Dopyt vydaný

Vydané dopyty sú opačným pohľadom na prijaté dopyty, kedy od vašich dodávateľov dopytujete tovar a služby. Z vydaných dopytov môžete vytvárať prijaté ponuky a vydané objednávky. Zoznam vydaných dopytov nájdete v module „Nákup".

__________________________________________________________________

Obslužné funkcie
​

Zoznam dokladov má hornú nástrojovú lištu s tlačidlami funkcií a filtračnými roletami. Oboje slúži na rýchle spustenie často používaných funkcií a výber zobrazení.

__________________________________________________________________

Funkcia „Väzby"
​

Pri tvorbe a aktualizácii dokladov vznikajú väzby medzi jednotlivými dokladmi. Keďže vydaný dopyt môže byť úplne prvým dokladom v celom obchodnom cykle, prechod všetkými väzbami bude ukážkou zreťazenia celého obchodného prípadu. Po stlačení tlačidla „Väzby" uvidíte v tabuľke všetky doklady, ktoré sú vo väzbe s aktuálnym dokladom (na ktorom stojí kurzor). Z tejto tabuľky môžete jednoducho dvojklikom otvoriť ľubovoľný naviazaný doklad. Týmto spôsobom môžete vidieť celú históriu dokladu.

Príklad, ako ABRA Flexi udržiava väzby medzi dokladmi:

Pozeráte-li sa na akýkoľvek doklad uprostred opísaného reťazca, môžete sa pomocou funkcie Väzby v tomto reťazci pohybovať a vidieť tak súvisiace doklady. Táto funkcia ABRA Flexi vám uľahčí prácu pri vyhľadávaní a kontrole dokladov.

__________________________________________________________________

Funkcia „Sumy"
​

Pomocou tohto tlačidla sa vykonáva sumarizácia aktuálneho výberu (pomocou zaškrtnutia) dokladov zo zoznamu. Sumarizácia sa zobrazí v novom okne nasledujúcim spôsobom:

Ak si chcete uložiť zobrazenú sumarizáciu do súboru, musíte najskôr kliknúť myšou do výsledku sumarizácie (aktivujete kurzor v okne) a potom stlačíte kláves Ctrl-A (tým vykonáte výber všetkých výsledkov v dialógu) a ďalším stlačením Ctrl-C vložíte údaje do pamäte. Ak otvoríte ľubovoľný textový editor (WordPad, Microsoft Word, LibreOffice, Apache OpenOffice, …), môžete pomocou klávesu Ctrl-V vložiť výsledok z pamäte do editora a ďalej s ním pracovať (tlačiť, archivovať, …).

Poznámka: Pod Mac OS X je namiesto klávesu Ctrl potrebné použiť kláves Command.

__________________________________________________________________

Funkcia „Služby"
​

Funkcia Služby – Tlač aktuálneho dokladu

Vytlačí doklad, ktorý je zvolený kurzorom. Po stlačení tlačidla sa zobrazí náhľad dokladu, aby ste mali predstavu, ako bude doklad vyzerať po vytlačení na tlačiarni. Pri zobrazení náhľadu je možné zmeniť jazyk dokladu. Ak je doklad v poriadku, je možné ho vytlačiť (tlačidlo „Tlačiareň" v ľavom hornom rohu náhľadu), exportovať tlačovú podobu do štandardného formátu PDF (tlačidlo „PDF/Acrobat") alebo doklad odoslať e-mailom (tlačidlo „List").

Funkcia Služby – Súhrnné informácie o firme

Pri tvorbe dokladu alebo pri jeho aktualizácii je niekedy dôležité získať informáciu o tom, aké „finančné vzťahy" máte s obchodným partnerom, aby ste mohli zvoliť vhodnú reakciu či zodpovedajúci postup pri tvorbe ďalších dokladov.

Program zobrazí kartu firmy so záložkou Súhrnné informácie:

Záložka zobrazuje v prvom stĺpci údaje o fakturácii a platobnej morálke: Celkom fakturované, Nezaplatené, Zaplatené po dátume splatnosti, Priemerná prodleva splatenia v dňoch, Limit fakturácie, Definovaná splatnosť

V druhom stĺpci budú všetky nehotové a nestornované „obchodné" doklady: Neuzavreté prijaté dopyty, Neuzavreté vydané ponuky, Nevyfakturované prijaté objednávky, Neuzavreté vydané dopyty, Neuzavreté prijaté ponuky, Nenaskladnené vydané objednávky

Ak vás zaujímajú ďalšie údaje o firme, sú k dispozícii v ostatných záložkách.

Funkcia Služby – Vytvoriť prijatú ponuku

Po výbere tejto funkcie dôjde ku generovaniu prijatej ponuky, ktorá je v podstate kópiou dopytu do ponuky. Ponuku vám síce pošle váš dodávateľ, ale tým, že ponuku vytvoríte kópiou dopytu, ušetríte si prácu s prepisovaním už napísaného.

Funkcia Služby – Vytvoriť vydanú objednávku

Pomocou tejto funkcie vytvoríte z vydaného dopytu vydanú objednávku. Všetky informácie zadané vo vydanom dopyte sa „prenesú" do vydanej objednávky.

Funkcia Služby – Dopytovať u iného dodávateľa

Po výbere tejto funkcie vytvoríte vydaný dopyt s nevyplneným dodávateľom. Kopírujú sa všetky položky už vydaného dopytu.

__________________________________________________________________

Filtračné rolety
​

Pomocou filtračných roliet môžete jednoducho a rýchlo vykonávať filtráciu zobrazených dokladov. Filtráciu si nastavte podľa svojich aktuálnych potrieb; naposledy použitá filtrácia sa aplikuje aj pri ďalšom otvorení zoznamu. Filtrovať je možné podľa parametrov:

Kalendárny rok (vystavenie dokladu)

Ponúkajú sa roky zostupne od nasledujúceho kalendárneho roku (podľa dátumu počítača) do roku 1990.

Dátum (vystavenie dokladu)

Len pre aktuálne účtovné obdobie: Posledných 7 dní, posledných 35 dní, aktuálny deň, aktuálny týždeň, aktuálny mesiac

Vždy: 12x kalendárny mesiac, 4x štvrťrok (v roku zvoleného účtovného obdobia či v roku zvolenom vo filtri)

Typ dokladu

Ponúkajú sa jednotlivé založené typy dokladov.

Stav (realizácie)

Nehotovo, Nešpecifikované, Pripravené, Schválené, Čiastočne vydané/prijaté, Vydané/prijaté, Čiastočne hotovo, Hotovo, Storno

Používateľ

Vyfiltrujete doklady, ktoré boli vytvorené konkrétnym používateľom.

Filtračné rolety na prvom mieste ponúkajú položku neobmedzujúcu zobrazenie podľa parametra. V každej rolete je možné zvoliť práve jednu položku; pre pokročilé nastavenie použite funkciu globálnej filtrácie.

__________________________________________________________________

Karta „Vydaný dopyt"
​

Nový záznam vydaného dopytu vytvoríte stlačením tlačidla „Nový" na hornej lište tabuľky. Po stlačení sa otvorí prázdny formulár vydaného dopytu.

__________________________________________________________________

Panel 1, Záložka „Hlavná"
​

Typ dokladu

Povinné pole

Vyberiete zo zoznamu typov dokladov (program si pamätá posledný zadaný typ dokladu v sérii zadávaných dokladov). Typ dokladu určuje správanie dokladu a zároveň nesie základné hodnoty dokladu.

Interné číslo

Hodnota je automaticky vyplnená po výbere dokladovej rady. V parametroch prihláseného používateľa môžete predefinovať „jeho" dokladovú radu.

Vystavené

Dátum vystavenia. V prípade, že zadané účtovné obdobie sa zhoduje s aktuálnym kalendárnym rokom, je pri prvom doklade zo série dátum nastavený z dátumu počítača. V opačnom prípade je dátum nastavený na posledný deň zadaného účtovného obdobia. Pri ďalšom doklade v sérii je dátum preberaný z predchádzajúceho dokladu.

Stav dopytu

Nešpecifikované

Prvý stav dopytu po jeho vytvorení. Dopyt nemôže vstupovať do ďalších akcií a stav vznikne automaticky pri vytvorení dopytu.

Pripravené

Ak je vyžadované schválenie, potom je dopyt pripravený na ďalšie spracovanie. Prepnutie vykoná používateľ.

Schválené

Dopyt je schválený na ďalšie spracovanie formou ponuky. Prepnutie vykoná používateľ.

Hotovo

Kompletný dopyt je ponúknutý. Prepnutie vykoná používateľ alebo sa automaticky nastaví pri vytvorení ponuky kópiou dopytu.

Termín

Požadovaný termín dodávky tovaru alebo služby.

Popis

Bližšie informácie k dopytu.

__________________________________________________________________

Panel 1, Záložka „Doplnok"
​

Forma dopravy

Nepovinné pole.

Ponúkajú sa hodnoty evidované v menu Nástroje – Číselníky – Formy dopravy, napr. Česká pošta, PPL, Osobne. Pomocou klávesu F2 môžete otvoriť výberový zoznam pre pokročilejší výber, úpravu či pridanie formy dopravy.

Doprava a vyskladnenie

Nepovinné pole.

Je určené pre doplňujúci text týkajúci sa spôsobu dopravy, ktorý je využiteľný pri tvorbe výslednej faktúry.

Text môžete napísať ručne alebo pomocou rolovacej šípky zvoliť z preddefinovaných textov. Pri úpravách textu sa nad poľom zobrazia tlačidlá „plus a lupa". Ak práve zadaná poznámka ešte nie je medzi preddefinovanými textmi, je možné ju stlačením tlačidla „plus" pridať. Po stlačení tlačidla „lupa" sa otvorí číselník preddefinovaných textov, v ktorom je možné zvoliť iný z existujúcich textov, príp. texty pridávať, upravovať a mazať.

__________________________________________________________________

Panel 1, Záložka „Poznámka"
​

Poznámka

Ľubovoľná poznámka, možno napísať ručne alebo vybrať z preddefinovaných textov.

Na doklad sa netlačí.

__________________________________________________________________

Panel 1, Záložka „Prílohy"
​

Na tejto záložke môžete archivovať rôzne dokumenty týkajúce sa daného dopytu, napr. dokumenty z fázy prípravy dopytu.

Na hornej lište tabuľky sa nachádza rad tlačidiel, význam niektorých z nich je popísaný v samostatnej kapitole „Ovládanie programu".

Pomocou tlačidla „Nový" môžete pridať novú prílohu. Pri pridávaní máte na výber z týchto možností:

Pri vloženej prílohe sa nachádza ikona priečinka, ktorá vám umožní prílohu kedykoľvek zobraziť. Pomocou ikony priečinka si môžete prílohu uložiť na iné miesto. Tlačidlo skenu slúži na naskenanie daného dokumentu, druhá voľba umožňuje zvoliť skener a parametre skenovania.

__________________________________________________________________

Panel 1, Záložka „Úvod"
​

Úvodný text

Nepovinné pole. Bez obmedzenia počtu znakov.

Text, ktorý bude v tlačenej podobe uvedený pred položkami dokladu.

Úvodný text môžete do poľa napísať ručne. Pomocou tlačidla „troch bodiek" za poľom je možné otvoriť viacriadkové editačné pole. Pri úpravách úvodného textu sa nad poľom zobrazia tlačidlá „plus a lupa". Ak práve zadaný text nie je medzi preddefinovanými textmi, je možné ho stlačením tlačidla „plus" pridať. Stlačením tlačidla „lupa" sa otvorí číselník preddefinovaných textov, kde je možné zvoliť niektorý z existujúcich textov, príp. texty pridávať, upravovať a mazať.

__________________________________________________________________

Panel 1, Záložka „Záver"
​

Záverečný text

Nepovinné pole. Bez obmedzenia počtu znakov.

Text, ktorý bude v tlačenej podobe uvedený za položkami dokladu a pred rekapituláciou DPH. Ovládanie je popísané pri poli Úvodný text.

__________________________________________________________________

Panel 2, Záložka „Dodávateľ"
​

Firma

Obchodného partnera môžete zvoliť z Adresára (nasledujúce polia budú vyplnené automaticky), alebo môžete údaje partnera vyplniť ručne (v tom prípade toto pole ponecháte prázdne). Môžete zadať skratku či názov firmy dodávateľa (príp. napísať len časť skratky alebo názvu) a z ponúkaných záznamov zvoliť požadovanú firmu. Môžete tiež otvoriť zoznam firiem (pomocou ikonky napravo alebo klávesom F2) a hľadať firmu pomocou filtrov, hľadaného dodávateľa upraviť či pridať úplne nový záznam; na výber firmy zo zoznamu stačí dvojklik na jej záznam.

Ponúkajú sa len firmy evidované v Adresári obchodných partnerov, ktoré majú v poli Typ vzťahu zvolenú hodnotu Dodávateľ alebo Odber./Dodáv.

Názov

Uveďte presný názov firmy. Pole sa automaticky vyplní pri výbere firmy z adresára, v opačnom prípade ho vyplňte ručne.

Poznámka: Ak po vyplnení názvu firmy kliknete na modro podčiarknutý popisok poľa Názov, otvorí sa vám vo webovom prehliadači stránka s výsledkami hľadania v ARES (Administratívny register ekonomických subjektov) s údajmi z obchodného, príp. živnostenského registra, zo zoznamu platiteľov DPH a pod.

Ulica

Vyplňte ulicu sídla firmy vrátane súpisného čísla, orientačného čísla alebo kombinácie oboch.

Poznámka: Ak po vyplnení polí Mesto a Ulica kliknete na modro podčiarknutý popisok poľa Ulica, otvorí sa vám vo webovom prehliadači portál Mapy.cz s mapou sídla firmy.

Mesto

Vyplňte názov mesta alebo obce, v ktorom má firma sídlo.

Pri uvádzaní názvu mesta môžete využiť tzv. našepkávač: do poľa začnite písať názov mesta, obce alebo časti obce a aplikácia vám podľa začiatočných písmen poradí celý názov mesta aj s jeho prípadnou časťou, zároveň doplní zodpovedajúcu hodnotu do poľa PSČ.

PSČ

Zadajte PSČ sídla firmy (pre zahraničné firmy miestnu obdobu PSČ). Pri vyplnení platného PSČ sa automaticky vyplní hodnota v poli Mesto. Pri vypĺňaní PSČ môžete opäť využiť tzv. našepkávač: do poľa začnite písať prvé číslice PSČ alebo začiatok názvu mesta a aplikácia vám ponúkne možné mestá, obce alebo ich časti.

Štát

Zvoľte z rolovacieho zoznamu štát, v ktorom firma sídli. Ak ste vybrali mesto alebo PSČ z našepkávača, Česká republika alebo Slovensko sa vyplnili automaticky. Pre zrýchlenie hľadania môžete napísať prvé písmená z názvu štátu, aplikácia vás presunie na prvý zodpovedajúci štát.

IČO

Uveďte IČO obchodného partnera, jedinečné osemmestné identifikačné číslo právnickej osoby, podnikajúcej fyzickej osoby alebo organizačnej zložky štátu pridelené Českým štatistickým úradom, obchodným alebo živnostenským úradom (staršie čísla s menej číslicami sú spredu doplnené nulami). Ak pri vyplnenej hodnote českej firmy kliknete na modro podčiarknutý popisok poľa IČO, otvorí sa vám vo webovom prehliadači stránka s výsledkami hľadania v ARES (Administratívny register ekonomických subjektov) podľa IČO s údajmi z verejných registrov. V prípade slovenskej firmy sa zobrazí obdobná stránka s výsledkami hľadania v Obchodnom registri.

DIČ

Uveďte DIČ obchodného partnera, ak je platiteľom DPH. Daňové identifikačné číslo je daňovým úradom pridelené každej fyzickej alebo právnickej osobe, ktorá je povinná odvádzať dane. DIČ právnických osôb sa skladá zo skratky danej krajiny + IČO, DIČ fyzických osôb je tvorené opäť skratkou krajiny, ku ktorej sa pripájajú číslice rodného čísla.

Ak pri vyplnenej hodnote českej firmy kliknete na modro podčiarknutý popisok poľa DIČ, otvorí sa vám vo webovom prehliadači formulár hľadania registrovaných subjektov Ministerstva financií ČR, do ktorého je potrebné DIČ partnera doplniť a pre výpis informácií o platiteľovi DPH a jeho registrácii stlačiť tlačidlo Hľadaj. U firiem registrovaných v iných štátoch sa otvorí výsledok overenia DIČ (VAT) v systéme VIES Európskej komisie.

EAN

Uveďte medzinárodné číslo obchodnej položky (International Article Number), ak s obchodným partnerom komunikujete elektronicky alebo potrebujete na dokladoch uvádzať jeho identifikáciu vo forme čiarového kódu (na snímanie čítačkou).

__________________________________________________________________

Panel 2, Záložka „Poštová adresa"
​

Ak sa poštová adresa zhoduje s adresou sídla, ponechajte toto pole zaškrtnuté. Ak je poštová adresa iná ako adresa sídla, vyplňte poštovú adresu dodávateľa.

__________________________________________________________________

Panel 2, Záložka „Doručiť na adresu"
​

V tejto záložke môžete vybrať adresu, na ktorú má byť tovar doručený. Táto adresa musí byť evidovaná v „Adresári" obchodných partnerov.

Táto funkcia je dostupná len vo variante Premium.

__________________________________________________________________

Panel 3, Záložka „Špecifikácia"
​

V tomto paneli zadáte hodnoty, ktoré sú potrebné na spresnenie dokladu. Pri tvorbe položiek sa údaje automaticky prenášajú do zodpovedajúcich polí. Ak dôjde v hlavičke k zmene niektorého údaja, automaticky sa prenesie na položky s výnimkou tých položiek, kde ste hodnotu zmenili. Zmena pri položke je možná po sprístupnení hodnoty zrušením zaškrtnutia „kopírovať z hlavičky dokladu".

Typ prijatej ponuky

V rolovacom zozname sa ponúkajú hodnoty evidované v menu Nákup – Typy dokladov – Typy prijatých ponúk.

Stredisko

Nepovinné pole.

Umožňuje zaradiť doklad v rámci strediskového členenia účtovanej firmy. V prípade, že firma strediskové členenie nepoužíva, je automaticky zvolené stredisko s názvom „Centrála".

Zvolené stredisko sa zobrazuje len na interných opisoch dokladu.

Činnosť

Nepovinné pole.

Umožňuje položky členiť podľa činností.

V rolovacom zozname sú ponúkané hodnoty z číselníka Nástroje – Číselníky – Činnosť.

Zákazka

Nepovinné pole.

Môžete zo zákaziek evidovaných v číselníku Predaj – Zákazky zvoliť tú, ktorej sa doklad týka. Môžete zadať skratku či názov zákazky (príp. napísať len časť skratky alebo názvu) a z ponúkaných záznamov zvoliť požadovanú zákazku. Môžete tiež otvoriť číselník zákaziek (pomocou tlačidla „lupy" alebo klávesom F2) a hľadať zákazku pomocou filtrov, prípadne ju upraviť či pridať úplne nový záznam.

Štítky

Nepovinné pole.

Slúži na označovanie dokladu štítkami, ktoré sa následne zobrazujú v poli a predovšetkým môžu poslúžiť pri filtrovaní.

Po stlačení tlačidla Pripojiť sa otvorí formulár výberu štítkov. V ľavom poli sú ponúkané Dostupné štítky, v pravom poli sú štítky priradené aktuálnemu dokladu. Štítky môžete priraďovať alebo naopak odoberať pomocou tlačidiel šípok medzi uvedenými poľami. Ak používate štítky intenzívne, môžete využiť rolovací zoznam Skupiny určený na zobrazenie štítkov len zvolenej skupiny. Po nastavení štítkov potvrďte tlačidlom „OK".

Ak potrebujete pridať štítok, ktorý ešte nemáte v poli Dostupné štítky, použite tlačidlo „Správa štítkov". Otvorí sa číselník štítkov (menu Nástroje – Číselníky – Štítky), v ktorom môžete požadovaný štítok pridať.

__________________________________________________________________

Panel 3, Záložka „Zodpovedná osoba"
​

Zodpovedná osoba

Používateľ zodpovedný za danú príjemku/výdajku; ponúkajú sa osoby z menu Nástroje – Osoby a používatelia.

Kontaktná osoba

Meno používateľa, ktorého kontaktovať v súvislosti s daným dokladom.

Meno

Telefón

E-mail

__________________________________________________________________

Panel 4, Záložka „Domáca mena"
​

Záložka s domácou menou (zvyčajne označená „Kč" alebo „€") poskytuje finančný prehľad celého dokladu a rozdelenie súm podľa sadzieb DPH. Po pridaní prvej položky dokladu je väčšina polí záložky neprístupná a hodnoty polí sú aktualizované pri každej zmene položky.

Pre zadanie dokladu bez položiek sa sumy zadávajú do polí záložky (s výnimkou sumy základu a sumy DPH). Po zmene sumy v niektorom z polí sú zostávajúce polia krížovo dopočítavané (pozor však, pri ručnej zmene sumy DPH bude zodpovedať súčet súm v riadku, ale sumy nebudú zodpovedať percentuálnej sadzbe DPH). Aplikácia pri tzv.

bezpoložkovom doklade vytvára automatické položky typu „Účtovná položka", ktorých počet zodpovedá počtu využitých sadzieb DPH (resp. uvedeniu sumy za tovar a služby oslobodené od DPH). Doklad bez položiek sa hodí napr. účtovným firmám zadávajúcim doklad donesený klientom.

Zvyšok záložky tvoria polia v troch stĺpcoch:

Polia sú v riadkoch popísaných konkrétnou výškou sadzby DPH:

Spôsob výpočtu a zaokrúhľovania súm dokladov bez položiek:

Základ

Ak je suma základu zadaná ako prvá, príslušná DPH bude vypočítaná presne.

DPH

Ak je suma DPH zadaná ako prvá, príslušný základ bude vypočítaný presne.

Vrátane DPH

Ak je suma vrátane DPH zadaná ako prvá, príslušný základ a DPH budú vypočítané pomocou koeficienta (pre sadzbu 21 % je základ = 0,1736 * celkom, pre sadzbu 15 % je základ = 0,1304 * celkom).

Zaokrúhľovanie definované pri type dokladu nie je pri dokladoch bez položiek rešpektované, použije sa vyššie uvedený výpočet. Konečnú sumu môžete po výpočte upraviť podľa svojich potrieb.

__________________________________________________________________

Panel 4, Záložka „Mena"
​

Mena

Určuje menu súm dokladu. Predvolenou hodnotou je domáca (tuzemská) mena zadaná v Nastavení firmy, pri jej ponechaní zostávajú ostatné polia záložky nedostupné. Ak chcete doklad vytvoriť v inej mene, vyberte hodnotu zo zoznamu dostupných mien. Po jej zvolení budú sprístupnené zostávajúce polia záložky.

Kurz

Dvojica polí umožňuje určiť menový kurz pre domácu menu voči zvolenej mene. Po zvolení meny je kurz pre deň vystavenia dokladu sťahovaný z internetu, ale je možné ho upraviť alebo zadať vlastný. Ak sa kurz nepodarí načítať, pole v domácej mene sa farebne orámuje a nastaví na hodnotu 0,00.

Zvyšok záložky tvoria polia v troch stĺpcoch:

Polia sú v riadkoch popísaných konkrétnou výškou sadzby DPH:

Pri tzv. bezpoložkovom doklade je možné hodnoty v poliach upravovať s výnimkou sumy základu a sumy DPH, zostávajúce polia sú krížovo dopočítavané (pri zmene sumy za DPH však bude zodpovedať súčet súm, ale nie percentuálna sadzba DPH). Pri doklade s položkami sú polia súm nedostupné a zobrazujú hodnoty podľa zadaných položiek dokladu.

__________________________________________________________________

Panel 5, Záložka „Položky dokladu"
​

Položky dokladu môžete vytvárať dvoma spôsobmi.

Individuálna položka vytvorená používateľom

Položky generované programom

Skupinu položiek vytvárate načítaním obsahu iného dokladu.

__________________________________________________________________

Karta „Položky dokladu"
Hlavný panel
​

Kód z cenníka

Povinné pole

Sklad

Vyberte z rozbaľovacieho zoznamu.

Označenie

Skratka z cenníka

EANNázov

Celý názov cenníkovej položky (doplní sa výberom kódu z cenníka).

Množstvo

Počet kusov (počet kusov na sklade sa zobrazí po výbere skladu).

MJ

Merná jednotka

Vyberte z rozbaľovacieho zoznamu.

Je možné ich nastaviť v