Táto kapitola sa zaoberá všeobecnými vlastnosťami dokumentu, všeobecnou štruktúrou dokumentu. Na hornej lište formulára sa nachádza niekoľko tlačidiel, ktorých význam je opísaný v samostatnej kapitole "Ovládanie programu."

Nové dokumenty sa vytvárajú pomocou tlačidla Nový. Pre pokladničné, bankové a skladové doklady je k dispozícii dvojité tlačidlo Nový - pravá časť so šípkou slúži na rýchlejší výber typu pohybu.

V zásade je každý dokument v každom module rozdelený na štyri samostatné sekcie so samostatnými záložkami (ľavý horný panel, pravý horný panel,
ľavý dolný panel, pravý dolný panel) a spodnú sekciu s položkami (okrem interných dokumentov, kde sa vytvárajú tzv. bezpoložkové dokumenty). Viac informácií o týchto jednotlivých paneloch a ich kartách sa dozviete v nasledujúcich samostatných kapitolách.

Primárne dokumenty sa vytvárajú v každom module. Ich štruktúra, a teda aj počet záložiek a ich obsah, musia zodpovedať požiadavkám jednotlivých dokumentov, ktoré sú presne popísané:

Modul produktu

Predajný modul

Modul nákupu

Modul "Money"

Účtovný modul

Ak vytvárate nový dokument, musíte vždy vybrať typ dokumentu, pretože sa používa na vyplnenie základných nastavení dokumentu.

Typy dokumentov majú v systéme ABRA Flexi tri úlohy:

Každý modul má svoje vlastné typy dokumentov:

Modul "Tovar"

"Predaj"

Modul nákupu

Modul "Money"

"Účtovníctvo"

Modul aktív

Na uľahčenie navigácie je vyplnenie každého typu dokumentu rozdelené do jednotlivých kariet. Ich zloženie sa môže líšiť, ale ich obsah je v podstate rovnaký.

V hlavičke typov dokumentov vždy vyberiete

Na karte Domov vyplníte hodnoty, ktoré sa vzťahujú na modul:

Na karte "Účtovníctvo" vyberte:

Na karte "Tlač"

V karte "Texty na dokument"

Na karte "Texty"

V časti "Spravovať"

Ak zmeníte typ dokumentu, vyššie uvedené hodnoty sa prepíšu, len ak sú vyplnené pre vybraný typ dokumentu.

Ak pre typ dokladu nie je predvyplnená hodnota - chcete ju vyplniť ručne, zostane zachované nastavenie predchádzajúceho typu dokladu a hodnoty musíte prepísať ručne.
Výnimku tvorí typ dokladu, ktorý je označený ako neúčtovný (je nastavené Doklad je účtovný), kde je potrebné "vyprázdniť" všetky účty a zabrániť ich vyplneniu.

Pri vytváraní nového účtovného dokladu je vždy potrebné vybrať typ dokladu, z ktorého sa príkazový účet, účet MD alebo DAL automaticky prenesie na záložku "Účtovný a riadok DPH" v závislosti od typu dokladu. Z pravidiel účtovania sa vyplnia protiúčty a účty DPH. Samozrejme, to platí len za predpokladu, že tieto účty a pravidlá účtovania sú vyplnené v type dokladu. Všetky tieto účty môžete v dokumente vždy prepísať ručne.
​

Na karte "Špecifikácie dokumentu" sa z typu dokumentu do dokumentu prenáša aj center. Samozrejme, opäť len vtedy, ak je toto stredisko vyplnené v type dokumentu. Toto stredisko môžete v dokumente prepísať aj ručne
​

V pravej hornej záložke môžete zadať potvrdenie.
​

Každá potvrdenie môže mať stredisko vyplnené v samostatnej karte "Vyúčtovanie".
​

Ak je tu definované stredisko odlišné od strediska, ktoré bolo prenesené z typu dokumentu na kartu "Špecifikácie dokumentu", prepíše sa podľa nastavení danej spoločnosti.

Každá spoločnosť môže patriť do určitej skupiny spoločností, v ktorej môžete mať zadané tzv. primárne účty pre vydané a pre prijaté faktúry.
​

Ak sú tu definované iné účty ako tie, ktoré boli prenesené z typu dokladu na kartu "Účtovníctvo a riadok DPH", budú prepísané týmto nastavením skupiny firiem.

To má výhodu v prípade, že sú zákazníci a dodávatelia v účtovníctve rozdelení na viacero analytických účtov alebo na viacero stredísk. Program teda automaticky správne účtuje.

V spodnom paneli môžete pridávať položky v každom dokumente.
​

Všetky tieto záznamy na karte "Účtovníctvo/Účtovníctvo" alebo "Hlavné" (v závislosti od typu záznamu) sa automaticky prenesú na účty a na stredisko, ako je popísané v predchádzajúcich odsekoch.
​

Najdete tu niekoľko možností:

Ak sú tu definované iné ako predvyplnené účty, účty na karte "Účtovníctvo/Účtovníctvo" sa prepíšu podľa tohto nastavenia.

To má výhodu v prípade, že jednotlivé tovary, materiály, výrobky a služby sú v účtovnom systéme rozčlenené na viacero analytických účtov. Program teda automaticky správne účtuje.

Vhodným použitím nastavení účtovania typu dokladu, predpisu zaúčtovania, skupín firiem a tovarových skupín dosiahnete automatizáciu, a tým aj správne účtovanie.
​
Podobne si môžete ušetriť prácu pri strediskovom riadení.

Tejto funkcii programu venujte maximálnu pozornosť!!!

Dokumenty sa vo všetkých moduloch vytvárajú tak, ako je popísané v úvodnej kapitole "Všeobecné vlastnosti dokumentu".
Jich základným spoločným znakom je rozdelenie na časť "Hlavička", ktorá sa ďalej delí na štyri samostatné časti so samostatnými záložkami:

a do sekcie "Položky", čo je spodná časť položiek.

Počet kariet závisí od modulu a, samozrejme, od jednotlivých dokumentov. Význam kariet s rovnakým názvom je vo všetkých moduloch rovnaký.

Výhodou týchto častí je prehľadné rozdelenie dokumentu podľa údajov, ktoré spolu úzko súvisia. Uľahčí to prácu aj obsluhe, ktorá sa potom musí oboznámiť len so všeobecným ovládaním karty dokumentu a potom sa môže ľahko pohybovať vo všetkých ostatných dokumentoch.

je ľavá horná časť "Hlavičky".

Tu sa nachádzajú údaje, ktoré väčšinou súvisia s aktuálnym dokumentom. Počet kariet sa líši v závislosti od potreby dokumentu. Takže na niektorých dokumentoch nenájdete niektoré karty. Tu sú základné charakteristiky tohto panelu. Ďalšie informácie potom nájdete priamo v jednotlivých dokumentoch.

Hlavná karta

Táto karta obsahuje všetky dokumenty. Obsahuje hlavné údaje. Tu vyberiete typ dokumentu. Podľa prideleného série dokladov sa tomuto typu priradí interné číslo, podľa tohto interného čísla sa vygeneruje variabilný symbol pre vydané faktúry. V prípade prijatých faktúr je potrebné vyplniť číslo faktúry (variabilný symbol prijatej faktúry). Ďalšími údajmi sú dátum (vystavenia, zdaniteľného plnenia, splatnosti) a, samozrejme, popis dokladu.

Záložka s doplnkami

Obsahuje doplňujúce údaje - číslo zmluvy, číslo objednávky, dodací list, údaje o forme platby, prípadne o spôsobe dopravy a odvozu.

Platba na účet"/"Platba z účtu"

Táto záložka obsahuje faktúry vydané, faktúry prijaté, objednávky prijaté, ostatné záväzky a ostatné pohľadávky. Obsahuje údaje o vašom bankovom účte - názov účtu z zoznamu účtov, číslo účtu, kód banky, konštantný symbol, špecifický symbol, prípadne IBAN a BIC. Tieto údaje sa generujú automaticky, ak ste ich vyplnili vo vybranom type dokumentu.

Záložka Poznámka

Tu môžete pridať akúkoľvek poznámku, ktorá nie je vytlačená na dokumente.

Záložka Úvod

Táto záložka je určená len pre vydané faktúry, vydané ponuky, vydané dopyty, vydané objednávky a prijaté objednávky. Slúži na zadanie textu, ktorý sa vytlačí pred údajmi "Štítok dodávky".

Záložka Záver

Táto záložka je prítomná len pre vydané faktúry, vydané ponuky, vydané žiadosti, vydané objednávky a prijaté objednávky. Slúži na zadanie textu, ktorý sa vytlačí za položkami - pred údajmi "Rekapitulácia DPH".

Karta Prílohy

Údaje z tejto karty sa na dokumente netlačia. Slúži vám, ak potrebujete uložiť akékoľvek prílohy (dokumentáciu, záručný list, vyhlásenie o zhode atď.)

je pravá horná časť "Hlavičky".

,

Tu sú informácie, ktoré sa týkajú partnerskej spoločnosti. Počet kariet sa líši v závislosti od potreby dokumentu. Preto na niektorých dokumentoch nenájdete niektoré karty. Tu sú základné charakteristiky tohto panelu. Ďalšie informácie potom nájdete priamo v jednotlivých dokumentoch.

Zákazník"/"Dodávateľ"/"Spoločnosť"

Obsahuje základné informácie o spoločnosti, pre ktorú je doklad vystavený. Obsahuje skratku spoločnosti, názov, adresu, IČ DPH, DIČ.

Karta Poštová adresa

Táto karta je určená len pre vydané faktúry. Je to adresa, na ktorú sa má faktúra doručiť. Tieto informácie sa generujú automaticky, ak sú vyplnené v zozname firiem.

Karta Cieľová destinácia

Táto záložka je určená len pre faktúry vydané a skladové expedície. Je to miesto určenia alebo tiež miesto podnikania alebo miesto dodania tovaru. Je relevantné, ak sa doručuje na iné miesto ako na poštovú adresu alebo adresu sídla.

Karta Dodávateľský účet"/"Účet spoločnosti"

Táto záložka je určená len pre faktúry prijaté, ostatné záväzky a bankové doklady. Bankové údaje sa sem prenesú, ak ste ich vyplnili v zozname firiem. Bankové spojenie môžete vyplniť ručne alebo ho zmeniť po automatickom načítaní.

je ľavá spodná časť "Hlavičky".

Používa sa najmä na účtovné spracovanie dokladu. Počet kariet sa líši v závislosti od potreby dokumentu. Preto na niektorých dokumentoch nenájdete niektoré karty. Tu sú základné charakteristiky tejto karty. Ďalšie informácie potom nájdete priamo v jednotlivých dokumentoch.

Karta Špecifikácie dokumentu

Obsahuje popis príspevku a stred - sú to údaje, ktoré boli prenesené z typu dokumentu, ak ste ich tam predvyplnili. Samozrejme, môžete ich tu vybrať ručne. Tu môžete vybrať objednávku, pripojiť značky.

Kartačný riadok Účtovníctvo a DPH

Táto karta je určená pre všetky účtovné doklady, t. j. doklady, pri ktorých sa očakáva ich zaúčtovanie. Obsahuje účty a ďalšie údaje dôležité pre účtovníctvo a registráciu DPH. Na základe vyplneného predpisu účtovania sa sem prenesú účty MD, Dal a DPH. Pre registráciu DPH a následné automatické vyplnenie tlačiva Priznanie DPH je potrebné vyplniť aj stav DPH a riadky DPH.

Záložka Zodpovedná osoba

Zodpovedná osoba - tu je automaticky uvedená osoba, ktorá je prihlásená do programu, t. j. osoba, ktorá dokument obstaráva.

Kontaktná osoba - meno kontaktnej osoby obchodného partnera. Primárna osoba bude tá, ktorá je uvedená v záložke Kontakty a označená Primárna. Môžete si vybrať medzi kontaktnými osobami obchodného partnera.

Panel vpravo dole nájdete v pravej dolnej časti "Hlavičky".

Používa sa na označenie finančnej hodnoty. Počet kariet sa líši v závislosti od potreby dokumentu, takže v niektorých dokumentoch niektoré karty nenájdete. V tejto časti nápovedy uvádzame základný popis panelu, podrobnejšie informácie nájdete priamo v jednotlivých dokumentoch.

Tabuľka "CZK"

Táto záložka obsahuje celkovú hodnotu dokladu v Kč, rozdelenú na základ, DPH a cenu vrátane DPH podľa sadzieb DPH. Túto záložku je možné vo väčšine prípadov vyplniť dvoma spôsobmi.

Záložka Mena

Ak chcete vyplniť doklad v cudzej mene, vyberiete v tejto záložke príslušnú menu a vyplníte výmenný kurz, ak ho nemáte zadaný v samostatnom kurze.
Druhý spôsob vyplnenia tejto záložky je úplne rovnaký ako vyplnenie záložky "CZK".

"Metóda zaokrúhľovania"

Toto sú údaje, ktoré boli prenesené z typu dokumentu, ak ste ich tam predvyplnili. Toto zaokrúhlenie sa vzťahuje len na položkový doklad, t. j. doklad, ktorý má položky v spodnom paneli. Zaokrúhľovanie dokumentu môžete zmeniť tu.

Záložka Sklad

Táto karta nahrádza predchádzajúce karty v tomto paneli, konkrétne v module "Tovar" pre skladové doklady. Obsahuje súčet hodnôt skladových položiek v CZK alebo v mene - v tomto prípade je na doklade uvedený aj použitý výmenný kurz.

je spodná časť dokumentu označená ako "Položky". Ak v tomto paneli vytvoríte položky, súčet hodnôt všetkých položiek sa prenesie do "Hlavičky" dokumentu v pravom dolnom paneli.

Na hornej lište tabuľky sa nachádza niekoľko tlačidiel, ktorých význam je opísaný v samostatnej kapitole "Ovládanie programu".

Výlučne pre skladové doklady je na lište dvojtlačidlo , ktoré slúži na výber typu položiek, ktoré chcete pridať do dokladu (pre skladové doklady je tu len tlačidlo ).
Ak vyberiete jeho pravú časť, zobrazí sa okno pre širší výber položiek.

Tu si môžete vybrať z niekoľkých možností vytvárania položiek.

Predmet

Túto možnosť môžete spustiť aj priamo z panela pomocou ľavej strany dvojitého tlačidla Pridať.

V oboch prípadoch máte potom možnosť zakúpiť položku, v ktorej zadáte množstvo a cenu za jednotku množstva. Ak v tejto položke vyberiete "Cenníkový kód", bude to skladová položka. Ak nevyberiete "Cenníkový kód", bude to všeobecná - neskladová položka.

Položka

Túto položku budete najčastejšie používať pre došlé faktúry, pokladničné a bankové výpisy a na zaúčtovanie dokladu.

Textový riadok

Toto je riadok textu, ktorý sa vytlačí na dokumente pre položky. Nevyžaduje vyplnenie žiadnych ďalších údajov.

Odpočítanie zálohy/platby

Táto položka sa používa na vyúčtovanie zálohových alebo preddavkových daňových dokladov

Hromadná fakturácia predajov/príjmov

Túto možnosť použite na výber skladových položiek, ktoré sa majú hromadne fakturovať do vydanej/prijatej faktúry. Vo vystavenej faktúre je dátum zdaniteľného plnenia nastavený podľa dátumu poslednej vystavenej faktúry.Podľa odberateľa/dodávateľa zadaného na faktúre program ponúkne všetky nevyfakturované doklady spoločnosti.

Zaškrtnutím

v hornej časti môžete označiť všetky výdavky na fakturáciu. Ďalším spôsobom je, že ich môžete vybrať aj jednotlivo zaškrtnutím v jednotlivých riadkoch. Následne sa v riadku dokladu v stĺpci "Stav dokladu" zobrazí položka "Hromadne fakturované" a v zozname skladových dokladov v stĺpci "Hromadná fakturácia" sa zaškrtnutím označí položka "Hromadne fakturované".

Dokument bez položiek

Ak nechcete položky do dokladu obstarávať vyššie uvedeným spôsobom, máte možnosť vyplniť hodnoty v CZK alebo v cudzej mene priamo v "Hlavičke" dokladu v paneli vpravo dole. V závislosti od počtu vyplnených riadkov (hodnoty DPH) sa v dolnom paneli automaticky vytvoria 1-3 položky, ktoré už nemôžete ďalej upravovať.

Hlavná karta

Voľba "Položka"

Túto položku použite, ak potrebujete zadať množstvo a cenu za jednotku množstva. Obsah dialógového okna sa líši v závislosti od typu dokumentu, kde si môžete prečítať podrobnejšie informácie.

Ak nepoznáte cenu za MJ, nemusíte ju v dokladoch vypĺňať (okrem výdajného lístka). Ak vyplníte množstvo a celkovú jednotku, program sám vypočíta hodnotu v poli "Cena za MJ".

Výber "Položka na odoslanie"

Táto položka sa najčastejšie používa na odoslanie dokumentu. Vyplní sa popis položky a vyberie sa sadzba DPH. Cenu je možné vyplniť dvoma spôsobmi - DPH sa vypočíta buď zdola (zo základu - presne) alebo zhora (z ceny vrátane DPH - pomocou koeficientu). Sumy je možné podľa potreby prepísať. Ak ste v paneli vpravo dole v "Hlavičke" dokumentu vybrali cudziu menu, sprístupní sa pole v pravej časti - mena.

Dolná časť karty je venovaná účtovníctvu. Ak nie je vyplnený vyhlásenie o príspevku, môžete ho vyplniť alebo upraviť. To isté platí pre účtovníctvo, riadok DPH, stredisko a zmluvu. Viac informácií o účtovaní položiek nájdete v samostatnej kapitole "Účtovanie v položkách".

Ke každej položke na tejto karte môžete vytvoriť aj poznámku.

"Textový riadok"

Tu máte možnosť vyplniť iba údaj v poli "Názov"

Táto karta sa vyplní len vtedy, ak pri výbere položiek vyberiete možnosť "Položky", t. j. pri vytváraní položiek s množstvom a cenou za MJ.

Je věnována převážně účetnictví. Ak účtovný predpis nie je vyplnený, môžete ho vyplniť alebo upraviť. To isté platí pre účty, riadok DPH, strediská a zmluvy. Viac informácií o účtovaní položiek nájdete v samostatnej kapitole "Účtovanie v položkách".

Ak potrebujete pri položke evidovať sortiment a export, musíte ho vyplniť pri nákupe položky tu na tejto karte. Pri predaji ho stačí vybrať tu.

Ke každej položke na tejto karte môžete vytvoriť aj poznámku.

Súvisiace: