Na prelome účtovného obdobia je potrebné vykonať určité kroky, aby sme mali do nového obdobia všetko v poriadku a pripravené. Nižšie nájdete všetky kroky, ktoré je potrebné vykonať, aby došlo k prevodu zostatkov, skladových kariet a preceneniu dokladov.
1. Vytvorenie nového účtovného obdobia
Aktuálne účtovné obdobie nájdeme pod názvom spoločnosti:
Tu je aj možnosť založenia nového obdobia, a to kliknutím na aktuálne obdobie alebo cez Firma > Zmena alebo pridanie účtovného obdobia. Obe varianty nám otvoria to isté okno, kde je potrebné stlačiť tlačidlo "Správa účtovného obdobia".
Klikneme na nové a vytvoríme obdobie pre nasledujúci rok (Flexi ho ponúkne automaticky). Po vytvorení klikneme na uložiť a zavrieť. Po uložení sa pod účtovným obdobím objaví hlásenie o neuzavretom období
Pomocou šípok vedľa aktuálneho obdobia sa môžeme medzi obdobiami prepínať.
2. Dokladové rady
Po založení nového účtovného obdobia je potrebné nastaviť dokladové rady pre nasledujúci rok. Dokladové rady nájdeme pod ponukami Tovar, Predaj, Nákup, Peniaze a Účtovníctvo.
Po otvorení dokladovej rady nájdeme zoznam radov pre daný modul. Pre každú radu nastavíme radu pre nové účtovné obdobie. Zmenu vykonáme výberom obdobia a stlačením tlačidla Zmeniť. Otvorí sa detail vybranej rady a stlačíme Pridať:
Otvorí sa detail a náhľad dokladovej rady, kde nájdeme aj výber účtovného obdobia. Tu zvolíme nasledujúce obdobie a radu uložíme:
Takto postupujeme vo všetkých dokladových radách.
3. Precenenie pokladne a banky
Ďalším krokom bude inicializácia nasledujúceho účtovného obdobia, ktorá nám prenesie konečné zostatky ako počiatočné, skladové karty a ich stavy a zároveň nám precení doklady a prípadne banku a pokladňu. Ak budeme chcieť banku a pokladňu preceniť, je potrebné vykonať nasledujúce kroky.
Cez Peniaze - Zoznam pokladní ALEBO Zoznam bankových účtov, nájdeme nami vedené pokladne a bankové účty. Štandardne sú tieto platobné subjekty nastavené bez požiadavky na precenenie. Precenenie dosiahneme tak, že si označíme požadovanú Pokladňu alebo Bankový účet a dáme Zmeniť. V detaile sa presunieme na záložku správa:
Ak je Pokladňa alebo Banka v cudzej mene, ponúkne sa nám možnosť zaškrtnutia políčka "Vytvárať precenenie pri inicializácii účtovného obdobia". Po zaškrtnutí sa pri inicializácii precenia aj vybrané Pokladne a Banky.
Podmienkou pre správne vyčíslenie kurzových rozdielov je uzavretie minulých období.
V prípade, že minulé obdobia pred uzávierkou nie sú uzavreté, kurzové rozdiely sú vypočítané chybne.
4. Vyrovnanie skladu
Predaj tzv. do mínusu (vystavenie výdajok, aj keď nie je na sklade dostatok tovaru), vytvára požiadavky na výdaj, ktoré je najlepšie po každom príjme aktualizovať, aby sa stav skladu vyrovnal. V menu Nástroje > Aktualizácia požiadaviek na výdaj tento prepočet spustíme.
Minimálne ku koncu roka je nutné skontrolovať stav požiadaviek na výdaj. Kontrolu je možné vykonať napr. cez Tovar > Skladové karty, v nástrojovej lište nájdeme tlačidlo "Stav k dátumu". Zvolíme sledovaný sklad a vyplníme dátum k 31.12., po vygenerovaní stavu k dátumu venujeme pozornosť stĺpcu Požiadavky, kde vidíme, koľko máme vygenerovaných požiadaviek na výdaj. Následne venujeme pozornosť aj stĺpcu "Stav zásob v MJ s požiadavkami", v ktorom zistíme, koľko požiadaviek nie je možné uspokojiť pri aktuálnom stave zásob.
Podľa počtu nevyrovnaných požiadaviek je nevyhnutné vytvoriť príjemku na minimálne presný počet chýbajúcich kusov a následne znovu spustiť "Aktualizáciu požiadaviek na výdaj", aby konečný stav skladu k 31.12. bol kladný (0< ks). Vo vyššie uvedenom prípade by sme vystavili príjemku s upresnením Holý príjem na 10 ks a následne by sme spustili aktualizáciu.
5. Inicializácia nasledujúceho účtovného obdobia
Inicializácia nasledujúceho účtovného obdobia slúži vo Flexi ako dvojitý nástroj. Buď ním prevediete zostatky účtov a skladových kariet a zároveň precenite doklady, alebo s ním vytvoríte závierku. Nebojte sa teda tento nástroj v prípade potreby spúšťať opakovane.
Prvé spustenie inicializácie slúži predovšetkým na prevod skladových kariet a ich zostatkov, prevod konečných zostatkov účtov na počiatočné zostatky a precenenie dokladov, Pokladne a Banky v cudzích menách.
Pred samotnou závierkou je možné inicializáciu spúšťať opakovane, a to predovšetkým z dôvodu aktualizácie zostatkov skladových kariet či účtov, po kontrole pri závierke. Po konečnej závierke odporúčame uzatvárané obdobie aj zamknúť, aby nedošlo k nežiaducim zmenám.
Vrátime sa k inicializácii a jej spusteniu na prelome účtovných období. Postavíme sa do obdobia, ktoré chceme uzavrieť a previesť jeho zostatky do nového obdobia. Tento nástroj nájdeme cez Účtovníctvo > Inicializácia nasledujúceho účtovného obdobia (možné opakovať).
Po stlačení sa ocitneme v sprievodcovi uzávierky účtovného obdobia:
V dialógovom okne si nastavíme účet uzavretia účtovnej knihy, účet otvorenia účtovnej knihy, účet prevodu hospodárskeho výsledku, účet výsledku hospodárenia v schvaľovacom konaní (účet 431 sa v novom období automaticky nepreúčtuje a tento krok je potrebné urobiť pomocou interných dokladov ručne). Ak zostatok nepreúčtujete, môže sa vám zobraziť nasledujúca hláška:
Tu zaškrtneme, ktoré kroky chceme vykonať. Ak nemáme sklady, ponecháme "Vykonať prevod skladu" nezaškrtnuté. Ak si neželáte preceniť (nemáte ešte napárované doklady predchádzajúceho obdobia alebo nevediete cudziu menu), ponecháte nezaškrtnuté aj "Vykonať precenenie". V takom prípade sa vykoná iba prevod zostatkov účtov na počiatočné stavy.
V prípade, že ste nechali pole "Vykonať precenenie" zaškrtnuté, bude cez tlačidlo Ďalej nasledovať výber, či chceme preceniť iba neuhradené doklady alebo aj Banky a Pokladne (precenenie vytvorí interné doklady, po opakovaní precenenia sa pôvodné interné doklady prepíšu):
Ďalším krokom v prípade precenenia je rekapitulácia kurzov k dátumu 31.12.:
Po spustení sa nám vytvoria interné doklady s precenením.
V prípade, že ste nechali pole "Vykonať prevod skladu" zaškrtnuté, bude cez tlačidlo Ďalej nasledovať výber, či chceme vynechať karty s nulovým zostatkom (prípadne nastavenie, koľko dní bez pohybu pre vynechanie), či chcete vynechané karty potvrdiť (ponúkne sa na potvrdenie každá skladová karta, ktorá je určená na vyradenie) alebo či v novom účtovnom období zrušiť nepoužité staré karty:
Vynechať karty s nulovým zostatkom - nebudú prevádzané karty, ktoré majú nulový zostatok v MJ a Sk
Počet dní bez pohybu pre vynechanie - touto voľbou určíme minimálny vek nevyužívaných kariet - keď potom napríklad týždeň pred inicializáciou vyprázdnime kartu tovaru, program ju aj tak prevedie
Potvrdzovať vynechanie karty - touto voľbou môžeme sami určovať, ktorú kartu vynechať (nie je vhodné používať v prípade, keď máme na sklade veľké množstvo položiek)
V novom účtovnom období zrušiť nepoužité staré karty - touto voľbou môžeme vyradiť v novom účtovnom období karty, ktoré sa sem dostali omylom, napr. ak nevynecháme pri prevode staré karty a je potrebné chybu napraviť
Po všetkých upresneniach sa ponúkne pole "Spustiť uzávierku". Po potvrdení sa vám môže zobraziť nasledujúce pole:
Ak netvoríte konečnú závierku, tak toto pole potvrďte stlačením ÁNO. Spustia sa prevody a v poslednom kroku vám Flexi ponúkne možnosť tlače závierky:
Inicializáciu ukončíte stlačením tlačidla "Dokončiť" a pod účtovným obdobím už nebudete mať informáciu o neuzavretom účtovnom období (ak vykonáte zmenu v minulom roku, informácia o neuzavretom období sa opäť otvorí):
6. Rekapitulácia nástroja "inicializácia nasledujúceho účtovného obdobia"
Precenenie pohľadávok a záväzkov v cudzích menách kurzom k 31.12. (výsledné rozdiely budú zaúčtované do interných dokladov - opätovná inicializácia interné doklady aktualizuje)
Precenenie bánk a pokladní (ak ste nastavili tu)
Prevod konečných zostatkov bánk a pokladní ako počiatočné stavy nového obdobia
Prevod skladových kariet - prenesú sa konečné stavy skladu ako počiatok nového obdobia
Prípadné vymazanie nepoužívaných alebo prázdnych skladových kariet
Prevod konečných stavov účtov ako počiatočné stavy nového obdobia
Dôjde k zaúčtovaniu vygenerovaných odpisov
Po dokončení inicializácie je možné vytlačiť zostavu o prevodoch účtov cez konečný účet súvahový a účet ziskov a strát.
7. Kontrola počiatočných stavov v novom účtovnom období
Na kontrolu konečných zostatkov proti počiatočným zostatkom odporúčame použiť výslednú zostavu po inicializácii (stavy k 31.12.) proti zostave, ktorú nájdete v module Účtovníctvo > Účtovné výstupy > Stavy účtov. Tu cez tlačové zostavy zvolíte možnosť "Počiatočné stavy účtov - kontrolná tlač"
8. Súbežné účtovanie do oboch účtovných období
Po vykonaní predchádzajúcich krokov môžete súčasne pracovať v oboch účtovných obdobiach. Je nutné v hlavičke bočnej navigácie tieto obdobia prepínať. Systém neumožní uložiť doklad s dátumom napr. 31.12.2023 do roku 2024 a naopak.
Upozornenie: Účtovné obdobie nastavené v hlavičke bočnej navigácie nemá nič spoločné s vybraným účtovným obdobím na filtračnej lište tabuľkových prehľadov.
Účtovať teda môžete iba do aktívneho účtovného obdobia pod názvom spoločnosti.
Obdobie, ktoré máte nastavené na filtračnej lište, vám umožňuje zobrazovať doklady tohto obdobia. Ak toto obdobie nie je zhodné s účtovným obdobím v hlavičke bočnej navigácie, môžete takto zobrazené doklady iba prehliadať, môžete ich tlačiť, odosielať e-mailom a pod., ale nemôžete ich opravovať.
Ďalšie užitočné odkazy:
Videonávod:
Všeobecné:
Kontrola rozdielnych zostatkov
Pre webové rozhranie:
Uzavretie obdobia (WUI)
Najčastejšie otázky
Je možnosť vykonania ročnej závierky k určitému dátumu?
V systéme je možné vykonať účtovnú uzávierku iba za celé mesiace, nie k danému dňu.
Inicializácia ma upozorňuje na zostatok účtu 431.
Flexi automaticky nezaúčtováva zostatok z účtu 431. Túto operáciu je potrebné vykonať ručne do interných dokladov aktuálneho (uzatváraného) roka. (Zisk 431/428 alebo strata 429/431).
Urobili sme v minulom roku zmeny, máme znovu spustiť inicializáciu?
Áno, ak vykonáte zmeny v minulom roku, v novom sa neprejavia bez vykonania inicializácie. (ak máte hotové precenenie, odporúčame ho pri opakovanom prevode odškrtnúť)