Interní doklady

Účetnictví – Interní doklady

Na tomto formuláři vytváříte účetní a závěrkové operace, které nemají souvislost s párováním. Evidují se zde kurzové a zbytkové rozdíly vytvářené v návaznosti na nastavení firmy (menu Firma – Nastavení – záložka Automatické operace).

Pozor! Interní doklady není možné párovat s úhradou, slouží pouze pro zaúčtování (kurzové rozdíly, předpis mezd apod..). Pokud potřebujete doklad spárovat s úhradou v bance nebo pokladně nebo vyrovnat s jiným dokladem, je nutné vytvořit Ostatní pohledávku nebo Ostatní závazek.

Obslužné funkce

Seznam dokladů má horní nástrojovou lištu s tlačítky funkcí a filtračními roletami. Obojí slouží k rychlému spuštění často používaných funkcí a zvolení výběrů.

Funkce „Vazby“

Při tvorbě a aktualizaci dokladů vznikají vazby mezi jednotlivými doklady. Jsou jimi:

Uhrazující doklad

Vydané a přijaté faktury, pohledávky a závazky po úhradě mají propojení (vazby) na bankovní doklady, pokladnu (interní doklady).

Kurzové rozdíly

Při úhradách faktury v cizí měně díky změnám kurzů vznikají kurzové rozdíly. Pro jejich správné účtování vznikají interní účetní doklady.

Přecenění na konci roku (je-li doklad v měně)

Když faktury v cizí měně nejsou na konci roku zcela uhrazeny. Díky změnám kurzů je nutné rozdíly v ceně faktury na konci roku zahrnout do celkové ceny faktury. K jejich správnému účtování slouží interní účetní doklady.

Výdejky, příjemky

Při tvorbě faktury s ceníkovými "skladovými" položkami se zakládají automaticky výdejky, respektive příjemky.

Zálohy, zálohové daňové doklady

Program zobrazí seznam všech dokladů, které jsou "ve vazbě" s aktuálním dokladem (stojí na něm kurzor). Při dvojkliku na vazební doklad je zobrazen další seznam, který obsahuje požadovaný doklad. Dalším dvojklikem můžete zobrazit okno dokladu. Tímto způsobem můžete vidět celou historii dokladu.

Příklad, jak FlexiBee udržuje vazby mezi doklady:

  1. Nejdříve zaznamenáte poptávku odběratele.
  2. Na jejím základě vytvoříte svou nabídku (popř. několik variant).
  3. Od odběratele následně přijmete jeho objednávku.
  4. Pro její uspokojení rozešlete poptávky svým dodavatelům.
  5. Podle výhodnosti přijatých nabídek dodavatelů objednáte vytvořením objednávek vydaných.
  6. Zboží dodané dodavateli bude jistě provázeno přijatými fakturami, se kterými bude po naskladnění svázáno několik příjemek.
  7. Je čas dodat zboží odběrateli: na vydanou fakturu jsou vázány skladové výdejky.
  8. Vydaná faktura je později uhrazeny v bance. Pokud jsou v cizí měně, vznikají kurzové rozdíly, nebo při úhradě v následujícím roce také přecení dokladů.

Díváte-li se na jakýkoliv doklad uprostřed popsaného řetězce, můžete se pomocí funkce Vazby v tomto řetězci pohybovat a vidět tak související doklady. Tato funkce FlexiBee vám usnadní práci při vyhledávání a kontrole dokladů.

Funkce „Sumy“

Na horní liště vpravo je dostupné tlačítko "Sumy" určené pro sumaci dokladů. Bližší informace o této funkci naleznete v kapitole Doklady -> Sumace v seznamu dokladů.

Funkce „Hromadné změny“

Pro rychlou změnu hodnoty konkrétního pole u mnoho položek najednou je určena funkce hromadné změny. Popis jejího použití naleznete v kapitole Hromadné změny.

Funkce "Služby-Vytvořit/zrušit vazbu ZDD (Zálohový daňový doklad)"

Po výběru této služby program umožní vytvořit vazbu (spojení) mezi zálohovým daňovým dokladem a bankovním výpisem nebo pokladním dokladem, ke kterému byl zálohový daňový doklad vytvořen (ručně). Standardně je zálohový daňový doklad vytvářen automaticky z banky nebo pokladny při úhradě zálohy.

Po výběru funkce nejprve zadáte, zda došlo k úhradě zálohy v bance nebo pokladně. Poté najdete odpovídající doklad a provedete spojení stiskem tlačítka "Zvolit".

Filtrační rolety

Pomocí filtračních rolet můžete jednoduše a rychle provádět filtraci zobrazených dokladů. Filtraci si nastavte podle svých aktuálních potřeb; naposledy využitá filtrace se aplikuje i při dalším otevření seznamu. Filtrovat je možné podle parametrů:

Kalendářní rok (vystavení dokladu)

Nabízeny jsou roky sestupně od příštího kalendářního roku (dle data počítače) do roku 1990.

Datum (vystavení dokladu)

Jen pro aktuální účetní období: Posledních 7 dní, posledních 35 dní, aktuální den, aktuální týden, aktuální měsíc

Vždy: 12x kalendářní měsíc, 4x čtvrtletí (v roce zvoleného účetního období či v roce zvoleném ve filtru)

Období DPH

12x kalendářní měsíc, 4x čtvrtletí (v roce zvoleného účetního období či v roce zvoleném ve filtru)

Rozhodné je datum uskutečnění zdanitelného plnění.

Typ dokladu

Nabízí se jednotlivé založené typy dokladů.

Uživatel

Vyfiltrujete doklady, které byly vytvořeny konkrétním uživatelem.

Filtrační rolety na první místě nabízejí položku neomezující zobrazení podle parametru. V každé roletě je možné zvolit právě jednu položku; pro pokročilé nastavení použijte funkci globální filtrace.

Karta "Interní doklad"

Karta "Interní doklad" nemůže obsahovat položky (jedná se o tzv. bezpoložkový doklad).

Stejně jako všechny ostatní moduly sdílí s nimi pokladna Obecné vlastnosti dokladu.

Pro další podrobnější informace doporučujeme použít následující odkazy:

Panel 1, Záložka "Hlavní"

Typ interního dokladu

Povinné pole

Vyberete ze seznamu typů interních dokladů (program si pamatuje poslední zadaný typ interního dokladu v sérii zadávaných dokladů). Typ interního dokladu určuje chování dokladu a zároveň nese základní hodnoty dokladu. (Viz "Typ interního dokladu")

Doklad číslo

Nepřístupné pole

Hodnota je automaticky vyplněna po výběru dokladové řady.

V parametrech přihlášeného uživatele můžete předdefinovat „jeho“ dokladovou řadu. Tím odpadne dotaz, která řada má být použita a vstup se zrychlí a také tím odpadá možnost zadání chybné řady.

Číslo došlé

Povinné pole

Variabilní symbol

Nepřístupné pole

Variabilní symbol je vytvořen automaticky z čísla došlého odstraněním všech nenumerických znaků.

Vystaveno

Povinné pole

U prvního dokladu ze série je datum nastaven z data počítače, pokud se zadané účetní období shoduje s aktuálním kalendářním rokem. V opačném případě je nastaven datum na poslední den zadaného účetního období. U dalšího dokladu v sérii je datum přebírán z předchozího dokladu.

Z data vystavení se automaticky generuje hodnota datum účtování.

Zadáte-li datum, které je pozdější než konec účetního období, program do dat účtování zadá poslední datum aktuálního účetního období. To se týká dokladů, které jsou vytvořeny po konci účetního období, ale věcně do období spadají. Příkladem může být faktura energie, telefon atd., které se vystavují až následující měsíc.

Jestliže doklad věcně nespadá do zvoleného účetního období, jedná se o chybu a program musíte přepnout do jiného účetního období a v něm doklad vytvořit.

Datum zdanitelného plnění došlé (Dat.zd.plnění)

Povinné u účetního dokladu v případě, že jste plátce DPH (Konfigurace)

Datum uskutečněného zdanitelného plnění (Dat.zdan.pl.). U prvního dokladu série je převzat z data vystavení. U dalších dokladů je opsán z předchozího dokladu.

Číslo objednávky

Popis

Zde uvedete upřesnění pro lepší orientaci v seznamu dokladů. Pole není povinné.

Panel 1, Záložka „Poznámka“

Poznámka

Libovolná poznámka, lze napsat ručně nebo vybrat z předdefinovaných textů.

Netiskne se na doklad.

Panel 2, Záložka "Firma"

Firma

Obchodního partnera můžete zvolit z Adresáře (následující pole budou vyplněna automaticky), nebo můžete údaje partnera vyplnit ručně (pak ponecháte toto pole prázdné).

Můžete zadat zkratku či název firmy (popř. napsat jen část zkratky nebo názvu) a z nabízených záznamů zvolit požadovanou firmu. Můžete též otevřít seznam firem (pomocí ikonky napravo či klávesou F2) a hledat firmu s pomocí filtrů, firmu obchodního partnera před zvolením upravit či přidat zcela nový záznam; pro vybrání firmy ze seznamu stačí dvojklik na její záznam.

Nabízeny jsou jen firmy evidované v Adresáři obchodních partnerů, které mají v poli Typ vztahu zvolenou hodnotu Odběratel, Dodavatel nebo Odběr./Dodav.

Název

Uveďte přesný název firmy. Pole se automaticky vyplní při výběru firmy z adresáře, v opačném případě jej vyplňte ručně.

Poznámka: Pokud po vyplnění jména firmy kliknete na modře podtržený popisek pole Název, otevře se vám ve webovém prohlížeči stránka výsledků hledání v ARES (Administrativní registr ekonomických subjektů) s údaji z obchodního, příp. živnostenského rejstříku, ze seznamu plátců DPH apod.

Ulice

Vyplňte ulici sídla firmy včetně čísla popisného, nebo čísla orientačního či kombinace obou.

Poznámka: Pokud po vyplnění pole polí Město a Ulice kliknete na modře podtržený popisek pole Ulice, otevře se vám ve webovém prohlížeči portál Mapy.cz s mapou sídla firmy.

Město

Vyplňte název města či obce, ve kterém má firma sídlo.

Při uvádění názvu města můžete využít tzv. našeptávač: do pole začněte psát název města, obce či části obce a aplikace vám dle začátečních písmen poradí název celý města i s jeho případnou částí, zároveň doplní odpovídající hodnotu do pole PSČ.

PSČ

Zadejte PSČ sídla firmy (pro zahraniční firmy místní obdobu PSČ).

Při vyplnění platného PSČ se automaticky vyplní hodnota v poli Město. Při vyplňování PSČ může opět využít tzv. našeptávač: do pole začněte psát první číslice PSČ nebo začátek názvu města a aplikace vám nabídne možná města, obce či jejich části.

Stát

Zvolte z rolovacího seznamu stát, ve kterém firma sídlí. Pokud jste vybrali město či PSČ z našeptávače, vyplnila se Česká republika či Slovensko automaticky. Pro zrychlení hledání můžete napsat první písmena z názvu státu, aplikace vás přesune na první odpovídající stát.

Uveďte IČ obchodního partnera, unikátní osmimístné identifikační číslo právnické osoby, podnikající fyzické osoby nebo organizační složky státu přidělené Českým statistickým úřadem, obchodním nebo živnostenským úřadem (starší čísla s méně číslicemi jsou odpředu doplněna nulami).

Pokud při vyplněné hodnotě české firmy kliknete na modře podtržený popisek pole , otevře se vám ve webovém prohlížeči stránka výsledků hledání v ARES (Administrativní registr ekonomických subjektů) dle IČ s údaji z veřejných rejstříků. V případě slovenské firmy se zobrazí obdobná stránka s výsledky hledání v Obchodnom registru.

DIČ

Uveďte DIČ obchodního partnera, je-li plátcem DPH. Daňové identifikační číslo je finančním úřadem přidělené každé fyzické či právnické osobě, která je povinna odvádět daně. DIČ právnických osob se skládá ze zkratky dané země + IČ, DIČ fyzických osob je tvořeno opět zkratkou země, ke které se připojují číslice rodného čísla.

Pokud při vyplněné hodnotě české firmy kliknete na modře podtržený popisek pole DIČ, otevře se vám ve webovém prohlížeči formulář hledání registrovaných subjektů Ministerstva financí ČR, do kterého je nezbytné DIČ partnera doplnit a pro vypsání informací o plátci DPH a jeho registraci stisknout tlačítko Hledej. U firem registrovaných v jiných státech se otevře výsledek ověřování DIČ (VAT) v systému VIES Evropské komise.

EAN

Uveďte mezinárodní číslo obchodní položky (International Article Number), pokud s obchodním partnerem komunikujete elektronicky či potřebujete na dokladech uvádět jeho identifikaci ve formě čárového kódu (pro snímání čtečkou).

Záložka „Specifikace“

V tomto panelu zadáváte hodnoty nutné pro zaúčtování dokladu. Při tvorbě položek jsou na ně automaticky přenášeny. Dojde-li v hlavičce ke změně některého údaje, pak je automaticky přenesen na položky s výjimkou těch položek, kde jste hodnotu změnili. Změna u položky je možná po zpřístupnění hodnoty zrušením zaškrtnutí příznaku kopírovat z hlavičky dokladu.

Předpis zaúčtování

Nepovinné pole. Dostupné jen pro účetní doklady.

Usnadňuje účtování jednotlivých dokladů automatickým vyplněním popisu dokladu, účtů pro zaúčtování a řádku DPH podle zvoleného předpisu zaúčtování.

Ze rolovacího seznamu vyberte předpis zaúčtování. Stiskem klávesy F2 můžete otevřít tabulkový pohled na seznam pro pokročilejší výběr, úpravu či vytvoření nového předpisu zaúčtování.

Středisko

Povinné pole pro zaúčtování dokladu.

Umožňuje doklad zařadit v rámci střediskového členění účtované firmy. Pro zaúčtování dokladu je nezbytné pole vyplnit i v případě, kdy firma střediskové členění nepoužívá (v takovém případě je automaticky zvoleno středisko s názvem "Centrála").

Činnost

Nepovinné pole.

Umožňuje položky členit dle činností.

V rolovacím seznamu jsou nabízeny hodnoty z číselníku Nástroje – Číselníky – Činnost.

Zakázka

Nepovinné pole.

Můžete ze zakázek evidovaných v číselníku Prodej – Zakázky zvolit tu, které se doklad týká. Můžete zadat zkratku či název zakázky (popř. napsat jen část zkratky nebo názvu) a z nabízených záznamů zvolit požadovanou zakázku. Můžete též otevřít číselník zakázek (pomocí tlačítka či klávesou F2) a hledat zakázku s pomocí filtrů, případně ji upravit či přidat zcela nový záznam.

Štítky

Nepovinné pole.

Slouží pro označování dokladu štítky, které se následně zobrazují v poli a především mohou posloužit při filtrování.

Po stisku tlačítka Připojit se otevře formulář výběru štítků. V levém poli jsou nabízeny Dostupné štítky, v pravém poli pak štítky přiřazené aktuálnímu dokladu. Štítky můžete přiřazovat či naopak odebírat pomocí tlačítek šipek mezi zmíněnými poli. Používáte-li štítky intenzivně, můžete využít rolovací seznam Skupiny určený pro zobrazení štítků pouze zvolené skupiny. Po nastavení štítků potvrďte tlačítkem "OK".

Pokud potřebujete přidat štítek, který dosud nemáte v poli Dostupné štítky, použijte tlačítko "Správa štítků". Otevře se číselník štítků (menu Nástroje – Číselníky – Štítky), ve kterém můžete požadovaný štítek přidat.

Záložka „Účtování a Řádek DPH“

V tomto panelu zadáte hodnoty, které jsou nutné pro zaúčtování dokladu. Při tvorbě položek jsou na ně automaticky přenášeny. Dojde-li v hlavičce ke změně některého údaje, je pak automaticky přenesen na položky s výjimkou položek, ve kterých jste hodnotu změnili. Změna u položky je možná po zpřístupnění hodnoty zrušením zaškrtnutí kopírovat z hlavičky dokladu.

Členění DPH

Povinné pro plátce DPH a jedná-li se o účetní doklad.

Podle zvoleného státu legislativy je vám nabídnut seznam možností členění DPH. Pro vydané faktury v nápovědě uvidíte jenom členění DPH na výstupu (uskutečněná zdanitelná plnění). Dále dojde ke kontrole, kde je uživatel případně upozorněn na nesoulad s typem obchodu v členění DPH se zemí odběratele a jeho „plátcovstvím“ DPH (Tuzemsko, EU plátce, EU neplátce a Mimo EU).

Stát DPH

Povinné pole pro plátce DPH u účetního dokladu.

Stát, ve kterém bude odvedena daň z přidané hodnoty.

Hodnota v poli je automaticky nastavena na stát legislativy, který je uveden v Nastavení firmy na záložce Legislativa. Hodnotu je možné výběrem z rolovacího seznamu změnit.

Při zaškrtnutí volby Omezovat výběr států DPH v Nastavení firmy bude na základě aktuálních hodnot dokladu nabídka omezena na relevantní státy.

Při registraci účtované firmy k MOSS může být na základě státu obchodního partnera a stavu jeho registrace k DPH vhodný stát DPH automaticky zvolen.

Řádek kontrolního hlášení DPH

Jen plátci DPH. Pole není povinné.

Pole slouží pro určení řádky formuláře kontrolního hlášení, do kterého budou načítány částky základů DPH a částky DPH. Zároveň je výchozí hodnotou pro pole Řádek kon. hl. na záložce Účtování/Upřesnění přidávaných položek dokladu.

Hodnota řádku kontrolního hlášení DPH bude nastavena podle hodnoty u zvoleného typu dokladu; hodnotu je možné pomocí tlačítka rolovacího seznamu změnit. Nabízené hodnoty jsou načítány z číselníku řádek kontrolního hlášení, jsou omezeny na řádky odpovídající aktuálně zvolenému státu DPH a druhu dokladu, jako první jsou nabízeny řádky odpovídající typu pohybu dokladu.

Pokud si nejste jisti, jaký z řádků kontrolního hlášení zvolit, ponechte pole prázdné – před vytvořením kontrolního hlášení budete na doklady bez zvoleného řádku kontrolního hlášení DPH upozorněni a budete moci nastavit správný řádek. Nemá-li doklad vliv na kontrolní hlášení, zvolte řádek 0.0.

Při ukládání dokladu s Českou republikou jako státem DPH bude kontrolováno, zda celková částka dokladu odpovídá podmínce hodnoty vybraného řádku kontrolního hlášení DPH. Budete také upozorněni, pokud zvolený řádek kontrolního hlášení nebude odpovídat typu pohybu dokladu.

Datum účtování

Datum zaúčtování (nebo také "Okamžik uskutečnění účetního případu") je kopírováno z data dokladu. Uživatel jej může měnit pouze v rozsahu daném aktuálním účetním obdobím.

Zadáte-li datum vystavení/přijatí, které je pozdější než konec účetního období, program do dat účtování zadá poslední datum aktuálního účetního období. To se týká dokladů, které jsou vytvořeny po konci účetního období, ale věcně do období spadají. Příkladem může být faktura energie, telefon atd., které se vystavují až následující měsíc po skončení "měsíční služby".

Jestliže doklad věcně nespadá do zvoleného účetního období, jedná se o chybu a program musíte přepnout do jiného účetního období a v něm doklad vytvořit.

Zúčtováno

Pro uživatele je pole nepřístupné. Program ho aktualizuje sám podle stavu účtování.

Pole zaúčtováno obsahuje informaci, zda u účetního dokladu jsou vyplněny správně všechny účty a střediska. U bezpoložkového dokladu program kontroluje přítomnost nutných hodnot v hlavičce. U položkového dokladu proběhne kontrola hodnot u všech položek. Je-li vše v pořádku, pak pole zaúčtováno je zaškrtnuto. V opačném případě není zaškrtnuto.

Po vytvoření dokladu nemusí obsluha vyplnit všechny údaje, protože je nezná. Účetní firmy snadno najde podle této hodnoty nezaúčtované doklady a může je později doplnit. Existence "Neúplných" dokladů neumožní zpracovat důležité účetní operace jako je uzavření roku, tvorba rozvahy a výsledovky atd.

Účet základu MD

Účet základu DAL

Účet DPH-MD

Účet DPH-DAL

Záložka "Kč"

Záložka s domácí měnou (obvykle označena "Kč") poskytuje finanční přehled celého dokladu a rozdělení částek podle sazeb DPH. Po přidání první položky dokladu je většina polí záložky znepřístupněna a hodnoty polí jsou aktualizované při každé změně položky.

Pro zadání dokladu bez položek se částky zadávají do polí záložky (s výjimkou sumy základu a sumy DPH). Po změně částky v některém z polí jsou zbylá pole křížově dopočítávána (ale pozor, při ruční změně částky DPH bude odpovídat součet částek v řádku, ale částky nebudou odpovídat procentuální sazbě DPH). Aplikace u tzv. bezpoložkového dokladu vytváří automatické položky typu "Účetní položka", jejichž počet odpovídá počtu využitých sazeb DPH (resp. uvedení částky za zboží a služby osvobozené od DPH). Doklad bez položek se hodí např. účetním firmám zadávající doklad donesený klientem.

Sleva [%]

Nepovinné pole, přístupné jen pro doklad s položkami.

Určuje výši slevy v procentech uplatněné na celý doklad. Výše slevy může být převzata z typu dokladu či záznamu firmy v adresáři.

Zbytek záložky tvoří pole ve třech sloupcích:

  • Základ
  • DPH
  • Včetně DPH

Pole jsou v řádcích popsaných konkrétní výší sazby DPH:

  • Osvobozeno (0 %)
  • Snížená sazba
  • 2. snížená sazba
  • Základní sazba
  • Suma

Záložka „Způsob zaokrouhlení“

Tato záložka je přístupná pouze u položkového dokladu.

Metoda zaokrouhlení: Zde vybíráme, zda má výsledné zaokrouhlení vstupovat do DPH. Máme proto na výběr:

  • do základu a DPH - zaokrouhlení přebírá sazbu DPH z dokladu
  • do 0 sazby - zaokrouhlení bude mít sazbu DPH 0%
  • individuálně - při výběru této metody si můžeme nastavit zaokrouhlení podle sebe, např. pokud nechceme, aby se doklady zaokrouhlovaly

DPH (způsob): V poli se nastavuje způsob zaokrouhlení výsledné hodnoty DPH. Pomocí rolovacího seznamu vyberte z připravených hodnot: nahoru, dolů, matematicky.

DPH (řády): Tento údaj navazuje na předcházející – pomocí rolovacího seznamu

vyberte z připravených hodnot: nezaokrouhlovat, zaokrouhlit na tisíciny, setiny, desetiny, jednotky, desítky, stovky, tisíce.

Celkem (způsob): V poli se nastavuje způsob zaokrouhlení výsledné fakturované ceny. Pomocí rolovacího seznamu vyberte z připravených hodnot: nahoru, dolů, matematicky.

Celkem (řády): Tento údaj navazuje na předcházející – pomocí rolovacího seznamu vyberte z připravených hodnot: nezaokrouhlovat, zaokrouhlit na tisíciny, setiny, desetiny, jednotky, desítky, stovky, tisíce.

Záložka „Měna“

Měna

Určuje měnu částek dokladu. Výchozí hodnotou je domácí (tuzemská) měna zadaná v Nastavení firmy, při jejím ponechání zůstávají ostatní pole záložky nedostupná. Chcete-li doklad vytvořit v jiné měně, pak vyberte hodnotu ze seznamu možných měn. Po jejím zvolení budou zpřístupněna zbylá pole záložky.

Kurz

Dvojice polí umožňuje určit měnový kurz pro domácí měnu vůči zvolené měně. Po zvolení měny je kurz pro den vystavení dokladu stahován z Internetu, ale je možné jej upravit či zadat vlastní. Nepodaří-li se kurz načíst, pole v domácí měně se barevně orámuje a nastaví na hodnotu 0,00.

Zbytek záložky tvoří pole ve třech sloupcích:

  • Základ
  • DPH
  • Včetně DPH

Pole jsou v řádcích popsaných konkrétní výší sazby DPH:

  • Osvobozeno (0 %)
  • Snížená sazba
  • 2. snížená sazba
  • Základní sazba
  • Suma

Tiskové výstupy

Dialog pro tisk

Dialog pro tisk obsahuje následující prvky:

  • Jazyk reportu

  • Přístupné sestavy
  • Tisknout

Rozšířená verze tiskových sestav

Tisknout vodící čáry

Náhled

Tisk

PDF

Odeslat

Export do XLS

Podrobnější informace o tiscích naleznete na stránce nápovědy Tisky.

Našli jste odpověď?