Máte e-shop, alebo plánujete jeho zriadenie? Potom ste tu správne!

V nasledujúcom návode si ukážeme, aké nastavenie je potrebné pre správne fungovanie s ABRA Flexi a aké sú možnosti API integrácie.

E-shop môžete napojiť na ABRA Flexi sami pomocou REST API, alebo využiť niektorý z hotových mostíkov našich partnerov. Všeobecne informácie o napojeniach a toku dát nájdete v našom inom článku.

Ako také napojenie bežne vyzerá, je znázornené na diagrame nižšie.

Rovnako ako pri ktorejkoľvek inej firme, prvým krokom by malo byť vyplnenie nastavenia firmy. Vynecháme teraz základné informácie ako adresu, alebo či je firma platiteľom DPH, hoci sú to samozrejme aj údaje, ktoré je potrebné nastaviť.

Prejdeme rovno na nastavenie súvisiace s e-shopom - otvoríme si nastavenie firmy a prejdeme do sekcie "Moduly".

V súvislosti s e-shopom sú tu predovšetkým dve kľúčové nastavenia, obe úzko súvisia so skladovým hospodárstvom.

Zvyčajne s prevádzkou e-shopu súvisí aj sklad a systém tvorby rezervácií - príde objednávka, chcem položku na sklade rezervovať a teda zablokovať daný počet MJ na iné použitie.

Nastavenie tvorby rezervácií nájdete v podsekcii "Predaj". Detailné vysvetlenie všetkých dostupných možností nájdete v našej dokumentácii.

Predvolené nastavenie je vytváranie rezervácií ručné, teda pokiaľ pri danej objednávke priamo nezvolíme možnosť "Rezervovať", žiadna rezervácia sa nevytvorí.

Kľúčová otázka je - majú byť rezervácie vytvárané automaticky pri vzniku objednávky? Pokiaľ áno, zvolíme túto možnosť v nastavení vyššie.

Neexistuje jednoznačná odpoveď na to, ktorú z variant použiť, bez predchádzajúcej znalosti procesov spoločnosti. Bežne sa však používa variant tvorby "Automatická pri vytvorení objednávky" s aktívnou možnosťou "Povoliť rezerváciu do záporu".

V praxi to znamená, že sa rezervácia vytvorí pri vzniku objednávky úplne vždy, bez ohľadu na dostupnosť položky na sklade. Počet rezervácií tak môže presiahnuť počet skladom. Bez aktívnej možnosti rezervácie do záporu by sa rezervácie z objednávok prestali vytvárať po dosiahnutí nulového množstva na sklade.

Druhým globálnym nastavením súvisiacim s prevádzkou e-shopu je nastavenie skladového hospodárstva. Nachádza sa v podsekcii "Tovar".

Kľúčové nastavenie je predovšetkým metóda oceňovania zásob, teda či má dochádzať k oceneniu výdajky metódou váženého priemeru alebo metódou FIFO. Podrobnosti nájdete v našej dokumentácii.

V návode si ukazujeme len veci, ktoré sú pre e-shop bežne potrebné. V nastavení firmy však môže byť rad ďalšieho, čo môže byť potrebné pre správne fungovanie práve vašej firmy.

Pokiaľ si nie ste nastavením istí, odporúčame počiatočnú implementáciu realizovať s naším konzultantom. Konzultáciu na ľubovoľnú tému si môžete vyžiadať na našom webe.

Ďalší krok, pravdepodobne výrazne rýchlejší, avšak neménej dôležitý než predchádzajúci, je založenie skladov.

Máte len jeden sklad, alebo máte skladov viac a napr. bežne medzi nimi tovar prevážate? ABRA Flexi všetky možnosti pokryje.

Kompletný postup, ako založiť jeden alebo viac skladov, popisuje náš návod, postupujte teda podľa neho. A ak by vás zaujímalo, ako medzi skladmi vytvoríte prevodku, všetko potrebné je tu.

Hľadáte fulfillmentové riešenie, ktoré je možné integrovať s ABRA Flexi? Ponúka sa napríklad Skladon.

Čo nás však bude zaujímať najviac, je katalóg našich produktov. A pravdepodobne aj to, ako ho čo najefektívnejšie založiť.

Vyvstáva tu kľúčová otázka - máte už teraz nejaký katalóg položiek a je v nejakom strojovo spracovateľnom formáte, alebo ho možno do takého formátu dostať?

Pokiaľ áno, je z polovice vyhraté. Založenie katalógu bude v takom prípade výrazne jednoduchšie.

Možností importu je viac, typicky ide buď o jednorazový import z Excelu, alebo prenos už existujúceho katalógu z e-shopu do Flexi cez API.

Import z Excelu, zrejme používateľsky najviac priateľská možnosť. Všetky náležitosti importu popisuje náš návod. Neviete si s importom rady, alebo nemáte čas veci sa venovať? Radi vám pomôžeme a vaše dáta naimportujeme za vás. V prípade záujmu sa na nás neváhajte obrátiť na e-maile podporaflexi@abra.eu alebo online chate priamo v aplikácii.

Import produktov v API môže byť jednorazový alebo opakovaný. To, o aký sa bude jednať, vychádza z rozhodnutia, kde bude prebiehať správa produktov. Konkrétne požiadavky pre prenos katalógu popisuje technický návod k napojeniu cez REST API.

V opačnom prípade, teda keď žiadne dáta na import k dispozícii nemáte, by bolo samozrejme nutné všetky položky založiť ručne.

Ako na to sa dozviete v našom návode.

Pred integráciou e-shopu s ABRA Flexi je potrebné rozhodnúť, na akom mieste bude prebiehať správa produktov - na e-shope alebo vo Flexi.

Flexi má celý rad polí pre uvedenie informácií potrebných na prenos na e-shop k dispozícii, avšak môžu sa samozrejme nájsť polia, ktoré vo Flexi nie je kam uviesť.

Ak máte teda len jeden e-shop (resp. jeden online predajný kanál), môže sa správa produktov priamo na e-shope javiť ako lepšia možnosť. E-shop bežne obsahuje potrebné polia, či už pre SEO alebo napr. pre informácie o danej variante.

Ak je ale predajných kanálov viac a hľadáte centrálnu správu a teda jedno miesto, kde je "pravda" v dátach, môže sa správa produktov vo Flexi začať javiť ako lepšia možnosť.

Aj ABRA Flexi má možnosť vyriešiť prípadné chýbajúce polia pomocou tzv. atribútov (pozri dokumentáciu). Tie môžu chýbajúce polia doplniť a sú dostupné aj v API (teda pre prenos na e-shop).

Neexistuje teda jednoznačná odpoveď, či je správna prvá alebo druhá možnosť bez predchádzajúcej znalosti vašej firmy. Pre každú spoločnosť môže byť vhodné niečo iné a pokiaľ si nie ste istí, odporúčame vec konzultovať. Buď s nami alebo so spoločnosťou, ktorá e-shop s ABRA Flexi integruje.

Kľúčové je, aby či už na jednu alebo druhú stranu "tiekli" tie správne dáta. V oboch prípadoch však synchronizáciu produktov zaistite dávkou, nie položku po položke jednotlivo.

Ako takú dávkovú synchronizáciu navrhnúť - a kedy sa namiesto nej oplatí použiť webhooky, teda nechať si zmeny oznámiť - rozoberá kapitola o voľbe architektúry prepojenia.

Pokiaľ voľbou bude správa produktov na e-shope, je potrebné zaistiť prenos dát v nejakej pravidelnej frekvencii. Zmeny alebo vytvorenie nových produktov, ktoré realizujete na e-shope, musia byť v takom prípade prenesené do Flexi.

Pokiaľ voľbou bude správa produktov v ABRA Flexi, je opäť potrebné zaistiť prenos produktov (spoločne so stavom skladu) v nejakej pravidelnej frekvencii. Rozdiel tu môže byť v tom, že na e-shop má byť prevedená napr. len časť produktov.

Také nastavenie prípadne zaistíte pri jednotlivých položkách v cenníku, pomocou poľa "Export na e-shop". Je v takom prípade potrebné zaistiť, aby napojenie e-shopu bralo toto pole do úvahy a položky bez aktívneho exportu na e-shop neprenášalo.

Čo v ABRA Flexi v súvislosti s e-shopom takmer s istotou budete evidovať, je sklad - všetky príjemky, výdajky a prevodky daných položiek, ktoré spoločne vytvárajú stav skladu. V aplikácii ho nájdete na skladových kartách.

Pokiaľ zatiaľ nemáte skúsenosť so skladovým hospodárstvom v ABRA Flexi, odporúčame pozrieť si videonávod a prípadne si dohodnúť konzultáciu.

Stav skladu môžete každopádne v pravidelnej frekvencii prenášať dávkovo na e-shop. Prenos dáva zmysel vo chvíli, keď chcete zákazníkov informovať o reálnom stave skladu, alebo aspoň zverejňovať základné info ako "Je na sklade", "Nie je na sklade" alebo napríklad "Na objednávku" v závislosti od reálneho stavu.

V ojedinelých prípadoch, ak napríklad vyrábate až na základe objednávok a teda stav skladu nie je pre vytvorenie objednávky na e-shope relevantný, nemusí byť synchronizácia potrebná.

Pokiaľ synchronizáciu však riešiť budete, sú v zásade dve možnosti:

Dostávame sa pravdepodobne k tomu najdôležitejšiemu, vzniku objednávky a teda čo sa má stať vo Flexi, keď objednávka na e-shope vznikne. Keďže sa celý článok točí okolo napojenia e-shopu, budeme sa baviť o prenose objednávky práve v rámci napojenia.

Pokiaľ realizujete napojenie po vlastnej osi, bude vás zaujímať dátová štruktúra objednávky.

V "krabicových" integráciách sú bežne objednávky vytvárané v reálnom čase. Vznikne objednávka na e-shope, je v priebehu sekúnd prenesená do Flexi.

Nedá sa opäť jednoznačne povedať, že má byť objednávka vytvorená hneď, bez ohľadu na použitú formu úhrady a jej stav. Všetko musí vychádzať z nastaveného procesu, teda postupu vyhovujúceho vašej spoločnosti.

Berme ale ako modelovú situáciu práve tú, že so vznikom objednávky na e-shope vznikne objednávka aj vo Flexi a automaticky zarezervuje na sklade v nej obsiahnuté položky.

Po vytvorení objednávky s aktívnou automatickou rezerváciou do záporu bude výsledok na skladovej karte nasledovný:

Zvyčajne to, čo sa následne s objednávkou deje, ovplyvňuje forma úhrady. Na ňu sú naviazané ďalšie procesy, ktoré pracujú s objednávkou.

Nižšie si pre lepšiu predstavu popíšeme bežne používané formy úhrad a ich typický dopad na prácu s objednávkou v scenári použitom vyššie (teda objednávka je vytvorená vo Flexi).

Objednávka bola prenesená do Flexi, zarezervovala tovar a na ďalšiu prácu čakáme na jej úhradu. Ako pomocný doklad na párovanie úhrady môžeme použiť zálohovú faktúru, ktorú je možné k objednávke automaticky vytvoriť. Akonáhle úhrada príde, zálohu uhradíme a postúpime objednávku k expedícii. Súčasne s tým môžeme vytvoriť faktúru, v ktorej zálohu odpočítame.

Objednávka je prenesená do Flexi až vo chvíli, keď má e-shop potvrdenie jej úhrady. Pokiaľ teda vo Flexi objednávka s touto formou úhrady vznikne, malo by byť isté, že je uhradená a teda rovno putuje do expedície. Zasielame ju obvykle spoločne s faktúrou (hoci samozrejme faktúru môžeme zaslať bezodkladne po úhrade).

Objednávka bola prenesená do Flexi a rovno odovzdaná do expedície. Po expedícii tovaru a odovzdaní prepravcovi môžeme fakturovať. V ideálnom prípade však fakturujeme až vo chvíli, keď máme od prepravcu potvrdenú úhradu.

Vždy je potrebné rozhodnúť, kedy a za akých okolností má dôjsť k prenosu objednávky a aké sú ďalšie (napr. automatizované) kroky, ktoré pri objednávke budú nasledovať.

Vyššie sme si popísali tri najbežnejšie formy úhrady a na ne naviazané možné scenáre, ako ďalej postupovať s objednávkou. Všetky vyššie popísané kroky môžu byť automatizované cez REST API, často je to tak realizované práve v rámci už hotových integrácií.

Nie je však možné jednoznačne určiť, aký postup je pre vaše procesy a firmu ten správny, bez ohľadu na formu úhrady. Vždy odporúčame celú vec konzultovať s nami alebo so spoločnosťou, ktorá zabezpečuje napojenie.

Posledným krokom v celom procese je expedícia objednávky. Tým sa rozumie vyskladnenie tovaru a odovzdanie objednávky prepravcovi.

Postup môže byť pre rôzne firmy rôzny, hoci jadro procesu zostáva pravdepodobne rovnaké. Vždy potrebujeme tovar zo skladu vydať a zákazníkovi zaslať faktúru (pokiaľ sa tak už nestalo skôr).

Čo sa ABRA Flexi týka, objednávka prejde pri expedícii tzv. realizáciou, teda procesom, keď je z objednávky vytvorená výdajka, faktúra alebo oboje. Pokiaľ realizujete napojenie po vlastnej osi, postup popisuje náš návod.

Kedy a aká operácia bude vykonaná, ovplyvňuje obvykle vyššie spomenutá forma úhrady. Tá môže byť vykonaná buď automaticky (v rámci integrácie) alebo ručne v aplikácii. Informácie k postupu v rámci aplikácie nájdete v našom návode.

Preklopením objednávky vo Flexi proces nekončí, musíme ešte informovať prepravcu o tom, že objednávku expedujeme. Teda že mu tovar na odoslanie buď doručíme, alebo že objednávame zvoz.

Potrebné kroky môžeme samozrejme urobiť ručne, teda bežne priamo na portáli prepravcu, alebo napr. z pozície e-shopu, ak existuje doplnok / plugin na napojenie.

Riešenie sa však ponúka aj v rámci ABRA Flexi:

V oboch prípadoch, okrem iného, umožní softvér odosielať potrebné dáta prepravcom a vychádzať na tieto účely priamo z objednávky v ABRA Flexi. Pre viac informácií kontaktujte vývojárov aplikácií.

Aké spoločnosti najčastejšie napájajú e-shopy na ABRA Flexi?

Všetky oficiálne zverejnené riešenia pre e-shopy nájdete na našom webe. Pokiaľ by sme však mali spomenúť najvýraznejšiu spoločnosť, bude ňou pravdepodobne Dativery, ktorej portfólio zahŕňa desiatky e-shopov.

Môžem e-shop napojiť po vlastnej osi?

Áno, ABRA Flexi má REST API, teda ponúka sa možnosť zaistiť vlastné napojenie. Všetky potrebné informácie popisuje návod Ako napojiť e-shop na ABRA Flexi cez REST API. Nie je v tomto prípade nutné voliť e-shopové riešenie podľa toho, čo je už naintegrované.

Zaujímajú ma všeobecné informácie o napojení, nechcem čítať článok s nastavením

Pozrite sa do nášho článku, ktorý je len vo všeobecnej rovine a jednoducho vysvetľuje jednotlivé možnosti.