aj pomocou AI.
Zobrazenie vlastných výstupov v grafe pre vizualizáciu trendov.
💡 Chýba vám report, ktorý obchodná firma potrebuje najčastejšie – vývoj marže podľa skupín tovaru v čase, obrátkovosť zásob, ležiaky bez pohybu za X mesiacov alebo marža podľa obchodníkov? Štandardné výstupy to nezvládnu, rieši sa to užívateľskými dopytmi. Radi vám takýto prehľad pripravíme – napíšte na podporaflexi@abra.eu alebo si objednajte konzultáciu.
Automatizácia a integrácia
Akonáhle objem dokladov vzrastie, ručné zadávanie prestane stíhať. ABRA Flexi má REST API, cez ktoré možno prepojiť prakticky čokoľvek – e-shop, prepravcu (Balíkobot, Touchstore), WMS a fulfillment, pokladničný systém alebo B2B portál pre odberateľov.
Netechnický úvod je v článku API komunikácia jednoducho pre ne-IT používateľov, technický v seriáli Ako začať s API a v tréningu API Ninja.
Ak sa nechcete na zmeny pýtať opakovane, použite webhooky alebo Changes API – Flexi vám zmeny oznámi samo.
Prístup k API sa licencuje samostatne – overte si to skôr, než začnete integráciu plánovať.
Hotové doplnky (väčšina zdarma) nájdete v prehľade doplnkov, postup aktivácie v Využití doplnkov.
Rutinné hromadné úpravy dát zvládnete aj bez API hromadnými zmenami.
📝 ABRA Flexi nemá mobilnú aplikáciu ani vstavaný plánovač úloh. Webovú aplikáciu možno v mobilnom prehliadači každopádne otvoriť a na jednoduchšie úkony aj používať.
FAQ
Otázky, ktoré nám obchodné firmy kladú najčastejšie.
Aký je rozdiel medzi sadou a kusovníkom?
Sada je predajný nástroj – existujúci tovar predávate pod jedným kódom, komponenty sa vyskladnia až pri predaji a sada nemá vlastnú zásobu. Kusovník je výrobný nástroj – vzniká nová položka s vlastnou zásobou a materiál sa odpíše pri výrobe. Podrobné porovnanie je v tabuľke vyššie.
Koľko celých sád mám na sklade?
Základné Flexi to nepočíta, pretože sada nemá vlastnú skladovú zásobu. Použite doplnok Dostupnosť sady na sklade – je zdarma pre varianty Premium a zohľadňuje aj realizované rezervácie.
Prečo sa mi na faktúre zmenila cena, aj keď v cenníku je iná?
Najčastejšie je u odberateľa nastavená individuálna cena, ktorá má prednosť pred všetkým ostatným. Druhá možnosť je cenová úroveň naviazaná na jeho cenníkovú skupinu, tretia trvalá zľava v adresári. Skontrolujte ich v tomto poradí.
Prepočíta sa predajná cena sama, keď sa zdraží nákup?
Nie. Cenotvorba v cenníku vytvorí pevnú cenu a prepočet je nutné spustiť ručne tlačidlom. Ak chcete ceny počítané vždy aktuálne, použite cenové úrovne (počítajú sa až na doklade), alebo si prepočet zautomatizujte cez API.
Môžem šarže alebo výrobné čísla zaviesť až neskôr?
Pri položke, na ktorej už sú skladové pohyby, od verzie 2026.3.0 nemožno spätne zapnúť ani vypnúť. Museli by ste zásobu vyskladniť, nastavenie zmeniť a naskladniť znovu, prípadne požiadať našu podporu o povolenie výnimky. Rozhodnite sa preto radšej pred prvým naskladnením.
Môžem zmeniť metódu oceňovania zásob?
Prepnutím pri existujúcom sklade nie – viedlo by to k nekonzistentnému oceneniu. Správny postup je založiť nový sklad s požadovanou metódou, tovar dopredať alebo previesť a pôvodnému skladu obmedziť platnosť. FIFO je navyše dostupné až od varianty Premium.
Ako vystavím dodací list?
Dodací list nie je samostatný doklad, ale tlačová zostava nad výdajkou alebo vydanou faktúrou – nájdete ju pod ikonou tlačiarne. Ak na ňom potrebujete celkovú hmotnosť, sú na to doplnky zdarma pre varianty Business a Premium.
Ako evidujem reklamáciu?
Flexi samostatný modul reklamácií nemá. Odporúčaný postup je vlastný typ prijatej objednávky s vlastnou dokladovou radou a voliteľne samostatný reklamačný sklad. Príjem tovaru na reklamačný sklad musíte vytvoriť ručne – z prijatej objednávky možno vygenerovať iba výdajku.
Môžem vydať tovar, ktorý nemám skladom?
Áno, ak v nastavení firmy zapnete generovanie požiadaviek na výdaj. Namiesto ocenenej výdajky vznikne požiadavka s nulovou hodnotou, ktorú po naskladnení vysporiadate skladovou funkciou Aktualizácia požiadaviek na výdaj – samo sa to nevysporiada.
Môžem na predajnej kase vo webe použiť pokladničný hardvér?
Zatiaľ nie. Webová verzia predajnej kasy nezvláda napojenie na HW kasu ani na platobný terminál – to zvládne len desktopová aplikácia. Čítačka čiarových kódov však vo webe pracuje v režime klávesnice, bez nastavovania hardvéru.
Kde uvidím maržu?
V analýze predaja, v stĺpcoch Obchodné rozpätie a Zisk [%]. Náklady sa pri skladových položkách berú zo skladovej ceny, pri neskladových z nákupnej ceny v cenníku. Vývoj marže v čase, obrátkovosť a ležiaky štandardné výstupy nezvládnu – tie sa riešia užívateľským dopytom.
Nakupujem v paletách a predávam v kusoch. Ako na to?
Flexi nezvláda prepočet medzi mernými jednotkami. Riešením je balenie – na položke nastavíte až päť balení ako násobky základnej MJ, každé môže mať vlastný EAN. Cena balenia sa počíta násobkom predajnej ceny.
Zablokuje Flexi predaj zákazníkovi, ktorý nezaplatil?
Áno, u odberateľa možno nastaviť zákaz ďalšieho predaja po neuhradení určitej hodnoty faktúr po splatnosti. Možnosť nastavenia nájdete v adresári. Upomínanie neuhradených dokladov riešte upomienkami.
Tovar nejde naskladniť, skladová karta neexistuje. Prečo?
Položka v cenníku musí byť označená ako skladová a musí mať vyplnené pole Definovať umiestnenie v sklade na záložke Upresnenie. Bez toho karta nevznikne. Ak má sklad zapnutý príznak Automatický sklad, vznikne karta ku každej novej položke sama.
💡 Nie ste si nastavením istí? Počiatočné nastavenie skladu, cenotvorby a účtovania zásob je presne tá oblasť, kde sa oplatí hodinová konzultácia viac než týždeň hľadania. Napíšte na podporaflexi@abra.eu, ozvite sa cez chat v aplikácii, alebo si objednajte individuálnu konzultáciu. Radi vám pomôžeme aj s importom dát z vášho súčasného systému.