Skupina zboží a materiálu plní vo Flexi dve rôzne úlohy. Jednak riadi účtovanie skladových a fakturačných dokladov cez protiúčty, jednak slúži ako nástroj cenotvorby, pretože sa pre ňu nastavuje spôsob výpočtu predajnej ceny a jej zaokrúhlenie. Okrem toho sa skupina používa aj na bežnú kategorizáciu sortimentu. Hodnoty zadané v tomto formulári sa ponúkajú v hlavičke ceníkovej položky v poli Skupina zboží v menu Zboží – Cenník.

Účtovanie. Základnou funkciou formulára je rozdelenie skladových zásob pre potreby uplatňovania cenotvorby. Podľa spoločného účtovania člení zboží do skupín, napr. na kancelárske potreby, materiál, služby, ktoré majú spoločné účtovanie. Protiúčty nastavené na skupine potom vstupujú do položiek dokladov.

Cenotvorba. Pre každú skupinu je možné nastaviť vlastný spôsob výpočtu predajnej ceny, zaokrúhlenie a množstevné zľavy. Pozri záložku Základná cenová úroveň.

Kategorizácia a reporting. Skupina zároveň slúži ako bežné triediace kritérium sortimentu. Používa sa na filtrovanie a radenie v prehľadoch, vstupuje do analýzy predaja a je bežným kritériom v užívateľských dotazoch. Aj keď teda účtovanie ani cenotvorbu cez skupiny neriešite, oplatí sa ich založiť zmysluplne.

Najčastejšia otázka zákazníkov znie: „na doklade mi vyskočil nejaký účet a neviem, odkiaľ sa tam vzal". Účet na položke dokladu môže pochádzať z troch miest. Flexi ich vyhodnocuje v tomto poradí:

Stlačením tlačidla alebo klávesovej skratky Alt+N otvoríte formulár pre nový záznam.

Na hornej lište formulára je rad tlačidiel, ktorých význam je popísaný v samostatnej kapitole "Ovládanie programu".

Povinné pole, môže obsahovať až 20 znakov. Hodnota musí byť medzi záznamami jedinečná.

Skratka (tiež kód) je skrátené vyjadrenie skupiny. Odporúčame zvoliť skratku tak, aby vyjadrovala vlastnosť zadanej skupiny. Nemusíte potom rozmýšľať, čo táto skupina znamená.

Povinné pole, môže obsahovať až 255 znakov.

Všeobecne reprezentuje záznam v prehľadoch, tlačových zostavách či výberových zoznamoch, preto by mal záznam vystihovať jedinečným spôsobom. Ak ste si v úvodnom nastavení nastavili cudzie jazyky, potom po stlačení tlačidla "+" môžete pole "Názov" vyplniť vo zvolených cudzích jazykoch.

Tieto jazykové varianty názvu sa vypisujú do dokladov pri cudzojazyčnej tlači. Stlačením tlačidla "-" pole pre názov v cudzích jazykoch zatvoríte.

Ďalšie vyplňovanie je rozdelené do niekoľkých záložiek.

Na tejto záložke nastavujete protiúčty. Slúžia na zjednodušenie účtovania pohybu na sklade pri vystavovaní vydaných faktúr, prijatých faktúr, pokladničných dokladov, výdajok a príjemok. Účet skladu je nastavený v zozname skladov.

Hodnoty vyberáte pomocou ikon napravo – presmerujú vás do menu Účtovníctvo – Účtový rozvrh.

Umožňuje pri predaji ceníkového zboží, materiálu, výrobkov a služieb na faktúru aj za hotové rozdeliť účtovanie v rámci výnosov na rôzne analytické účty.

Pri obstarávaní faktúry v menu Predaj – Vydané faktúry (príjmového pokladničného dokladu) sa v závislosti od vybraného Typu faktúry (pokladne) do hlavičky dokladu do záložky Účtovanie a riadok DPH uloží Účet MD (spravidla 311/211).

Ak na záložke Špecifikácia dokladu vyplníte pole Predpis zaúčtovania, potom sa v záložke Účtovanie a riadok DPH dotiahnu aj ostatné účty (účet Dal a účty DPH). Tieto účty sa potom prenesú do položky dokladu.

Ak ako Typ položky vyberiete Položka z cenníka a následne Kód, potom sa toto zaúčtovanie položky v záložke Účtovanie/Upresnenie => Dal základu: opraví podľa nastaveného protiúčtu skupiny, ktorá je zvolená k vybranému kódu z cenníka. Súčasne bude zrušené zaškrtnutie príznaku Kopírovať hodnotu z hlavičky dokladu.

Príklad:
V predpise zaúčtovania máte nastavený predpis "Tržba za predané zboží" => Účet pre príjem Dal 604000. Tržby za zboží máte v účtovom rozvrhu rozdelené napr. na 604001 Tržby za predané hranoly, 604002 Tržby za predané laty, 604003 Tržby za predané palubovky. Toto rozdelenie však nechcete riešiť cez predpis zaúčtovania, máte tri skupiny zboží (Hranoly, Laty, Palubovky), v každej skupine vyplníte príslušný protiúčet pre vydané faktúry, a tým si zaistíte, že tržba za tieto skupiny zboží sa automaticky zaúčtuje na správne účty.

Umožňuje pri predaji zboží, materiálu, výrobkov a služieb z cenníka na faktúru aj za hotové rozdeliť účtovanie v rámci výnosov na rôzne analytické účty.

Pri obstarávaní faktúry v menu Predaj – Prijaté faktúry (príjmového pokladničného dokladu) sa v závislosti od vybraného Typu faktúry (pokladne) do hlavičky dokladu do záložky Účtovanie a riadok DPH uloží Účet MD (spravidla 321/211).

Ak na záložke Špecifikácia dokladu vyplníte pole Predpis zaúčtovania, potom sa v záložke Účtovanie a riadok DPH dotiahnu aj ostatné účty (účet Dal a účty DPH). Tieto účty sa potom prenesú do položky dokladu. Ak ako Typ položky vyberiete Položka z cenníka a následne Kód, potom sa toto zaúčtovanie položky v záložke Účtovanie/Upresnenie => Má dať základu: opraví podľa nastaveného protiúčtu skupiny, ktorá je zvolená k vybranému kódu z cenníka. Súčasne bude zrušené zaškrtnutie príznaku Kopírovať hodnotu z hlavičky dokladu.

Príklad:
V predpise zaúčtovania máte nastavený predpis "Nákup zboží (spôsob A)" => Účet pre výdaj MD 131000. Nákup zboží od jedného dodávateľa však sledujete zvlášť na samostatnom účte 131001. Nechcete toto rozdelenie riešiť cez predpis zaúčtovania. Vyčleníte si preto na jeho zboží samostatnú skupinu (v závislosti od predaja tohto zboží môže byť aj skupín viac), kde vyplníte protiúčet 131001, a tým si zaistíte, že nákup tejto skupiny zboží sa automaticky zaúčtuje na správny účet.

Tu nastavený protiúčet pre prijaté faktúry a výdavkové pokladničné doklady sa automaticky bude vyplňovať aj ako protiúčet do automaticky vytvorenej príjemky, ak je v type prijatej faktúry a v pokladni označené "Automaticky generovať skladové doklady". Účet skladu sa vyplní z nastavenia v zozname skladov.

Informácia, na aký protiúčet sa účtuje príjem na sklad pri ručnom vytvorení príjemky, ale aj pri automatickom vytvorení príjemky pri nákupe ceníkového zboží na faktúru alebo za hotové. V tom prípade musí byť v Type prijatej faktúry a na formulári Zoznam pokladní zaškrtnutý príznak Automaticky generovať skladové doklady. Účet skladu je nastavený v zozname skladov.

Pri ručnom obstarávaní príjemky sa v závislosti od vybraného skladu do hlavičky príjemky na záložke Špecifikácia dokladu uloží Predpis zaúčtovania a následne na záložke Účtovanie do poľa Protiúčet účet z tohto predpisu. Účet skladu sa doplní z formulára Zoznam skladov (pre zboží spravidla 132). Tieto účty sa potom prenesú do položky príjemky do záložky Účtovanie/Upresnenie.

Ak vyberiete v záložke Hlavný kód z cenníka zboží, ktoré máte zaradené do nejakej skupiny, tak sa toto zaúčtovanie položky na záložke Účtovanie/Upresnenie => Dal základu: opraví podľa tu nastaveného protiúčtu skupiny vybraného zboží – pole Pre príjem na sklad.

Súčasne bude zrušené zaškrtnutie príznaku Kopírovať hodnotu z hlavičky dokladu.

Obdobne sa účtovanie správa aj pri automatickom generovaní príjemky pri nákupe na faktúru a za hotové.

Táto voľba určuje, na aký protiúčet sa účtuje výdaj zo skladu, a to pri ručnom vytvorení výdajky, ale aj pri automatickom vytvorení výdajky pri predaji ceníkového zboží na faktúru alebo za hotové. V tom prípade musí byť v type vydanej faktúry a v zozname pokladní označené "Automaticky generovať skladové doklady". Účet skladu je nastavený v zozname skladov.

Pri ručnom obstarávaní výdajky sa v závislosti od vybraného skladu uloží do hlavičky výdajky do záložky Špecifikácia dokladu predpis zaúčtovania a následne do záložky Účtovanie do poľa Protiúčet účet z tohto predpisu. Účet skladu sa uloží zo zoznamu skladov (pre zboží spravidla 132). Tieto účty sa potom prenesú do záložky Účtovanie/Upresnenie. Ak vyberiete v záložke Hlavná kód z cenníka zboží, ktoré máte zaradené do nejakej skupiny, tak sa toto zaúčtovanie položky v záložke Účtovanie/Upresnenie => Má dať základu: opraví podľa tu nastaveného protiúčtu skupiny vybraného zboží – pole Pre výdaj zo skladu. Súčasne bude zrušené zaškrtnutie Kopírovať hodnotu z hlavičky dokladu.

Obdobne sa účtovanie správa aj pri automatickom generovaní výdajky pri predaji na faktúru a za hotové.

Minimálna marža (%) - Minimálny rozdiel medzi nákupnou a predajnou cenou v %.

Rieši, akého typu predajnej ceny sa týka zaokrúhlenie ceny; vyberiete jednu z týchto možností:

bez DPH

Podľa spôsobu tvorby predajnej ceny sa z nákupnej ceny vypočíta cena predajná bez DPH, podľa spôsobu zaokrúhlenia sa zaokrúhli, pripočíta sa presne vypočítaná daň z pridanej hodnoty. Tým sa vypočíta výsledná predajná cena vrátane DPH, ktorá sa už nezaokrúhľuje.

vrátane DPH (presne)

Podľa zvoleného nastavenia spôsobu tvorby predajnej ceny sa z nákupnej ceny vypočíta presná cena predajná bez DPH, pripočíta sa presne vypočítaná daň z pridanej hodnoty. Tým vznikne presne stanovená predajná cena vrátane DPH, ktorá sa zaokrúhli podľa spôsobu zaokrúhlenia. Z tejto zaokrúhlenej predajnej ceny sa presným spôsobom spätne vypočíta DPH.

Rieši zaokrúhlenie predajnej ceny pre danú skupinu zboží. Aká cena sa zaokrúhľuje, určuje typ ceny (bez DPH, vrátane DPH-presne, vrátane DPH-koeficient).

Spôsob - Vyberiete z možností: nahor, nadol, matematicky.

Rád - Zvoľte z možností: nezaokrúhľovať alebo zaokrúhliť na tisíciny, stotiny, desatiny, jednotky, desiatky, stovky, tisíce.

Premietnuť do cenníka - Ak vykonáte zmenu v skupine zboží, použitím tejto voľby zaistíte premietnutie vykonaných zmien do všetkých položiek cenníka tejto skupiny.

Pre každú skupinu zboží a materiálu je možné stanoviť samostatný spôsob výpočtu predajnej ceny.

Východisková cena

Ide o počiatočnú cenu určenú na výpočet základnej predajnej ceny pre danú skupinu zboží; vyberte z nasledujúcich možností:

Spôsob výpočtu

Toto pole je prístupné, ak ste v poli Východisková cena vybrali hodnotu Nákupná cena, je možné zvoliť jednu z týchto možností:

Príklad: niečo kúpim za 50,- Kč a predám za 100,- Kč, teda so ziskom rovnakým ako to, koľko ma to stálo. Marža je teda 100%

% (percento) - Udáva percento v závislosti od spôsobu výpočtu. Môže ísť o percento marže alebo percento rabatu.

Pre každú skupinu zboží a materiálu je možné stanoviť predajné ceny s množstevnými zľavami. Je možné vychádzať z rovnakého spôsobu výpočtu ako v predchádzajúcom prípade stanovením nižšieho rabatu alebo nižšej marže.

Tu je ešte ďalšia možnosť:
– vychádzať z platných predajných cien poskytnutím obchodných zliav (rabatu). Táto možnosť je určená najmä pre jednanie veľkoobchodníka s dealerom v prípade, že dodávateľ určuje predajnú cenu a dojednáva sa nákupná cena pre dealera. Pretože jedinou východiskovou cenou je cena predajná, musí sa pri výpočte ceny nákupnej pre dealerov brať za základ (100%) cena predajná. Percentuálna hodnota rabatu udáva, o koľko bude nákupná cena pre dealera nižšia než bežná cena predajná.

výpočet = PC-(PC/100*%zľavy)

Príklad: Dealerovi ponúknete, že to, čo predávate za 100,- Kč, mu dáte za 50,- Kč. Dáte mu teda zľavu 50%.

Východisková cena

Počiatočná cena určená na výpočet základnej predajnej ceny pre danú skupinu zboží; vyberte z nasledujúcich možností:

Spôsob výpočtu

"nákupná cena" – spôsob výpočtu vyberá z dvoch možností: marža alebo rabat,

"predajná cena" – pre spôsob výpočtu jediná možnosť – použiť zľavu.

Od množstva

Je možné stanoviť až 4 množstevné úrovne, a tým vytvoriť 4 úrovne množstevných zliav. Ak zadáte množstevnú zľavu od množstva napr. 10, 50, 100 MJ (MJ = kg, ks, liter = tak, ako je uvedená MJ v cenníku), tak pri predaji 1-9 MJ bude automaticky ponúkaná cena základná (1.), pri predaji 10-49 MJ bude automaticky ponúkaná cena 2., pri predaji 50-99 MJ bude automaticky ponúkaná cena 3., pri predaji 100 a viac MJ bude automaticky ponúkaná cena 4.

%(percento) - Udáva percento v závislosti od spôsobu výpočtu. Môže ísť o percento marže, percento rabatu, percento zľavy.

Ak vykonáte zmenu v skupine zboží, použitím tejto voľby zaistíte premietnutie vykonaných zmien do všetkých položiek cenníka tejto skupiny.

Popis - Údaje zapísané do tohto poľa sa tlačia do tlačovej zostavy skupín zboží.

Poznámka - Tu môžete zapísať ďalšie informácie, ktoré potrebujete mať k danej skupine zboží uložené.

Štítky – ku konkrétnej skupine zboží alebo materiálu môžete pripojiť rôzne štítky; pomocou tlačidla Pripojiť sa zobrazí tabuľka pre výber štítkov; z ľavej tabuľky Dostupné štítky presuňte pomocou šípky štítky, ktoré chcete k danej zmluve priradiť, do pravej tabuľky Vybrané štítky, a výber potvrďte tlačidlom OK; ak potrebujete pridať štítok, ktorý zatiaľ nemáte v ľavej tabuľke Dostupné štítky, použite tlačidlo Správa štítkov; otvorí sa číselník štítkov (menu Nástroje – Číselníky – Štítky), v ktorom môžete požadovaný štítok pridať.

Záložka „Správa“ obsahuje údaj o časovej platnosti a tiež viditeľnosti daného záznamu v číselníku (zozname). Platnosť záznamu sa udáva rozmedzím kalendárnych rokov. V rozmedzí uvedených rokov záznam platí, v ostatných rokoch záznam nie je platný a záznam sa v číselníku vôbec nebude zobrazovať. Obmedzením platnosti zaistíte, že pri rutinnom používaní číselníka nebude užívateľ zdržiavaný prechádzaním už nepoužívaných záznamov.

Pretože je časová platnosť vzťahovaná ku kalendárnym rokom, nezodpovedá fiškálnym účtovným obdobiam.

Platí od - Kalendárny rok začiatku platnosti záznamu.

Platí do - Kalendárny rok ukončenia platnosti záznamu. Ak požadujete neobmedzenú platnosť záznamu, nemeňte prednastavenú hodnotu „0“ v poli Platí od a hodnotu „9999“ v poli Platí do. Záznam potom bude použiteľný vo všetkých kalendárnych rokoch a zobrazí sa v zozname v každom kalendárnom roku.

Ak vyplníte polia Platí od a Platí do hodnotou „2016“, bude možné záznam používať iba v roku 2016, t. j. iba v tomto roku bude v zozname viditeľný (pozri účtovné obdobie hlavičky bočnej navigácie).