Střediska jsou na použití velmi jednoduchým číselníkem sloužící ke členění Vaší společnosti. Založením více středisek a jejich přiřazováním do dokladů zajistíte, aby bylo možné pracovat s výstupy dělenými právě dle středisek. Může se jednat o jakékoliv analytické či účetní výstupy.
Ve výchozím stavu existuje vždy jedno základní středisko, středisko Centrála. Pro Flexi je nezbytné, aby alespoň jedno středisko existovalo. Pokud nemáte společnost střediskově rozdělenou, ponechte číselník středisek beze změny (tedy pouze s výchozím střediskem).
Pokud však střediska používat chcete, přejděme nyní k ukázce jejich vytvoření a použití.
Kde středisko vytvořit?
Střediska naleznete mezi číselníky v nastavení firmy nebo pomocí vyhledávače. Pokud agendu středisek otevřeme, naskytne se nám u nové společnosti následující pohled.
Na výše přiloženém snímku obrazovky je viditelné jedno existující střediska, a sice středisko Centrála.
Přes tlačítko Nový v levém horním rohu aplikace můžeme jednoduše vytvořit středisko nové a vyplnit požadované údaje.
Pokud nějaké pole v nabídce formuláře nevidíte (ve výchozím stavu je skryta například adresa), můžete si pole jednoduše zobrazit pomocí nastavení formuláře.
Za klíčové údaje můžeme považovat následující:
Název (název střediska; povinný údaj)
Kód (unikátní identifikátor střediska; povinný údaj)
Poznámka a popis (volitelné doplňující texty)
sekce Adresa (náleží-li středisku adresa provozovny, lze ji uvést zde)
sekce Kontakt (váže-li se ke středisku kontakt odlišný od kontaktu v nastavení firmy, lze jej uvést zde)
Tisknout (mají-li být informace o středisku tisknuty v dokladech, aktivujte check-box)
Platnost (je-li středisko platné pouze v určitých rozmezích dat, lze takto nastavit zde - principy popisuje náš návod)
Máme-li středisko nastavené tak, jak potřebujeme, můžeme přejít k jeho použití.
Jak středisko použít?
Princip použití střediska spočívá v jeho vyplnění na úrovni libovolného dokladu či dalšího číselníku. Může se jednat o objednávky, fakturu či skladový doklad, ale i sklad či obchodního partnera. Potřebujete určité středisko předvyplnit pro určité doklady? To zajistíte pomocí typu dokladu.
Použití střediska na úrovni jiného číselníku
Potřebujeme středisko definovat na úrovni jiného číselníku, aby bylo v dokladech automaticky použito či potřebujeme na základě něj nastavit další funkcionalitu? Pokud ano, podívejme se na příklady takových agend, kde lze středisko nastavit.
K obchodnímu partnerovi lze doplnit středisko. To je poté, za předpokladu, že tak máme nastaveno v nastavení firmy, automaticky použito v dokladech s tímto obchodním partnerem.
V typu dokladu lze středisko rovněž nastavit. Použitím příslušného typu dokladu v nějakém dokladu konkrétním zajistíte jeho propsání.
Sklad může náležet konkrétnímu středisku. Středisko ze skladu přebírají skladové dokladu (není-li jinak nastaveno na typu skladového dokladu).
Náleží-li zakázka konkrétnímu středisku, je možné jej v zakázce vyplnit. Zde plní spíše úlohu informativní.
V souvislosti s výrobou lze vytvořit mapování skladů aplikované pouze na určité středisko.
Je cílem, aby uživatelé viděli pouze určitá střediska? Pomocí pokročilých přístupových práv (dostupných ve variantě Premium) lze takové nastavení zajistit. Funkcionalita je prozatím dostupná pouze v desktopové aplikaci.
Použití střediska na úrovni dokladu
Klíčovou úlohou je však definice střediska v nějakém konkrétním dokladu. Středisko lze definovat na kterémkoliv dokladu, největší smysl však pravděpodobně dává vyplnění do dokladů účetních - faktury/pohledávky/závazky, pokladna/banka, skladové doklady, interní doklady. Primárně totiž se středisky pracují účetní výstupy, u kterých lze již v průvodci zvolit středisko, pro které má být výstup vygenerován.
Ukážeme si příklad na vydané faktuře, do které středisko vyplníme. Vyplnit lze však i na položky dokladu - každá položka dokladu může náležet jinému středisku. Pokud jej vyplníte v hlavičce, ve výchozím stavu jej položky převezmou.
V libovolných výstupech, například analýze prodeje či výstupech účetních lze poté rozlišit, pro jaké středisko výstup generovat. Výstupy čerpají hodnoty z jednotlivých položek dokladu.
V souvislosti se středisky je možné vytvořit i vlastní reporting, pomocí tzv. uživatelských dotazů. V případě zájmu o tvorbu vlastního reportu nás neváhejte kontaktovat.