Činnosti sú veľmi jednoduchým číselníkom slúžiacim na ďalšie členenie Vašej spoločnosti. Vytvorením činností a ich priradením do dokladov zabezpečíte, aby bolo možné pracovať s výstupmi členenými práve podľa činností. Môže ísť o akékoľvek analytické či účtovné výstupy, alebo napríklad úplne individuálne používateľské dotazy.
Využitie číselníka nájdu najmä neziskové a príspevkové organizácie.
V predvolenom stave nie je v ABRA Flexi vytvorená žiadna činnosť. Z toho vyplýva, že nejde o povinný údaj a jeho využitie nie je nevyhnutné.
Kde činnosť vytvoriť?
Činnosť nájdete medzi číselníkmi v nastavení firmy alebo pomocou vyhľadávača. Ak otvoríme agendu činností, pri novej spoločnosti sa nám zobrazí nasledujúci pohľad.
Ako bolo spomenuté v úvode, žiadna činnosť v predvolenom stave nie je vytvorená. Cez tlačidlo Nový v ľavom hornom rohu aplikácie môžeme jednoducho vytvoriť novú činnosť a vyplniť požadované údaje.
Ak niektoré pole v ponuke formulára nevidíte (v predvolenom stave je napríklad skrytá adresa), môžete si pole jednoducho zobraziť pomocou nastavenia formulára.
Za kľúčové údaje môžeme považovať nasledujúce:
Názov (názov činnosti; povinný údaj)
Kód (jedinečný identifikátor činnosti; povinný údaj)
Poznámka a popis (voliteľné doplňujúce texty)
Platnosť (ak je činnosť platná iba v určitých časových rozsahoch, možno to nastaviť tu – princípy opisuje náš návod)
Ak máme činnosť nastavenú podľa potreby, môžeme pristúpiť k jej použitiu.
Ako činnosť použiť?
Princíp použitia činnosti spočíva v jej vyplnení na úrovni ľubovoľného dokladu alebo iného číselníka. Môže ísť o objednávky, faktúru či skladový doklad, ale aj sklad či obchodného partnera. Potrebujete určitú činnosť predvyplniť pre určité doklady? To zabezpečíte pomocou typu dokladu.
Použitie činnosti na úrovni iného číselníka
Kľúčovou a zrejme aj jedinou použiteľnou úlohou činnosti je jej vyplnenie v jednotlivých dokladoch. Je to z toho dôvodu, že vďaka takémuto vyplneniu bude následne možné generovať účtovné výstupy zamerané na tieto činnosti.
S dokladmi úzko súvisí ich šablóna, tzv. typ dokladu. Činnosť v ňom môžeme jednoducho prednastaviť, pričom následným vyplnením príslušného typu dokladu v konkrétnom doklade zabezpečíte jej prenesenie.
Použitie činnosti na úrovni dokladu
Kľúčovou úlohou je však definícia činnosti v konkrétnom doklade. Činnosť možno definovať na ktoromkoľvek doklade, najväčší zmysel však pravdepodobne dáva jej vyplnenie do účtovných dokladov – faktúry/pohľadávky/záväzky, pokladňa/banka, skladové doklady, interné doklady. Primárne totiž s činnosťami pracujú účtovné výstupy, v ktorých ju možno zvoliť už v sprievodcovi. Výsledkom bude výstup len pre túto činnosť.
Ukážeme si príklad na vydanej faktúre, do ktorej činnosť vyplníme. Vyplniť ju možno aj na položky dokladu – každá položka dokladu môže patriť inej činnosti. Ak ju vyplníte v hlavičke, v predvolenom stave ju položky prevezmú.
V ľubovoľných účtovných výstupoch možno následne rozlíšiť, pre akú činnosť sa má výstup generovať. Výstupy čerpajú hodnoty z jednotlivých položiek dokladu.
V súvislosti s činnosťami je možné vytvoriť aj vlastný reporting pomocou tzv. používateľských dotazov. V prípade záujmu o tvorbu vlastného reportu nás neváhajte kontaktovať.