Pojmom inventúra skladu sa označuje proces kontroly reálneho množstva, ktoré máme fyzicky na sklade. Počas bežnej činnosti podniku a jeho skladu môže vzniknúť nesúlad medzi množstvom položiek, ktoré máme vo Flexi, a tým, čo máme v skutočnosti na sklade. Dôvodov na vznik rozdielov môže byť celý rad. Preto je potrebné v určitých intervaloch vykonávať inventúru skladu. Teda spočítať fyzické množstvo na sklade a to porovnať s množstvom, ktoré máme vedené v systéme.
Na tento proces môžeme vo Flexi využiť modul Inventúry. Tento modul nájdeme v menu Tovar -> Inventúry.
Postup vytvorenia krok za krokom
Skôr než začnete, odporúčame si vytlačiť stav skladu k dátumu. Budete tak mať východiskový stav zdokumentovaný ešte pred tým, než inventúrne doklady čokoľvek zmenia.
V menu Tovar - Inventúry kliknite na tlačidlo Nový. Vyplňte pole Typ inventúry a Dátum zahájenia, na záložke Upresnenie vyberte Sklad, ktorého sa inventúra týka, a nastavte Stav inventúry na hodnotu Zahájená.
V dolnej časti formulára kliknite na tlačidlo Vlož položky. Otvorí sa zoznam položiek na uvedenom sklade.
Pod zoznamom položiek kliknite na tlačidlo Zvoliť a položky sa načítajú do inventúry s cenníkovým označením, názvom skladovej karty a programovým stavom. Na fyzickú kontrolu je možné vytlačiť tlačovú zostavu Inventúrny súpis tovaru.
Rozkliknutím každej položky doplňte do inventúrneho zoznamu reálny stav. Môžete tiež použiť tlačovú zostavu Inventúrny súpis tovaru (rozdiely), ktorá obsahuje iba položky s rozdielom medzi programovým a reálnym stavom.
Nad zoznamom záznamov kliknite na tlačidlo Vygeneruj doklady a zvoľte typ skladového dokladu pre príjem a výdaj.
Po vygenerovaní skladových inventúrnych dokladov použite tlačidlo Aktualizuj stavy. Tým sa v okne inventúry zrovná reálny stav so stavom programovým.
ℹ️ Ak potrebujete doplniť ďalšie položky do už vykonanej inventúry, teda po vygenerovaní inventúrnych skladových dokladov, vstúpte do položiek inventúry a zapíšte nový stav. Potom znova vygenerujte doklady a aktualizujte stavy.
Do položiek inventúry by mali byť pri zahájení načítané všetky položky na danom sklade. Je možné pridať aj položky, ktoré v inventúrnom zozname nie sú načítané, ale na sklade boli pri inventúre nájdené. Doplnenie reálneho stavu sa zatiaľ musí vykonať ručne po otvorení každej položky.
Vytvorenie inventúry
Na vytvorenie inventúry je potrebné zvoliť Nový a zobrazí sa nám tabuľka s inventúrou.
Popis jednotlivých polí nájdeme tu.
Povinné polia sú Typ inventúry, kde si môžeme inventúru ľubovoľne pomenovať, a Dátum zahájenia (toto je dátum, ku ktorému sa generujú skladové doklady).
Na záložke Upresnenie môžeme vybrať sklad, na ktorom sa inventúra bude vykonávať. Ak nevyberieme žiadny, bude možné pridávať položky zo všetkých skladov.
Stav inventúry slúži iba na evidenciu a nemá vplyv na ďalšie funkcie.
Odporúčanie
Pred vytvorením odporúčame pre prehľadnosť vyrovnať požiadavky na výdaj. Programový stav inventúry ich v každom prípade zohľadňuje, viď sekcia nižšie.
Položky inventúry
Položky je možné do inventúry vybrať hromadne pomocou tlačidla Vlož položky. Ponúkajú sa tu všetky skladové karty položiek, ktoré je možné do inventúry vložiť zo skladov, ktoré sme definovali vyššie. Následne sa systém pýta, či sa majú položky do inventúry vložiť s nulovým množstvom. Ak zvolíme Áno, iba sa predvyplní nulové množstvo do stĺpca Reálny stav. Ak zvolíme Nie, zostane Reálny stav prázdny.
Druhou možnosťou, ako pridať položky, je jednotlivo, pomocou tlačidla Pridať. V tej chvíli je možné vybrať položku z cenníka. Potom je potrebné vybrať sklad a následne môžeme zadať množstvo do jednej z vĺn inventúry. Toto množstvo sa priamo prepíše do stĺpca Reálny stav.
Ak položka načítaná do inventúry evidujej šarže alebo expirácie, sú v inventúre zohľadnené. Príslušná položka sa zobrazí na toľkých riadkoch, koľko je pre danú položku kombinácií šarží a expirácií. Programový stav bude vždy zodpovedať jednej tejto kombinácii.
Odporúčanie
Inventúru nie je nutné vykonávať pre všetky položky skladu. Veľké množstvo položiek v jednej inventúre môže byť neprehľadné. Pre lepšiu orientáciu odporúčame pre jeden sklad vytvoriť pokojne viac inventúr, napríklad pre každú skupinu tovaru.
Čítačky je možné použiť aj v inventúre, priamo v detaile inventúry načítajte EAN tovaru, pre tovar s daným EAN načítanie zvýši hodnotu o 1, ak existuje, ak neexistuje, vytvorí novú.
Programový stav
Tento stĺpec ukazuje, aké množstvo danej položky sa nachádza na jej skladovej karte vo Flexi.
Ak sa napríklad do inventúry vracíme po nejakom čase a medzitým sa mohol stav skladových kariet zmeniť. V tej chvíli je možné zvoliť Aktualizuj stavy v hornej lište, čo nám načíta aktuálny stav skladových kariet do stĺpca Programový stav k dátumu zahájenia inventúry.
Reálny stav
Do tohto stĺpca sa zadáva skutočné množstvo, ktoré máme fyzicky na sklade.
Množstvo je možné zapísať do každej zo štyroch vĺn. Ako správny stav sa vždy použije množstvo v poslednej vyplnenej vlne.
V tomto stĺpci sa v prehľade položiek inventúry vždy zobrazuje množstvo uvedené v prvej vlne.
Odporúčanie
Pomocou klávesovej skratky Alt + šípka vpravo/vľavo je možné prepínať medzi položkami inventúry pri zadávaní reálneho stavu. Stačí tak vždy iba Enterom potvrdiť uloženie a môžeme zadávať ďalšiu položku.
Vygeneruj doklady
Toto tlačidlo nám vygeneruje skladové doklady na základe zadaných informácií v inventúre.
Pred vygenerovaním dokladov sa systém spýta, aký skladový doklad chceme použiť.
Vždy sa generuje skladový doklad s množstvom, ktoré sa rovná rozdielu medzi množstvom v stĺpcoch Reálny stav a Programový stav.
Pre všetky položky, kde je Reálny stav nižší ako Programový, sa vygeneruje jedna Výdajka, ktorá bude obsahovať dané položky v množstve, ktoré sa rovná rozdielu medzi stĺpcami.
Pre všetky položky, kde je Reálny stav vyšší ako Programový, sa vygeneruje jedna Príjemka, ktorá bude obsahovať dané položky v množstve, ktoré sa rovná rozdielu medzi stĺpcami.
Odporúčanie
Pre inventúry je vhodné vytvoriť si špeciálny typ skladového dokladu, napríklad Inventúra, s patričným predpisom zaúčtovania.
Flexi samo nevytvára vazbu medzi inventúrou a jej dokladmi. Je však možné vytvoriť si automatickú užívateľskú väzbu, aby sme vo väzbách inventúry videli, aké doklady boli z inventúry vygenerované. Príklad vytvorenia väzby nájdeme tu.
Aktualizuj stavy
Toto tlačidlo aktualizuje množstvo u položiek inventúry v stĺpci Programový stav podľa toho, aké množstvo je na skladovej karte k dátumu zahájenia inventúry.
Ďalšie tipy
Na vykonávanie fyzickej kontroly skladu je možné vytlačiť si Inventúrny súpis tovaru pre danú inventúru pomocou symbolu tlačiarne.
Do inventúry nie je možné pridávať sady a komplety, je možné pridávať iba jednotlivé položky sád a kompletov.
Vo Flexi nie je možné vykonať inventúru výrobných čísel.
Inventúry zohľadňujú požiadavky na výdaj
Programový stav v inventúre novo zodpovedá stavu skladovej karty k dátumu zahájenia inventúry so započítaním požiadaviek na výdaj vzniknutých v danom období. Pred zahájením inventúry tak nie je nevyhnutne nutné vykonávať Aktualizáciu požiadaviek na výdaj. Inventúrny príjem prípadne dorovná požiadavky z aktuálneho obdobia (ako nákupná cena sa použije prvá dostupná: priemerná cena zo skladovej karty, posledná nákupná cena zo skladovej karty alebo nákupná cena z cenníka).
Naďalej je nevyhnutné vyrovnať sa s požiadavkami na výdaj vo všetkých predchádzajúcich obdobiach. Technicky nie je možné inventúrou vyrovnať požiadavky nakumulované zo skladových kariet predchádzajúcich období.
Často kladené otázky