Predaj - Prijaté objednávky

Prijaté objednávky slúžia na sledovanie záväzných požiadaviek od vašich zákazníkov, ktoré môžete zadávať ručne alebo vytvárať pomocou tlačidla "Služby" z prijatých dopytov a vydaných cenových ponúk. Môžete z nich jednoducho tlačiť prijaté objednávky, vytvárať vystavené účtovky, faktúry, predajné doklady a dodávky. Ak evidujete objednávky na položky, ktoré už nie sú na sklade, môžete vytvoriť vydanú požiadavku alebo objednávku. Ak evidujete viacero objednávok od svojich zákazníkov a chcete si objednať požadovaný tovar, ktorý momentálne nie je na sklade u vášho dodávateľa, program vám umožňuje vytvoriť hromadnú požiadavku alebo objednávku pomocou tlačidla "Služby". Viac informácií o tejto a ďalších funkciách nájdete v kapitole "Služby".

Služobné funkcie

Soznam dokumentov má horný panel nástrojov s funkčnými tlačidlami a filtračnými mriežkami. Obe slúžia na rýchle spustenie často používaných funkcií a výberov.

Funkcia "Väzby"

Pri vytváraní nových dokumentov a aktualizácii existujúcich dokumentov sa vytvárajú prepojenia medzi dokumentmi. Keďže objednávka môže byť úplne prvým dokumentom v celom reťazci obchodného cyklu, prejdením všetkých článkov sa ukáže kontinuita celého obchodného prípadu. Vzhľadom na zložitosť prepojení medzi dokumentmi sa vždy zobrazia len priame prepojenia aktuálneho dokumentu na najbližšie dokumenty. V praxi sa potom zobrazí prepojenie z prijatého dopytu na vystavenú cenovú ponuku, z nej na prijatú objednávku a tak ďalej na expedičný list a vystavenú faktúru.

Program zobrazí zoznam všetkých dokumentov, ktoré sú "prepojené" s aktuálnym dokumentom (vybraným kurzorom). Po dvojitom kliknutí na zviazaný dokument sa zobrazí ďalší zoznam obsahujúci požadovaný dokument. Ďalším dvojitým kliknutím môžete zobraziť okno dokumentu. Takto môžete vidieť celú históriu dokumentu.

Príklad toho, ako Flexi udržiava prepojenia medzi dokumentmi:

  1. Najprv zaznamenáte žiadosť o odber.

  2. Na základe toho vytvoríte svoju ponuku (alebo niekoľko variantov).

  3. Vy potom od kupujúceho prijmete jeho objednávku.

  4. Aby ste ho splnili, posielate požiadavky svojim dodávateľom.

  5. Podľa výhodnosti prijatých ponúk od dodávateľov, objednávate vytvorením objednávok vydaných.

  6. Tovar dodaný dodávateľom bude určite sprevádzaný akceptovanými faktúrami, ku ktorým sa po naskladnení viaže niekoľko výpisov.

  7. Nastal čas dodať tovar zákazníkovi: skladové faktúry sú viazané na výpisy.

  8. Vystavená faktúra sa neskôr uhradí v banke. Ak sú v cudzej mene, vznikajú kurzové rozdiely, prípadne sa doklady preceňujú aj pri úhrade v nasledujúcom roku.

Ak sa pozriete na ľubovoľný dokument v strede opísaného reťazca, môžete použiť funkciu Väzby na pohyb v reťazci a zobraziť súvisiace dokumenty. Táto funkcia ABRA Flexi vám uľahčí prácu pri vyhľadávaní a kontrole dokumentov.

Funkcia "Totals"

Pomocou tohto tlačidla sa vykoná súčet aktuálneho výberu (zaškrtnutím) dokladov zo zoznamu. Súčet sa zobrazí v novom okne takto:

Aby ste zobrazený súčet uložili do súboru, musíte najprv kliknúť myšou do výsledku súčtu (čím sa aktivuje kurzor v okne) a potom stlačiť Ctrl-A (tým sa vyberú všetky výsledky v dialógovom okne) a potom znova stlačiť Ctrl-C, aby sa údaje vložili do pamäte. Ak otvoríte akýkoľvek textový editor (WordPad, Microsoft Word, LibreOffice, Apache OpenOffice, ...), môžete použiť kláves Ctrl-V na vloženie výsledku z pamäte do editora a pracovať s ním (tlačiť, archivovať, ...).

Poznámka: V systéme Mac OS X musíte namiesto klávesu Ctrl použiť kláves Command.

Funkcia služieb

Tlačidlo služby slúži na rýchle vytvorenie dokumentov s odkazmi na označené dokumenty.

Funkcia - zhrnutie spoločnosti

Pri vytváraní dokumentu alebo aktualizácii dokumentu je niekedy dôležité získať informácie o vašom "finančnom vzťahu" s obchodným partnerom, aby ste mohli zvoliť vhodnú odpoveď alebo vhodný postup pri vytváraní ďalších dokumentov.

Program zobrazí kartu spoločnosti so záložkou Súhrnné informácie:

Na karte sa v prvom stĺpci zobrazia Údaje o fakturácii a platobnej morálke: Celková suma faktúr, Nezaplatené, Zaplatené po splatnosti, Priemerný počet dní po splatnosti, Limit faktúry, Definovaný dátum splatnosti

V druhom stĺpci budú všetky neukončené a nevystavené "obchodné" doklady: Nevyrovnané prijaté požiadavky, Nevyrovnané vystavené cenové ponuky, Nevyfakturované prijaté objednávky, Nevyrovnané vystavené požiadavky, Nevyrovnané prijaté cenové ponuky, Nevyfakturované vystavené objednávky

Ak vás zaujímajú ďalšie údaje o spoločnosti, sú k dispozícii na ostatných kartách.

Funkcia - Tlač aktuálneho dokumentu

Vytlačí dokument, ktorý je vybraný kurzorom. Po stlačení tlačidla sa zobrazí náhľad dokumentu, ktorý poskytuje predstavu o tom, ako bude dokument vyzerať po vytlačení na tlačiarni. Pri zobrazení náhľadu môžete zmeniť jazyk dokumentu. Ak je dokument v poriadku, je možné ho vytlačiť (tlačidlo "Tlačiareň" v ľavom hornom rohu náhľadu), exportovať vytlačený formulár do štandardného formátu PDF (tlačidlo "PDF/Acrobat") alebo poslať dokument e-mailom (tlačidlo "List").

Funkcia - Vytvoriť vydaný dotaz

Po výbere tejto funkcie sa vygenerujú vystavené dopyty. Podmienkou správneho generovania je, že pre každú položku musí byť zadaný dodávateľ (v prípade viacerých dodávateľov sa automaticky vyberie primárny dodávateľ) a "Objednávka" je zaškrtnutá pre požadované položky. Po výbere objednávaných položiek a potvrdení tlačidlom OK sa vytvorí požiadavka na vystavenie s odkazom na prijatú objednávku. Na karte "Rozšírené" sa hodnota "Objednať" automaticky zmení na "Už objednané". V prípade potreby je možné túto hodnotu zmeniť a vytvoriť tak požiadavku na vydanie pre iného dodávateľa.

Funkcia - Vytvorenie hromadnej požiadavky

Táto možnosť umožňuje vytvoriť hromadnú požiadavku z viacerých prijatých objednávok. Musia byť splnené rovnaké podmienky ako pri vytváraní jednej vystavenej požiadavky.

Funkcia - Vytvorenie požiadavky na odoslanie

Po výbere tejto funkcie sa vygeneruje účtenka. Podmienkou správneho vygenerovania je, že všetky položky prijatej objednávky sú na sklade. Ak niektorá z položiek nie je na sklade, generovanie expedičného listu sa zamietne. Pred potvrdením je možné vybrať množstvo vydanej položky v poli "Realizovať", do tohto poľa sa automaticky zadá množstvo, ktoré bolo objednané. Po potvrdení systém vytvorí poznámku o odoslaní s odkazom na prijatú objednávku. Pole "Špecifikácia typu pohybu" je vyplnené "Odoslať po objednávke". Pole "Stav dokumentu" zostane prázdne. Hodnota "Fakturované" sa vyplní, ak z tejto vytvorenej expedície vyfakturujete expedíciu pomocou tlačidla služby v module "Tovar". Tu je možné použiť snímač čiarového kódu, pričom po načítaní jedného z EAN kódov objednávky sa vynuluje celé množstvo, ktoré sa má splniť, a načíta sa 1 kus položky (opätovným načítaním toho istého EAN kódu sa pridá ďalší kus položky). Ak sa počet MJ, ktoré sa majú splniť, nezhoduje s počtom MJ v objednávke, položka sa označí červeným rámčekom. V opačnom prípade bude označený zeleným rámčekom.

Funkcia - Vytvorenie vystavenej faktúry

Po výbere tejto funkcie sa vygeneruje vystavená faktúra. Podmienkou správneho vygenerovania objednávky je, že všetky položky objednávky sú na sklade. Ak niektorá z položiek nie je na sklade, generovanie faktúry bude zamietnuté a generovanie faktúry sa bude môcť vykonať ručne. Tu je možné použiť snímač čiarového kódu, pričom po načítaní jedného z EAN kódov objednávky sa vynulujú všetky množstvá, ktoré sa majú realizovať, a načíta sa 1 položka položky (opätovným načítaním toho istého EAN kódu sa pridá ďalšia položka). Ak sa počet MJ, ktoré sa majú splniť, nezhoduje s počtom MJ v objednávke, položka sa označí červeným rámčekom. V opačnom prípade bude označený zeleným rámčekom.

Funkcia - Kniha

Týmto tlačidlom vykonáte priamu rezerváciu objednaného tovaru na sklade. Po stlačení tlačidla sa zobrazí formulár, v ktorom zaškrtnutím príznaku "Rezervovať" uvoľníte stĺpec "množstvo", do ktorého zadáte množstvo, ktoré chcete rezervovať. Potvrďte kliknutím na tlačidlo OK.

Funkcia - Vytvorenie vydanej zálohy

Pomocou tejto funkcie môžete vytvoriť vydanú zálohu, po potvrdení tlačidla sa zobrazí formulár na zadanie výšky zálohy.

Funkcia - Vytvorenie predaja

Táto funkcia umožňuje vytvoriť predaj. Najprv musíte vybrať predajňu, na ktorej chcete predávať, a potom potvrdiť položky, ktoré sa majú vykonať. Zobrazí sa predajná pokladňa, prostredníctvom ktorej budete predávať položky a vytvárať predajný doklad.

Funkcia - Vytvorenie vystavenej objednávky

Táto funkcia umožňuje vytvoriť uvoľnenú objednávku na základe prijatých objednávok. Aby ste mohli túto možnosť použiť, musíte mať vyplnené údaje v položkách prijatej objednávky na karte "Rozšírené", konkrétne firmu v poli "Dodávateľ" a v poli "Objednávka od dodávateľa" vybrať hodnotu "Objednávka". Potom stačí vybrať typ dokladu a objednávka sa automaticky vytvorí podľa týchto údajov. Na karte "Rozšírené" sa hodnota "Objednať" automaticky zmení na "Už objednané". V prípade potreby je možné túto položku zmeniť a vytvoriť objednávku pre iného dodávateľa.

Funkcia - Vytvorenie hromadnej objednávky

Táto funkcia umožňuje vytvoriť hromadnú vydanú objednávku z viacerých prijatých objednávok. Pri vytváraní hromadných objednávok musíte mať zaškrtnuté objednávky, ktoré chcete objednať, a musia byť splnené rovnaké podmienky ako pri vytváraní jednej vystavenej objednávky. Všetky tieto možnosti sa správajú podobne. Po ich potvrdení program skontroluje prijaté objednávky, ktoré majú hodnotu "Objednávka od dodávateľa" v poli "Rozšírené" na karte "Objednávka od dodávateľa" a zobrazí dialógové okno na výber tovaru:

Na hornom paneli máte zaškrtávacie políčko , ktoré používate na výber položiek, ktoré chcete objednať. V ďalšom okne môžete použiť na zobrazenie zoznamu dodávateľov, ktorí sú vyplnení v tabuľke alebo ktorí sú vyplnení v cenníku na karte "Dodávateľ". To vám umožní vybrať len položky na vytvorenie objednávky len pre jedného dodávateľa.

Na hornom paneli môžete stále vyberať položky len z jedného skladu a Skryť neobjednané položky, t. j. položky, ktorých množstvo na sklade je vyššie ako objednávka na danú položku.

Zobrazí sa zoznam všetkých čakajúcich položiek pre každú objednávku.

Ak máte dodávateľa označeného ako primárneho na karte "Dodávateľ" v cenníku, automaticky sa prenesie do tejto tabuľky. Rovnaký výsledok môžete dosiahnuť vyplnením dodávateľa na karte "Rozšírené". V opačnom prípade zostane pole prázdne. Môžete ho vyplniť dvoma spôsobmi:

- pomocou rozbaľovacieho zoznamu vyberte zo zoznamu dodávateľov, ktorý ste zadali v cenníku na karte "Predajné ceny".

- pomocou lupy vyberte spoločnosť priamo zo zoznamu spoločností v module "Obchodní partneri".

V stĺpci "Cena" sa zobrazí cena, ktorú ste vyplnili v cena. Ak ste v nastaveniach spoločnosti zaškrtli možnosť Aktualizovať nákupnú cenu pri prevzatí, v tomto stĺpci sa zobrazí aktualizovaná cena.

V každom riadku na ľavej strane môžete ešte ručne označiť položky, ktoré chcete objednať. Tým sa vytvorí hromadná objednávka, v ktorej sa zhrnú položky podľa dodávateľov. Ak sú nejaké položky na sklade, vytvorí sa objednávka v takom množstve, aby pri predaji zostala nulová zásoba. Táto suma sa mení ručne.

Ak stlačíte tlačidlo "+" na ľavej strane, rozbalí sa zoznam, v ktorom môžete vidieť:

- kto objednal tovar

- kedy bol tovar objednaný

- koľko požadoval

- prijatú objednávku môžete otvoriť tu

Ve všetkých položkách takto spracovaných objednávok sa na karte "Rozšírené" automaticky zmení hodnota "Objednávka" na "Už objednané". V prípade potreby je možné túto hodnotu zmeniť a vytvoriť vystavenú objednávku pre iného dodávateľa.

Funkcia - Prepočítanie percenta dostupnosti

Táto funkcia sa používa na aktualizáciu stĺpca "% dostupnosti" v závislosti od množstva objednanej položky a stavu zásob. V tomto stĺpci sa dozviete, aké percento objednávky ste schopní aktuálne uspokojiť.

Filtračné žalúzie

Pomocou roletových filtrov môžete rýchlo a jednoducho filtrovať zobrazené dokumenty. Nastavte filtrovanie podľa aktuálnych potrieb; naposledy použité filtrovanie sa použije pri ďalšom otvorení zoznamu. Filtrovať môžete podľa nasledujúcich parametrov:

Kalendárny rok (rok vydania)

Rok sa ponúka v zostupnom poradí od nasledujúceho kalendárneho roka (podľa dátumu počítača) po rok 1990.

Dátum (vydania)

Pouze za aktuálne účtovné obdobie: posledných 7 dní, posledných 35 dní, aktuálny deň, aktuálny týždeň, aktuálny mesiac

Vždy: 12x kalendárny mesiac, 4x štvrťrok (v roku vybraného účtovného obdobia alebo v roku vybranom vo filtri)

Typ dokumentu

Na základe jednotlivých typov dokumentov sa ponúkajú typy dokumentov.

Stav (implementácia)

Nedokončené, Neurčené, Pripravené, Schválené, Čiastočne vydané/akceptované, Vydané/akceptované, Čiastočne hotové, Hotové, Zrušené, Na ceste a Čiastočne na ceste

Užívateľ

Filtrovanie dokumentov, ktoré vytvoril konkrétny používateľ.

Výstupy filtrov najprv ponúkajú položku, ktorá neobmedzuje zobrazenie podľa parametra. V každej roletke môžete vybrať len jednu položku; pre pokročilé nastavenia použite globálne filtrovanie.

Stavy dokumentu:

Nezáväzné

Stav môžete použiť, ak objednávka ešte nie je pripravená ani schválená.

Neurčené

Objednávka má tento stav hneď po prijatí, objednávka nemôže vstúpiť do iných akcií.

Pripravené

Ak sa nevyžaduje žiadne schválenie, objednávka je pripravená na ďalšie spracovanie. Zmenu stavu vykoná používateľ.

Schválené

Status označuje, že objednávka bola schválená a je pripravená na ďalšie spracovanie. Zmeny tohto stavu vykonáva používateľ.

Čiastočne vydané/akceptované

Časť objednávky už bola vyzdvihnutá. Tento stav sa automaticky zmení pri vytvorení expedície alebo faktúry.

Vydané/Prijaté

Objednávka bola kompletne vybratá. Tento stav sa automaticky zmení pri vytvorení expedičného listu alebo faktúry.

Čiastočne hotovo

Časť objednávky už bola fakturovaná. Tento stav sa automaticky zmení pri vytvorení expedície alebo faktúry.

Ukončené

Objednávka bola plne vyfakturovaná. Tento stav sa automaticky zmení pri vytvorení expedície alebo faktúry.

Storno

Objednávka bola zrušená.

Na ceste a Čiastočne na ceste

Stavy umožňujú ďalšie riadenie objednávok.

Stavy možno prepínať v závislosti od práv používateľa (ak nastavenia spoločnosti vyžadujú dodržiavanie týchto stavov)

Karta Prijaté objednávky
Hlavná karta

Typ dokumentu (povinné pole)

Typ dokumentu je vybraný zo zoznamu dokumentov. Vybraný typ určuje správanie dokumentu a nesie aj základné hodnoty dokumentu. (Systém si pamätá posledný použitý typ dokumentu.)

Interné číslo

Toto pole nie je prístupné na zadávanie, generuje sa automaticky po výbere radu dokumentov. V parametroch prihláseného používateľa môžete preddefinovať "jeho" sériu dokumentov. Tým sa odstráni otázka, ktorý riadok sa má použiť, a zrýchli sa zadávanie a tiež sa eliminuje možnosť zadania nesprávneho riadku.

Príchodzie číslo

Stav

Vyberte stav z rozbaľovacieho zoznamu. Niektoré stavy sa pridávajú automaticky, napr. pri výdaji zo skladu alebo po fakturácii.

Nastavením stavu objednávky na Vydané, Pripravené alebo Skladované sa zrušia zostávajúce príslušné rezervácie zásob.

Nie je na sklade

Dátum, ktoré je uvedené na písomnej objednávke, alebo dátum, kedy bola podaná ústna objednávka.

Objednané

Dátum vykonania objednávky

Termín

Požadovaný dátum dodania

Realizované

Dátum úplného vykonania objednávky

Hodnota sa automaticky pridá, keď objednávka dosiahne stav "Hotovo".

Opis

Tu je priestor na podrobnejšiu špecifikáciu objednávky, používa sa na lepšiu orientáciu v tabuľke objednávok. Toto pole je nepovinné a netlačí sa na výslednej objednávke.

Záložka Dodatok

Číslo dopytu

Povinné pole.

Číslo dopytu môžete vyplniť ručne. Ak bola objednávka vytvorená na základe dopytu, program vyplní hodnotu automaticky.

Variabilný symbol

Forma platby

Povinné pole.

Vyberte príslušnú formu platby z rozbaľovacieho zoznamu. Ponúkajú sa hodnoty zaznamenané v ponuke Nástroje - Číselníky - Formy platby, napr. predvolené Prevod, Hotovosť, Vklad, Dobierka, Kreditná karta, Kredit. Pomocou klávesu F2 môžete otvoriť zoznam na pokročilejší výber, úpravu alebo pridanie vlastnej formy platby.

Číslo citátu

Povinné pole.

Číslo ponuky môžete vyplniť ručne. V prípade, že bola objednávka vytvorená z cenovej ponuky, program vyplní hodnotu automaticky.

Forma dopravy

Povinné pole.

Ponúkajú sa hodnoty zaregistrované v ponuke Nástroje - Číselníky - Transportné formuláre, napríklad Česká pošta, PPL, Osobné. Pomocou klávesu F2 otvorte zoznam na pokročilejší výber, úpravu alebo pridanie spôsobu dopravy.

Doprava a vyzdvihnutie.

Povinné pole.

Tento text slúži na doplnenie textu o spôsobe dopravy, tento text sa vytlačí na objednávke.

text môžete zadať ručne alebo pomocou rozbaľovacieho zoznamu vybrať z predefinovaných textov. Pri úprave textu sa nad poľom zobrazia tlačidlá + a lupa. Ak sa práve zadaná poznámka už nenachádza medzi preddefinovanými textami, môžete ju pridať stlačením tlačidla +. Po stlačení tlačidla lupy sa otvorí preddefinovaný číselník textov, kde môžete vybrať ďalší z existujúcich textov alebo pridávať, upravovať a odstraňovať texty.

Platba na účet

Platba na účet je informácia, ktorá sa vytlačí v bankovom prepojení na formulári faktúry. Pri vytváraní faktúry sa tu automaticky nastaví váš "primárny" účet. Ak chcete, aby váš zákazník posielal peniaze na iný ako štandardný účet, musíte vybrať iný účet z rozbaľovacieho zoznamu. Použite možnosť definovať túto hodnotu pre typ faktúry/pohľadávky a pri vytváraní dokladu sa nemusíte starať o to, aký účet máte na faktúre uviesť.

Bankový účet

Pomocou rozbaľovacieho zoznamu vyberte bankový účet, na ktorý chcete platbu prijať.

Číslo účtu

Automaticky pridané podľa vybraného účtu.

Kód banky

Pridáva sa automaticky podľa vybraného účtu.

Konštantný symbol

V prípade potreby doplňte.

IBAN

Pridáva sa automaticky podľa vybraného účtu.

BIC

Pridáva sa automaticky podľa vybraného účtu.

Karta Poznámka

V tejto karte máte priestor na vlastnú poznámku. Táto poznámka nie je nikde vytlačená a slúži len na vašu informáciu. Napríklad, na čo si treba dať pozor pri manipulácii so záznamom.

Uvodná karta

Úvodný text

Povinné pole. Žiadny znakový limit.

Text, ktorý sa zobrazí pred položkami dokumentu v tlačenej forme.

Úvodný text môžete do poľa napísať ručne. Použite tlačidlo "...". Tlačidlo za poľom otvorí viacriadkové editačné pole. Pri úprave úvodného textu sa nad poľom zobrazia tlačidlá + a lupa. Ak aktuálne zadaný text nie je medzi preddefinovanými textami, môžete ho pridať stlačením tlačidla "+". Stlačením tlačidla lupy otvoríte číselník preddefinovaných textov, kde môžete vybrať jeden z existujúcich textov alebo pridávať, upravovať a odstraňovať texty.

Záver karty

Záver

Povinné pole. Žiadny znakový limit.

Text, ktorý sa zobrazí v tlačenej podobe za položkami dokladu a pred rekapituláciou DPH. Ovládacie prvky sú popísané pre pole Úvodný text.

Karta Prílohy

Na tejto karte môžete zaznamenať rôzne dokumenty súvisiace so zákazkou, napr. výpis z obchodného registra, podrobné požiadavky.

Na hornej lište tabuľky sa nachádza niekoľko tlačidiel, význam niektorých z nich je opísaný v samostatnej kapitole "Ovládanie programu"

Na pridanie novej prílohy použite tlačidlo "Nový". Pri pridávaní si môžete vybrať z nasledujúcich možností:

  • Súbor - do databázy sa načíta súbor z vášho lokálneho počítača,

  • Internetový odkaz - aplikácia zaznamená odkaz (URL), údaje odkazovaného zdroja sa do aplikácie nenačítajú,

  • Odkaz na súbor - aplikácia zaznamená odkaz na súbor na lokálnom disku počítača, údaje o súbore sa do aplikácie nenačítajú (odkazovaný súbor nepremenujte, nepresúvajte ani neodstraňujte).

Ikona priečinka sa nachádza vedľa vloženej prílohy, čo vám umožňuje kedykoľvek si prílohu zobraziť. Pomocou ikony diskety uložte prílohu na iné miesto. Tlačidlo skenera sa používa na skenovanie dokumentu, druhá možnosť umožňuje vybrať skener a parametre skenovania.

Karta predplatiteľov

Firma

obchodného partnera môžete vybrať z Adresára (nasledujúce polia sa vyplnia automaticky) alebo môžete údaje o partnerovi vyplniť ručne (potom toto pole nechajte prázdne).

Môžete zadať skratku alebo názov spoločnosti účastníka (alebo zadať len časť skratky alebo názvu) a vybrať požadovanú spoločnosť z dostupných záznamov. Môžete tiež otvoriť zoznam spoločností (pomocou tlačidla lupy alebo klávesu F2) a vyhľadať spoločnosť pomocou filtrov, upraviť vyhľadaného zákazníka alebo pridať úplne nový záznam; ak chcete vybrať spoločnosť zo zoznamu, stačí dvakrát kliknúť na jej záznam alebo stlačiť tlačidlo Vybrať.

Ponúkajú sa len spoločnosti zaregistrované v Adresári obchodných partnerov s Typom vzťahu vybraným v položke Zákazník alebo Zákazník/dodávateľ

.

Názov

Uveďte presný názov spoločnosti. Pole sa vyplní automaticky, keď je spoločnosť vybraná z adresára, inak ho vyplňte ručne.

Poznámka: Ak po vyplnení názvu spoločnosti kliknete na modré podčiarknuté označenie poľa Názov, webový prehliadač otvorí stránku s výsledkami vyhľadávania v ARES (Administratívny register ekonomických subjektov) s údajmi z obchodného registra, živnostenského registra, zoznamu platiteľov DPH atď.

Ulice

Vyplňte ulicu miesta podnikania vrátane čísla popisného alebo orientačného, prípadne kombináciu oboch.

Poznámka: Ak po vyplnení poľa Ulica kliknete na modré podčiarknuté označenie polí Mesto a Ulica, vo webovom prehliadači sa otvorí portál Mapy.cz s mapou sídla spoločnosti.

Mesto

Vyplňte názov mesta alebo obce, v ktorej spoločnosť sídli.

Pri zadávaní názvu mesta môžete použiť takzvaný šepkár: začnite písať názov mesta, obce alebo časti obce do poľa a aplikácia vám podľa začiatočných písmen poradí názov celého mesta a jeho prípadnej časti a zároveň doplní príslušnú hodnotu do poľa kód mesta.

Mesto

Uveďte PSČ sídla spoločnosti (v prípade zahraničných spoločností miestny ekvivalent PSČ).

Pri vyplnení platného PSČ sa automaticky vyplní hodnota v poli Mesto. Pri vypĺňaní poštového smerovacieho čísla môžete opäť použiť takzvaný písací znak: do poľa začnite písať prvé číslice poštového smerovacieho čísla alebo začiatok názvu mesta a aplikácia vám ponúkne možné mestá, obce alebo časti miest.

Stát

Z rozbaľovacieho zoznamu vyberte štát, v ktorom má spoločnosť sídlo. Ak ste vo vyhľadávacom poli vybrali mesto alebo PSČ, automaticky sa vyplní Česká republika alebo Slovensko. Ak chcete vyhľadávanie urýchliť, môžete zadať prvé písmená názvu krajiny, aplikácia vás presunie na prvú zodpovedajúcu krajinu.

Číslo

Uveďte IČO obchodného partnera, jedinečné osemmiestne identifikačné číslo právnickej osoby, fyzickej osoby alebo organizačnej zložky štátu pridelené Českým štatistickým úradom, živnostenským alebo obchodným úradom (staršie čísla s menším počtom číslic sú doplnené nulami).

Ak po vyplnení hodnoty Česká firma kliknete na modré podčiarknuté označenie poľa Česká firma, webový prehliadač otvorí stránku s výsledkami vyhľadávania v ARES (Administratívny register ekonomických subjektov) podľa IČO s údajmi z verejných registrov. V prípade Slovenskej spoločnosti sa zobrazí podobná stránka s výsledkami vyhľadávania v Obchodnom registri.

Číslo

Uveďte identifikačné číslo pre DPH obchodného partnera, ak je platiteľom DPH. Identifikačné číslo pre DPH je daňové identifikačné číslo, ktoré prideľuje daňový úrad každej fyzickej alebo právnickej osobe, ktorá je povinná platiť dane. Číslo DPH právnických osôb sa skladá zo skratky krajiny + IČO, zatiaľ čo číslo DPH fyzických osôb sa opäť skladá zo skratky krajiny, ku ktorej sa pridávajú číslice rodného čísla.

Ak pri vypĺňaní hodnoty Česká firma kliknete na modro podčiarknutý štítok poľa Číslo DPH, otvorí sa vo webovom prehliadači formulár Ministerstva financií ČR pre vyhľadávanie registrovaných subjektov, kde je potrebné doplniť číslo DPH partnera a stlačením tlačidla Vyhľadať sa zobrazia informácie o platiteľovi DPH a jeho registrácii. V prípade spoločností registrovaných v iných krajinách sa zobrazí výsledok overenia DPH v systéme VIES Európskej komisie.

EAN

Uveďte medzinárodné číslo výrobku (IAN), ak komunikujete elektronicky s obchodným partnerom alebo ak potrebujete na dokumentoch uviesť identifikáciu vo forme čiarového kódu (na skenovanie čítačkou).

Karta Poštová adresa

Ak je poštová adresa rovnaká ako adresa sídla spoločnosti, začiarknite príznak , ak nie, vyplňte pole:

Mesto

Zipový kód

Stát

Firma

Karta Cieľová destinácia

Táto karta sa používa na zadanie cieľa. Je možné ho nastaviť v adresári firmy v zázname o zmene, položku pridáte pomocou tlačidla Pridať na karte "Cieľové miesta" v spodnej časti formulára.

Vyberte pomocou rozbaľovacieho zoznamu, položky sa vyplnia automaticky na základe informácií vyplnených v adresári spoločnosti.

Karta Špecifikácie

Vytvorte typ faktúry...

V rozbaľovacom zozname sa ponúkajú hodnoty zaznamenané v ponuke Predaj - Typy dokladov - Typy faktúr.

Centrum

Povinné pole.

Umožňuje zaradiť doklad do centrálneho členenia účtovanej spoločnosti. Ak spoločnosť nepoužíva rozdelenie strediska, automaticky sa vyberie stredisko s názvom "Ústredie".

Vybrané stredisko sa zobrazí len na interných kópiách dokumentu.

Aktivita

Povinné pole.

Umožňuje rozdeliť položky podľa činnosti.

V rozbaľovacom zozname sa ponúkajú hodnoty z Nástroje - Číselníky - Aktivity.

Objednávka

Povinné pole.

Z objednávok evidovaných v číselníku Predaj - Objednávky môžete vybrať tú, ktorej sa doklad týka. Môžete zadať skratku alebo názov zmluvy (alebo zadať len časť skratky alebo názvu) a vybrať požadovanú zmluvu z dostupných záznamov. Môžete tiež otvoriť číselník objednávok (pomocou tlačidla alebo klávesu F2) a vyhľadať objednávku pomocou filtrov, prípadne ju upraviť alebo pridať úplne nový záznam.

Tags

Povinné pole.

Používa sa na označenie dokumentu značkami, ktoré sa potom zobrazia v poli a môžu sa použiť na filtrovanie.

Po stlačení tlačidla Pripojiť sa otvorí formulár na výber štítkov. Ľavé pole ponúka Dostupné štítky a pravé pole ponúka štítky priradené k aktuálnemu dokumentu. Pomocou tlačidiel so šípkami medzi týmito dvoma poľami môžete pridávať alebo odstraňovať štítky. Ak štítky používate intenzívne, môžete pomocou rozbaľovacieho zoznamu Skupiny zobraziť len štítky vybranej skupiny. Po nastavení štítkov potvrďte tlačidlom OK.

Ak potrebujete pridať štítok, ktorý sa ešte nenachádza v poli Dostupné štítky, použite tlačidlo Spravovať štítky. Tým sa otvorí číselník štítkov (menu Nástroje - Číselníky - Štítky), kde môžete pridať požadovaný štítok.

Karta fakturácie

Súhrn faktúr

Začiarknite, či chcete fakturovať súhrnne

Krajina DPH

Pomocou rozbaľovacieho zoznamu vyplňte krajinu DPH.

Text faktúry

Tu môžete vyplniť text, ktorý sa pridá do faktúry.

Záložka Zodpovedná osoba

Zodpovedná osoba

Z rozbaľovacieho zoznamu vyberte používateľa, ktorý je zodpovedný za objednávku.

Kontaktná osoba

Názov osoby, ktorú možno kontaktovať v súvislosti s dokumentom.

Názov

Automaticky vyplnené výberom kontaktnej osoby. Môžete ho vyplniť ručne.

Telefón

Automaticky vyplnené výberom kontaktnej osoby. Môžete ho vyplniť ručne.

Email

Automaticky vyplnené výberom kontaktnej osoby. Môžete ho vyplniť ručne.

Tab "Kč"

Záložka domáca mena (zvyčajne označená ako "CZK") poskytuje finančný prehľad celého dokladu a rozpis súm podľa sadzby DPH. Po pridaní prvej položky dokladu je väčšina polí záložky vypnutá a hodnoty polí sa aktualizujú pri každej zmene položky.

Pri zadaní dokladu bez položiek sa sumy zadávajú do polí záložky (okrem základnej sumy a sumy DPH). Keď zmeníte sumu v niektorom z polí, ostatné polia sa prepočítajú (ale pozor, keď ručne zmeníte sumu DPH, súčet súm v riadku sa bude zhodovať, ale sumy sa nebudú zhodovať s percentom DPH). Aplikácia vytvára automatické záznamy typu "Účtovný zápis" pre tzv. bezpoložkový doklad, ktorých počet zodpovedá počtu použitých sadzieb DPH (resp. sume pre tovary a služby oslobodené od DPH). Bezpoložkový doklad je užitočný napríklad pre účtovné firmy, ktoré zadávajú doklad prinesený klientom.

Zľava [%]

Povinné pole, dostupné len pre dokument s položkami

Uvádza percentuálnu zľavu uplatnenú na celý dokument. Výšku zľavy možno prevziať z typu dokladu alebo záznamu o firme v adresári.

Zvyšok karty tvoria polia v troch stĺpcoch:

  • Základ

  • DPH

  • Vrátane DPH

Pole sú v riadkoch popísané konkrétnou sadzbou DPH:

  • Oslobodené (0%)

  • Znížená sadzba

  • 2. znížená sadzba

  • Základná sadzba

  • Čiastka

Metóda zaokrúhľovania

Metóda zaokrúhľovania: Tu vyberáme, či sa má do výsledného zaokrúhlenia zadať DPH. Máme teda na výber:

  • k základu a DPH - zaokrúhlenie preberá sadzbu DPH z dokladu

  • do sadzby 0 - pri zaokrúhľovaní sa použije sadzba DPH 0 %

  • individuálne - pri výbere tejto metódy môžeme nastaviť zaokrúhľovanie podľa seba, napr. ak nechceme, aby sa dokumenty zaokrúhľovali

VAT (metóda): Toto pole nastavuje metódu zaokrúhľovania výslednej hodnoty DPH. Pomocou rozbaľovacieho zoznamu vyberte z pripravených hodnôt: nahor, nadol, matematicky.

VAT (rádovo): Táto položka nadväzuje na predchádzajúcu položku - pomocou rozbaľovacieho zoznamu

vybrať z pripravených hodnôt: nezaokrúhľovať, zaokrúhľovať na tisíciny, stotiny, desatiny, jednotky, desiatky, stovky, tisícky.

Súčet (metóda): Toto pole nastavuje metódu zaokrúhľovania výslednej ceny faktúry. Pomocou rozbaľovacieho zoznamu vyberte z pripravených hodnôt: hore, dole, matematické.

Súčet (rádov): Táto položka nadväzuje na predchádzajúcu - pomocou rozbaľovacieho zoznamu vyberte z pripravených hodnôt: nezaokrúhľovať, zaokrúhľovať na tisíciny, stotiny, desatiny, jednotky, desiatky, stovky, tisícky.

Karta meny

Mena

Určuje menu súm dokumentu. Predvolená hodnota je domáca (domáca) mena zadaná v Nastavenia spoločnosti, ak ju necháte nedostupnú, ostatné polia na karte zostanú nedostupné. Ak chcete vytvoriť dokument v inej mene, vyberte hodnotu zo zoznamu možných mien. Po jeho výbere sa sprístupnia ostatné polia karty.

Mena

Dvojité polia umožňujú zadať výmenný kurz domácej meny voči vybranej mene. Po výbere meny sa výmenný kurz pre dátum dokumentu stiahne z internetu, ale je možné ho upraviť alebo zadať vlastný. Ak nie je možné získať výmenný kurz, pole v domácej mene sa farebne označí a nastaví sa na hodnotu 0,00.

Zvyšok karty tvoria polia v troch stĺpcoch:

  • Základ

  • DPH

  • Vrátane DPH

Pole sú v riadkoch popísané konkrétnou sadzbou DPH:

  • Oslobodené (0%)

  • Znížená sadzba

  • 2. znížená sadzba

  • Základná sadzba

  • Čiastka

Pri tzv. doklade bez položiek je možné upravovať hodnoty v poliach okrem sumy základu a sumy DPH, ostatné polia sú krížovo prepočítané (pri zmene sumy DPH sa však zosúladí suma súm, ale nie percento DPH). Pri doklade s položkami sú polia so sumami nedostupné a zobrazujú hodnoty podľa položiek zadaných v doklade.

Karta Položky dokumentu

Položky dokumentu môžete vytvoriť dvoma spôsobmi:

Individuálna položka vytvorená používateľom

Položky generované programom

Skupinu položiek vytvoríte načítaním obsahu iného dokumentu.


Karta "Hlavný panel"

Cenníkový kód (povinné pole)

Vyberte pomocou tlačidla lupy z cenníka alebo vyplňte ručne.

Skladba

Ak ste vybrali položku z cenníka, vyberiete sklad, ktorý bude vyhovovať objednávke.

Označenie

skratka cenovej položky (spresnená z cenníka)

Názov (povinné pole)

Názov cenníkovej položky (spresnený z cenníka)

Kvantita (povinné pole)

Zadajte množstvo

Podmienka: Zobrazí, koľko daných položiek je dostupných na sklade.

MJ

Z rozbaľovacieho zoznamu vyberte jednotku miery.

Cena za MJ (povinné pole)

Cena sa upresňuje z cenníka, ak položku vypĺňate ručne, musíte ju pridať.

Cenová úroveň

Vyberte požadovanú cenovú úroveň z rozbaľovacieho zoznamu. Cenové úrovne možno nastaviť v module Tovar.

Typ ceny

:

Vyberte z rozbaľovacieho zoznamu: bez DPH, vrátane DPH (presné), vrátane DPH (koeficient).

Sadzba DPH

:

Vyberte požadovanú sadzbu DPH z rozbaľovacieho zoznamu.

Ľavá položka

Ručne zadajte požadovanú zľavu na položku.

Použiť zľavu z účtenky

Pokiaľ je začiarknuté, na položku sa uplatní zľava zadaná na karte "Kč".

Cena celkom

Poznámka

Nevyžaduje sa

Do tohto poľa môžete zadať akúkoľvek poznámku k položke. Táto poznámka slúži len pre vašu informáciu, nie je vytlačená na žiadnom dokumente.

Poznámku môžete do poľa napísať ručne. Použite tlačidlo "...". Tlačidlo za poľom otvorí viacriadkové editačné pole. Pri úprave poznámky sa nad poľom zobrazia tlačidlá + a lupa. Ak práve napísaná poznámka nie je medzi preddefinovanými textami, môžete ju pridať stlačením tlačidla "+". Stlačením tlačidla lupy otvoríte číselník preddefinovaných textov, kde môžete vybrať jeden z existujúcich textov alebo pridávať, upravovať a odstraňovať texty.

Tags

Povinné pole.

Používa sa na označenie položiek značkami, ktoré sa potom zobrazia v poli a môžu sa použiť na filtrovanie.

Po stlačení tlačidla Pripojiť sa otvorí formulár na výber štítkov. Ľavé pole ponúka Dostupné štítky a pravé pole ponúka štítky priradené k aktuálnej položke dokumentu. Pomocou tlačidiel so šípkami medzi týmito dvoma poľami môžete pridávať alebo odstraňovať štítky. Ak štítky používate intenzívne, môžete pomocou rozbaľovacieho zoznamu Skupiny zobraziť len štítky vybranej skupiny. Po nastavení štítkov potvrďte tlačidlom OK.

Ak potrebujete pridať štítok, ktorý sa ešte nenachádza v poli Dostupné štítky, použite tlačidlo "Spravovať štítky". Otvorí sa číselník štítkov (menu Nástroje - Číselníky - Štítky), kde môžete pridať požadovaný štítok.

Karta Špecifikácie

Ak zostane začiarknutý príznak Kopírovať z dokumentu, tieto položky budú predvyplnené hodnotami z dokumentu, ak ich chcete zmeniť, stačí zrušiť začiarknutie a prepísať ich.

Centrum

Dokument nie je možné odoslať bez uvedenia centra.

Aktivita

Ponúkajú sa aktivity zaznamenané v ponuke Nástroje - Číselníky - Aktivity.

Objednávka

Objednávky zaregistrované v ponuke Predaj - Objednávky.

Kniha skladom

Pokiaľ je začiarknuté, táto položka môže byť automaticky rezervovaná na sklade.

Rezerva MJ

Zadajte množstvo, ktoré chcete rezervovať

Objednávka od dodávateľa

Vyberte, či chcete položku objednať. Pre položku cenníka musíte mať vyplneného dodávateľa, ak máte viac dodávateľov, automaticky sa ponúkne primárny dodávateľ.

Objednané MJ

Počet objednaných MJ

Objem

Pri cenníkovej položke sa hodnota prevezme z cenníka.

Zadáte hodnotu objemu. Program dokáže vypočítať celkový objem na faktúre a zistiť napríklad, či sa všetok tovar na faktúre zmestí do kontajnera.

Objem MJ

Vyberte požadovanú jednotku z rozbaľovacieho zoznamu. Merné jednotky možno nastaviť v číselníkoch.

Pri vytváraní vystavenej objednávky nezoskupujte

Po začiarknutí budú všetky položky cenníka v dokumente na samostatnom riadku, aj keď je viacero položiek cenníka rovnakých.

Did this answer your question?