Ako začať so mzdami, princípy a väzby
Táto kapitola nápovedy vám pomôže pri práci s modulom "Zamestnanci", kde čo nastaviť, aby ste mali čo najmenej problémov pri výpočte miezd. Pokúsi sa vysvetliť väzby medzi výpočtom miezd a ich prevodom do účtovníctva.
Skupiny osôb
Ak chcete zamestnancov triediť do skupín, je vhodné tieto skupiny vopred pripraviť priamo v module Zamestnanci. Je možné ich priebežne dopĺňať.
Obchodní partneri
V module "Obchodní partneri" v možnosti "Adresy firiem" je potrebné doplniť adresy zdravotných poisťovní, príslušnej Českej správy sociálneho zabezpečenia a príslušného daňového úradu. Je vždy potrebné vybrať aj príslušný typ vzťahu – daňový úrad, zdravotná poisťovňa, sociálna poisťovňa. Toto je nevyhnutné aj pre správne vypĺňanie tlačív. Zároveň nezabudnite nastaviť aj bankové spojenie pre jednoduchšiu úhradu vzniknutých záväzkov.
Účtovanie
Pre automatické účtovanie mzdových nákladov a záväzkov zo miezd je vhodné nastaviť si potrebné typy interných dokladov, typy záväzkov a predpisy zaúčtovania. Niektoré z týchto typov a predpisov sú už pripravené. Je potrebné ich skontrolovať a prípadne upraviť podľa vášho účtového rozvrhu.
Ide o nasledujúce záväzky:
Sociálne poistenie
Zdravotné poistenie
Vzhľadom na to, že existuje viac zdravotných poisťovní, má každý zamestnanec na svojej karte vyplnenú svoju zdravotnú poisťovňu. Ak by ste chceli mať pre každú zdravotnú poisťovňu samostatný analytický účet, na ktorom by sa sledovali záväzky, musíte pre každú poisťovňu vytvoriť samostatnú skupinu, kde na záložke "Zákl.informácie" nastavíte účet pre stranu Dal. Zatiaľ nie je rozšírené ďalšie pole pre mzdy, ale môžete na to využiť pole "Pre prijaté faktúry".
Preddavková daň
Zrážková daň
Rezident – daň
Záloha miezd
Dobierka
Zrážky
Ide o nasledujúce interné doklady:
Hrubá mzda
Náhrada mzdy
Zrážky
Tieto záväzky a interné doklady môžete dopĺňať aj priebežne.
Ak účtujete na strediská, každý zamestnanec na svojej karte (na hlavnom paneli) má vyplnené stredisko. Náklady sa potom budú účtovať na tieto strediská.
Takto pripravené typy sa potom vyberajú v nastavení miezd, ako je popísané v ďalšej kapitole "Nastavenie miezd". Ich vygenerovanie prebieha automaticky po stlačení jedného tlačidla "Generuj záväzky" v možnosti "Aktualizácia miezd".
Ak budete mať zamestnancov rozdelených do skupín, môžete pre každú skupinu osôb vybrať iný interný doklad na zaúčtovanie hrubej mzdy a náhrady mzdy. Pri ich vygenerovaní sa potom použije účtovanie podľa nastavenia v skupine.
Ak by ste potrebovali vyčleniť niektorých zamestnancov (nezáleží na tom, či sú zaradení do skupiny), môžete u zamestnanca vybrať iný interný doklad na zaúčtovanie hrubej mzdy a náhrady mzdy, iný interný doklad alebo záväzok na účtovanie zrážky zo mzdy. Pri vygenerovaní sa potom použije účtovanie podľa nastavenia u tohto zamestnanca.
Nastavenie miezd
Toto je ďalší dôležitý krok pre sprístupnenie modulu Zamestnanci. V ponuke "Firma" v možnosti "Nastavenie" vyberte záložku "Moduly" -> "Zamestnanci". Pri vypĺňaní tejto záložky sa riaďte príslušnou nápoveďou. Nezabudnite vyplniť všetky záložky.
Personalistika
Ak ste pripravili všetko, čo bolo uvedené v predchádzajúcich odsekoch, môžete sa pustiť do možnosti "Personalistika" a začať pripravovať jednotlivé karty.
Záložka "Zákl.informácie", "Ostatné" a "Adresa" sa týka osobných údajov.
Osobné údaje, ktoré majú vzťah k výpočtu miezd, je potrebné vyplniť v záložke "Parametre mzdy". Tu sú údaje týkajúce sa podkladov pre uznanie zliav na dani. Označuje sa, či zamestnanec podpísal vyhlásenie k dani, či uplatňuje zľavu na seba – ako na poplatníka alebo študenta, invaliditu. Tu sa nastavuje zdravotná poisťovňa zamestnanca a pod.
Nezabudnite vyplniť všetky čiastkové záložky. Ak zamestnanec uplatňuje zľavu na seba ako na poplatníka, musí to zaškrtnúť v záložke "Zľavy na dani" – nestačí zaškrtnúť, že podpísal vyhlásenie k dani.
Ak bude zamestnanec uplatňovať zľavu na nezaopatrného partnera, vyplňte záložku "Nezaopatrený partner".
Ak bude zamestnanec uplatňovať zľavu na dieťa, vyplňte záložku "Deti", potom je však potrebné toto dieťa ešte vybrať v záložke "Parametre mzdy", kde je samostatná záložka "Zľavy na dani".
Ak zamestnanec poberá dôchodok, tieto údaje vypĺňate v záložke "Ostatné".
Ak bude zamestnanec uplatňovať niektorú z ďalších zliav (invalidita, študent a pod.), doplňte údaje v záložke "Parametre mzdy", kde je samostatná záložka "Zľavy na dani".
V záložke "Bankové spojenie" vyplňte účet, na ktorý budete zamestnancovi zasielať mzdu (označte ako primárny). Vyplňte ďalšie účty, na ktoré budete zasielať sumy, ktoré budete zamestnancovi zrážať z platu.
Záložke "Pracovný pomer" venujte zvláštnu pozornosť. Nezabudnite na dôležitú podzáložku "Úväzok". Bez tohto vyplnenia nemusí byť mzda vypočítaná správne. Program nezistí, či bolo vyplnenie tejto záložky opomenuté alebo či nebola vyplnená úmyselne. Ak budete chcieť hrubé mzdy rôznych zamestnancov odlišne účtovať, je možné si to u každého zamestnanca nastaviť. Toto nastavenie má potom prednosť pred úvodným nastavením.
Ak má zamestnanec zložky mzdy, ktoré sa pravidelne opakujú (mesačná mzda, príplatky a pod.), vyberte ich v záložke "Stále mzdové zložky". Potom sa tu uvedené zložky budú pravidelne každý mesiac započítavať do miezd.
Ak zamestnanec neodpracuje celý mesiac z dôvodu neprítomnosti, vyberte druh neprítomnosti do záložky "Neprítomnosť". Túto záložku môžete následne opraviť aj v ďalšej možnosti Aktualizácia miezd pomocou tlačidla "Aktualizuj neprítomnosť".
Ďalšiu zvláštnu pozornosť venujte záložke "Smeny". Každý pracovný pomer a každý mesiac má jeden riadok. Je potrebné riadne označiť odpracované smeny, len tak budú mzdy správne vypočítané.
Do záložky "Zrážky" uveďte všetky zrážky, ktoré budete zamestnancovi zrážať z platu – výživné, sporenie, exekúcie a pod. Program zatiaľ nevie vypočítať výšku exekúcie na zrážku. V tejto záložke potom vyberáte zo záložky "Bankové spojenie" účet, na ktorý sa bude zrážka odosielať. Ak budete chcieť na rôzne zrážky odlišné účtovanie, je možné si ho ku každej zrážke nastaviť. Toto nastavenie má potom prednosť pred úvodným nastavením.
Mzdové zložky – vstup a výbery
Táto možnosť v module "Zamestnanci" umožňuje rýchlu aktualizáciu niektorých jednotlivých mzdových zložiek jednotlivých zamestnancov, napr. odmien a pod.
Aktualizácia miezd
Možnosť "Aktualizácia miezd" je posledným krokom pre spracovanie miezd, v ktorom mzdu vypočítate, môžete vykonať posledné úpravy, aktualizovať neprítomnosť a vygenerovať doklady do účtovníctva.
Tlačové výstupy
Možnosti "Tlačové výstupy" a "Mzdové zložky – vstup a výbery" umožňujú tlačiť potrebné mzdové zostavy, ktoré ste nenašli v predchádzajúcich možnostiach, napr. v personalistike, aktualizácii miezd.
Môžete tlačiť zostavy pre vlastnú potrebu (prehľady mesačné, ročné, za jednotlivcov aj za firmu a pod.), ale aj také, ktoré ste povinní predkladať zdravotným poisťovniam, ČSSZ, daňovému úradu a pod.