Na přelomu účetního období je zapotřebí učinit určité kroky, abychom měli do nového období vše v pořádku a připravené. Níže naleznete veškeré kroky, které jsou zapotřebí vykonat, aby došlo k převodu zůstatků, skladových karet a přecenění dokladů.

Aktuální účetní období nalezneme pod názvem společnosti:

Zde je i možnost založení nového období a to kliknutím na aktuální období a nebo skrze Firma > Změna nebo přidání účetního období. Obě varianty nám otevřou to samé okno, kde je zapotřebí stisknout tlačítko "Správa účetního období".

Klikneme na nový a vytvoříme období pro následující rok (Flexi jej nabídne automaticky). Po vytvoření klikneme na uložit a zavřít. Po uložení se pod účetním období objeví hlášení o neuzavřeném období

Pomocí šipek vedle aktuálního období se můžeme mezi obdobími přepínat.

Po založení nového účetního období je zapotřebí nastavit dokladové řady pro následující rok. Dokladové řady nalezneme pod nabídkami Zboží, Prodej, Nákup, Peníze a Účetnictví.

Po otevření dokladové řady nalezneme seznam řad pro daný modul. Pro každou řadu nastavíme řadu pro nové účetní období. Změnu provedeme vybráním období a stisknutím tlačítka Změnit. Otevře se detail vybrané řady a stiskneme Přidat:

Otevře se detail a náhled dokladové řady, kde nalezneme i výběr účetního období. Zde zvolíme následující období a řadu uložíme:

Takto postupujeme ve všech dokladových řadách.

Dalším krokem bude inicializace následujícího účetního období, která nám přenese konečné zůstatky jako počáteční, skladové karty a jejich stavy a také nám přecení doklady a případně banku a pokladnu. Pokud budeme chtít banku a pokladnu přecenit, je zapotřebí učinit následující kroky.

Skrze Peníze - Seznam pokladen NEBO Seznam bankovních účtů, nalezneme námi vedené pokladny a bankovní účty. Standardně jsou tyto platební subjekty nastaveny bez požadavku na přecenění. Přecenění docílíme tak, že si označíme požadovanou Pokladnu nebo Bankovní účet a dáme Změnit. V detailu se přesuneme na záložku správa:

Pokud je Pokladna nebo Banka v cizí měně, tak se nám nabídne možnost zaškrtnutí políčka "Vytvářet přecenění při inicializaci účetního období". Po zaškrtnutí se při inicializaci přecení i vybrané Pokladny a Banky.

Prodej tzv. do mínusu (vystavení výdejek, i když není na skladě dostatek zboží), vytváří požadavky na výdej, které je nejlépe po každém příjmu aktualizovat, aby se stav skladu vyrovnal. V menu Nástroje > Aktualizace požadavků na výdej tento přepočet spustíme.

Minimálně ke konci roku je nutné zkontrolovat stav požadavků na výdej. Kontrola je možná provést např. skrze Zboží > Skladové karty, v nástrojové liště nalezneme tlačítko "Stav k datu" Zvolíme sledovaný sklad a vyplníme datum k 31.12., po vygenerování stavu k datu věnujeme pozornost sloupci Požadavky, kde vidíme kolik máme vygenerovaných požadavků na výdej. Následně věnujeme pozornost také sloupci "Stav zásob v MJ s požadavky" ve kterém zjistíme, kolik požadavků není možné uspokojit na aktuální stav zásob.

Dle počtu nevyrovnaných požadavků je nezbytné vytvořit příjemku na minimálně přesný počet chybějících kusů a následně spustit znovu "Aktualizaci požadavků na výdej", aby konečný stav skladu k 31.12. byl kladný (0< ks). Ve výše uvedeném případě bychom vystavili příjemku s upřesněním Holý příjem na 10 ks a následně bychom spustili aktualizaci.

Inicializace následujícího účetního období slouží ve Flexi jako dvojí nástroj. Buď jím převedete zůstatky účtů a skladových karet, a také přeceníte doklady a nebo s ním vytvoříte závěrku. Nebojte se tedy tento nástroj v případě potřeby spouštět opakovaně.

První spuštění inicializace slouží především pro převod skladových karet a jejich zůstatků, převod konečných zůstatků účtů na počáteční zůstatky a přecenění dokladů, Pokladny a Banky v cizích měnách.

Před samotnou závěrkou je možné inicializaci spouštět opakovaně a to především z důvodů aktualizace zůstatků skladových karet či účtů, po kontrole při závěrce. Po konečné závěrce doporučujeme uzavírané období i zamknout, aby nedošlo k nežádoucím změnám.

Vrátíme se k inicializaci a jejímu spuštění na přelomu účetních období. Postavíme se do období, který chceme uzavřít a převést jeho zůstatky do nového období. Tento nástroj nalezneme skrze Účetnictví > Inicializace následujícího účetního období (možné opakovat).

Po stisknutí se ocitneme v průvodci uzávěrky účetního období:

V dialogovém okně si nastavíme účet uzavření účetní knihy, účet otevření účetní knihy, účet převodu hospodářského výsledku, účet výsledku hospodaření ve schvalovacím řízení (účet 431 se v novém období automaticky nepřeúčtuje a tento krok je nutní udělat pomocí interních dokladů ručně). Pokud zůstatek nepřeúčtujete, může se Vám zobrazit následující hláška:

Zde zaškrtneme, které kroky chceme učinit. Pokud nemáme sklady, ponecháme "Provést převod skladu" nezaškrtnutý. Pokud si nepřejete přecenit (nemáte ještě napárované doklady předchozího období nebo nevedete cizí měnu), ponecháte nezaškrtnuté i "Provést přecenění". V takovém případě se provede pouze převod zůstatků účtů na počáteční stavy.

V případě, že jste nechali pole "Provést přecenění" zaškrtnuté, bude skrze tlačítko Další následovat výběr, zda chceme přecenit pouze neuhrazené doklady a nebo i Banky a Pokladny (přecenění vytvoří interní doklady, po opakování přecenění se původní interní doklady přepíší):

Dalším krokem v případě přecenění je rekapitulace kurzů k datu 31.12.:

Po spuštění se nám vytvoří interní doklady s přeceněním.

V případě, že jste nechali pole "Provést převod skladu" zaškrtnuté, bude skrze tlačítko Další následovat výběr zda chceme vynechat karty s nulovým zůstatkem (případně nastavení kolik dnů bez pohybu pro vynechání), zda chcete vynechané karty potvrdit (nabídne se k potvrzení každá skladová karta, která je určena k vyřazení) a nebo zda v novém účetním období zrušit nepoužité staré karty:

Po všech upřesněních se nabídne pole "Spustit uzávěrku". Po potvrzení se Vám může zobrazit následující pole:

Pokud netvoříte konečnou závěrku, tak toto pole potvrďte stisknutím ANO. Spustí se převody a v posledním kroku Vám nabídne Flexi možnost tisku závěrky:

Inicializaci ukončíte stiskem tlačítka "Dokončit" a pod účetním obdobím již nebudete mít informaci o neuzavřeném účetním období (pokud provedete změnu v minulém roce, informace o neuzavřeném období se opět otevře):

Detailní popis uzávěrkových operací

Pro kontrolu konečných zůstatků proti počátečním zůstatkům doporučujeme použít výslednou sestavu po inicializaci (stavy k 31.12.) proti sestavě, kterou naleznete v modulu Účetnictví > Účetní výstupy > Stavy účtů. Zde skrze tiskové sestavy zvolíte možnost "Počáteční stavy účtů - kontrolní tisk"

Po provedení předcházejících kroků můžete současně pracovat v obou účetních obdobích. Je nutné v hlavičce postranní navigace tyto období přepínat. Systém neumožní uložit doklad s datem např. 31.12.2023 do roku 2024 a naopak.

Upozornění: Účetní období nastavené v hlavičce postranní navigace nemá nic společného s vybraným účetním obdobím na filtrační liště tabulkových přehledů.

Účtovat můžete tedy pouze do aktivního účetního období pod názvem společnosti.

Období, které máte nastavené na filtrační liště, vám umožňuje zobrazovat doklady tohoto období. Pokud toto období není shodné s účetním obdobím v hlavičce postranní navigace, můžete takto zobrazené doklady pouze prohlížet, můžete je tisknout, odesílat mailem a pod., ale nemůžete je opravovat.

Videonávod:

Uzávěrka roku

Všeobecné:
​Kontrola rozdílných zůstatků

Inventura

Průvodce pro uzavření období a převod dat

Funkce inicializace následujícího účetního období

Souhrn kroků při závěrce kalendářního roku

Pro webové rozhraní:
​Uzavření období (WUI)

Inventura - WUI

V systému lze provést účetní uzávěrku pouze za celé měsíce, nikoliv k danému dni.

Flexi automaticky nezaúčtovává zůstatek z účtu 431. Tuto operaci je zapotřebí provést ručně do interních dokladů aktuálního (uzavíraného) roku. (Zisk 431/428 a nebo ztráta 429/431).

Ano, pokud provedete změny v minulém roce, v novém se nepromítnou bez provedení inicializace. (pokud máte hotové přecenění, doporučujeme jej při opakovaném převodu odškrtnout)