Účtovníctvo – Ostatné záväzky

Formulár Ostatné záväzky slúži na evidenciu ostatných záväzkov.

Zoznam dokladov má hornú nástrojovú lištu s tlačidlami funkcií a filtračnými roletami. Oboje slúži na rýchle spustenie často používaných funkcií a zvolenie výberov.

Pri tvorbe a aktualizácii dokladov vznikajú väzby medzi jednotlivými dokladmi. Sú nimi:

Uhrádzajúci doklad

Vydané a prijaté faktúry, pohľadávky a záväzky po úhrade majú prepojenie (väzby) na bankové doklady, pokladňu (interné doklady).

Kurzové rozdiely

Pri úhradách faktúry v cudzej mene vznikajú vďaka zmenám kurzov kurzové rozdiely. Pre ich správne účtovanie vznikajú interné účtovné doklady.

Precenenie na konci roka (ak je doklad v mene)

Keď faktúry v cudzej mene nie sú na konci roka úplne uhradené. Vďaka zmenám kurzov je potrebné rozdiely v cene faktúry na konci roka zahrnúť do celkovej ceny faktúry. Na ich správne účtovanie slúžia interné účtovné doklady.

Výdajky, príjemky

Pri tvorbe faktúry s cenníkovými „skladovými" položkami sa automaticky zakladajú výdajky, resp. príjemky.

Zálohy, zálohové daňové doklady

Program zobrazí zoznam všetkých dokladov, ktoré sú „vo väzbe" s aktuálnym dokladom (stojí na ňom kurzor). Pri dvojkliku na väzobný doklad sa zobrazí ďalší zoznam, ktorý obsahuje požadovaný doklad. Ďalším dvojklikom môžete zobraziť okno dokladu. Týmto spôsobom môžete vidieť celú históriu dokladu.

Príklad, ako Flexi udržiava väzby medzi dokladmi:

Ak sa pozeráte na akýkoľvek doklad uprostred opísaného reťazca, môžete sa pomocou funkcie Väzby v tomto reťazci pohybovať a vidieť tak súvisiace doklady. Táto funkcia Flexi vám uľahčí prácu pri vyhľadávaní a kontrole dokladov.

Na hornej lište vpravo je dostupné tlačidlo určené na sumáciu dokladov. Bližšie informácie o tejto funkcii nájdete v kapitole Doklady -> Sumácia v zozname dokladov.

Na rýchlu zmenu hodnoty konkrétneho poľa u mnohých položiek naraz je určená funkcia hromadnej zmeny. Popis jej použitia nájdete v kapitole Hromadné zmeny.

Tlač aktuálneho dokladu: Vytlačí doklad, ktorý je zvolený kurzorom. Po stlačení tlačidla sa zobrazí náhľad dokladu pre predstavu, ako bude doklad vyzerať po vytlačení na tlačiarni. Pri zobrazení náhľadu je možné zmeniť jazyk dokladu. Ak je doklad v poriadku, je možné ho vytlačiť (tlačidlo „Tlačiareň" v ľavom hornom rohu náhľadu), exportovať tlačovú podobu do štandardného formátu PDF (tlačidlo „PDF/Acrobat") alebo doklad odoslať e-mailom (tlačidlo „List").

Súhrnné informácie o firme: Pri tvorbe dokladu alebo pri jeho aktualizácii je niekedy dôležité získať informáciu o tom, aké máte s obchodným partnerom „finančné vzťahy", aby ste mohli zvoliť vhodnú reakciu či zodpovedajúci postup pri tvorbe ďalších dokladov.

Program zobrazí kartu firmy so záložkou Súhrnné informácie:

Záložka zobrazuje v prvom stĺpci údaje o fakturácii a platobnej morálke: Celkom fakturované, Nezaplatené, Zaplatené po dátume splatnosti, Priemerná prodleva splatenia v dňoch, Limit fakturácie, Definovaná splatnosť

V druhom stĺpci budú všetky nedokončené a nestornované „obchodné" doklady: Neuzavreté dopyty prijaté, Neuzavreté ponuky vydané, Nevyfakturované objednávky prijaté, Neuzavreté dopyty vydané, Neuzavreté ponuky prijaté, Nenaskladnené objednávky vydané

Ak vás zaujímajú ďalšie údaje o firme, sú k dispozícii v ostatných záložkách.

Funkcia Služby – Podpísať k úhrade

Túto voľbu použijete, ak vo voľbe „Firma" -> „Nastavenie" -> záložka „Moduly" -> záložka „Nákup" máte označené Vyžadovať podpis pred vystavením príkazu k úhrade. Ak pomocou tejto voľby osoba na to určená označí záväzok, doklad sa v tabuľkovom prehľade označí v stĺpci „Podpis príkazu" a následne možno vystaviť príkaz k jeho úhrade.

Výpočet stavu úhrad k dátumu: Pomocou tejto funkcie otvoríte sprievodcu, v ktorom zvolíte dátum, pre ktorý chcete stav úhrad vypočítať. Zvolíte výpočet a zobrazenie. V prípade, že chcete stav úhrad zobraziť v novom okne, zaškrtnete príznak „Otvoriť v novom okne".

Po stlačení tlačidla „Dokončiť" sa vám zobrazí zoznam stavu úhrad k vami zvolenému dátumu.

Funkcia – Uhradiť z preplatkov v banke a pokladni

Pomocou tejto funkcie možno doklad uhradiť preplatkami, ktoré evidujete v banke. Po stlačení tlačidla vám program ponúkne prijaté platby, ktoré doteraz neboli spárované s dokladom.

Funkcia – Hotovostná úhrada

Táto voľba umožňuje rýchlym spôsobom vytvoriť výdavkový pokladničný doklad, ktorý bude okamžite spárovaný s vybraným záväzkom.

Funkcia – Import miezd

Táto voľba umožňuje načítanie záväzkov z externého modulu miezd, t. j. nie miezd, ktoré sú súčasťou Flexi. Slúži pri prechode na Flexi z iného účtovného systému.

Tu sú uvedené služby, ktoré možno vykonávať priamo na otvorenom doklade.

Pomocou tejto funkcie je možné rozúčtovať doklad na čiastkové položky dokladu. Po stlačení tlačidla sa zobrazí formulár „Rozúčtovanie dokladu", na ktorom vyberiete Predpis zaúčtovania, Základ (€), Má dať základu, Riadky DPH, Riadok kontrolného hlásenia DPH, Stredisko, Činnosť a Zákazku.

Ďalší riadok pridáte pomocou tlačidla „Pridať položku".

Pomocou filtračných rolet môžete jednoducho a rýchlo filtrovať zobrazené doklady. Filtráciu si nastavte podľa svojich aktuálnych potrieb; naposledy použitá filtrácia sa aplikuje aj pri ďalšom otvorení zoznamu. Filtrovať je možné podľa parametrov:

Kalendárny rok (vystavenie dokladu)

Ponúkané sú roky zostupne od nasledujúceho kalendárneho roka (podľa dátumu počítača) do roku 1990.

Dátum (vystavenie dokladu)

Len pre aktuálne účtovné obdobie: Posledných 7 dní, posledných 35 dní, aktuálny deň, aktuálny týždeň, aktuálny mesiac

Vždy: 12x kalendárny mesiac, 4x štvrťrok (v roku zvoleného účtovného obdobia alebo v roku zvolenom vo filtri)

Obdobie DPH

12x kalendárny mesiac, 4x štvrťrok (v roku zvoleného účtovného obdobia alebo v roku zvolenom vo filtri)

Rozhodujúci je dátum uskutočnenia zdaniteľného plnenia.

Typ dokladu

Ponúkajú sa jednotlivé založené typy dokladov.

Stav úhrady

Neuhradené, Po splatnosti, Čiastočne uhradené, Uhradené.

Pri zvolení Neuhradené sú zahrnuté aj doklady so stavom Čiastočne uhradené.

Používateľ

Vyfiltrujete doklady, ktoré boli vytvorené konkrétnym používateľom.

Filtračné rolety na prvom mieste ponúkajú položku neobmedzujúcu zobrazenie podľa parametra. V každej rolete je možné zvoliť práve jednu položku; pre pokročilé nastavenie použite funkciu globálnej filtrácie.

Typ záväzku

Povinné pole

Vyberiete zo zoznamu typov ostatných záväzkov (program si pamätá posledný zadaný typ v sérii zadávaných dokladov).

Typ ostatného záväzku určuje správanie dokladu a zároveň nesie základné hodnoty dokladu.

Interné číslo

Neprístupné pole

Hodnota je automaticky vyplnená po výbere dokladovej rady.

V parametroch prihláseného používateľa môžete preddefinovať „jeho" dokladovú radu. Tým odpadne otázka, ktorá rada má byť použitá, vstup sa zrýchli a zároveň odpadá možnosť zadania chybnej rady.

Číslo došlé

Povinné pole

Variabilný symbol

Neprístupné pole

Variabilný symbol je vytvorený automaticky z čísla došlého odstránením všetkých nečíselných znakov.

Vystavené

Povinné pole

U prvého dokladu zo série je dátum nastavený z dátumu počítača (v prípade, že zadané účtovné obdobie sa zhoduje s aktuálnym kalendárnym rokom. V opačnom prípade je dátum nastavený na posledný deň zadaného účtovného obdobia). U ďalšieho dokladu v sérii je dátum preberaný z predchádzajúceho dokladu.

Z dátumu vystavenia sa automaticky generuje hodnota dátumu účtovania.

Ak zadáte dátum, ktorý je neskorší ako koniec účtovného obdobia, program do dátumov účtovania zadá posledný dátum aktuálneho účtovného obdobia. Týka sa to dokladov, ktoré sú vytvorené po skončení účtovného obdobia, ale vecne do obdobia patria. Príkladom môže byť faktúra za energie, telefón atď., ktoré sa vystavujú až nasledujúci mesiac.

Ak doklad vecne nepatrí do zvoleného účtovného obdobia, ide o chybu a program musíte prepnúť do iného účtovného obdobia a v ňom doklad vytvoriť.

Dátum zdaniteľného plnenia

Povinné pri účtovnom doklade v prípade, že ste platiteľom DPH.

Uplatniť zdaniteľné plnenie

Povinné pole, ak má doklad vplyv na DPH.

Dátum, ktorý zvolíte pre uskutočnenie zdaniteľného plnenia, t. j. dátum, ku ktorému uplatňujete nárok na odpočet DPH. Hodnotu môžete zmeniť podľa potreby v rámci zákonných noriem.

V Nastavení firmy, záložke Moduly, záložke Nákup a jej záložke Nákup máte možnosť zvoliť pole ostatného záväzku (a súčasne prijatej faktúry), z ktorého bude dátum do poľa Uplatniť zdaniteľné plnenie automaticky prenesený (napr. pole Splatnosť, aktuálny dátum). Pri zvolení voľby Nepredvypĺňať bude pole prázdne, vyplniť ho bude musieť používateľ.

Splatnosť

Povinné pole

Dátum splatnosti je automaticky prevzatý z dátumu prijatia dokladu. Dátum hrá rolu pri vytváraní príkazu k úhrade.

Popis

Pole nie je povinné.

Tu uvediete upresnenie pre lepšiu orientáciu v zozname dokladov.

Všetky údaje z tohto panela budú tlačené na doklad.

Číslo zmluvy

Nepovinné pole.

Číslo zmluvy alebo iného dokumentu, na základe ktorého vznikla faktúra.

Forma úhrady

Nepovinné pole.

V rozbaľovacom zozname zvoľte zodpovedajúcu formu úhrady. Ponúkajú sa hodnoty evidované v menu Nástroje – Číselníky – Formy úhrady, napr. predvolené Prevodom, Hotovosťou, Poštovou poukážkou, Dobierkou, Platobnou kartou, Zápočtom. Pomocou klávesu F2 môžete otvoriť výberový zoznam pre pokročilejší výber, úpravu či pridanie vlastnej formy úhrady.

Číslo objednávky

Nepovinné pole.

Tlačí sa na dodací list.

Dodací list

Nepovinné pole.

Doklad o odovzdaní a prevzatí tovaru. Hodnota sa tlačí na skladový doklad (príjemku/výdajku).

Forma dopravy

Nepovinné pole.

Ponúkajú sa hodnoty evidované v menu Nástroje – Číselníky – Formy dopravy, napr. Slovenská pošta, PPL, Osobne. Pomocou klávesu F2 môžete otvoriť výberový zoznam pre pokročilejší výber, úpravu či pridanie formy dopravy.

Doprava a vyskladnenie.

Nepovinné pole.

Je určené pre doplňujúci text týkajúci sa spôsobu dopravy; uvedená hodnota sa tlačí na dodací list.

Text môžete napísať ručne alebo zvoliť z preddefinovaných textov. Pomocou tlačidla „..." za poľom je možné otvoriť viacriadkové editačné pole pre väčšiu prehľadnosť. Pri ručnom zadávaní možno použiť tzv. našeptávač – postupným vypĺňaním počiatočných písmen sa zužuje ponuka zo stávajúcich textov. Pri úpravách textu sa nad poľom zobrazia tlačidlá „+" a „lupa". Ak práve zadaný text nie je medzi preddefinovanými textami, je možné ho stlačením tlačidla „+" pridať. Po stlačení tlačidla „lupa" sa otvorí číselník preddefinovaných textov, v ktorom je možné zvoliť iný zo stávajúcich textov, príp. texty pridávať, upravovať a mazať.

Bankový účet

Číslo účtu

Kód banky

IBAN

BIC

Poznámka

Ľubovoľná poznámka, možno ju napísať ručne alebo vybrať z preddefinovaných textov.

Netlačí sa na doklad.

Na tejto záložke môžete archivovať rôzne dokumenty týkajúce sa daného záväzku, napr. rôzne zmluvy.

Na hornej lište tabuľky je rad tlačidiel, význam niektorých z nich je opísaný v samostatnej kapitole „Ovládanie programu".

Pomocou tlačidla „Nový" môžete pridať novú prílohu. Pri pridávaní máte na výber z týchto možností:

Pri vloženej prílohe sa nachádza ikona „Priečinka", ktorá vám umožní prílohu kedykoľvek prezrieť. Pomocou ikony „diskety" si môžete prílohu uložiť na iné miesto. Tlačidlo „skener" slúži na nasnímanie daného dokumentu, druhá voľba umožňuje zvoliť skener a parametre snímania.

Firma

Obchodného partnera môžete zvoliť z Adresára (nasledujúce polia budú vyplnené automaticky), alebo môžete údaje partnera vyplniť ručne (potom ponecháte toto pole prázdne).

Môžete zadať skratku či názov firmy dodávateľa (príp. napísať len časť skratky alebo názvu) a z ponúkaných záznamov zvoliť požadovanú firmu. Môžete tiež otvoriť zoznam firiem (pomocou ikonky napravo alebo klávesom F2) a hľadať firmu pomocou filtrov, hľadaného dodávateľa upraviť či pridať úplne nový záznam; na vybratie firmy zo zoznamu stačí dvojklik na jej záznam.

Ponúkané sú len firmy evidované v Adresári obchodných partnerov, ktoré majú v poli Typ vzťahu zvolenú hodnotu Dodávateľ alebo Odber./Dodáv.

Názov

Uveďte presný názov firmy. Pole sa automaticky vyplní pri výbere firmy z adresára, v opačnom prípade ho vyplňte ručne.

Poznámka: Ak po vyplnení názvu firmy kliknete na modro podčiarknutý popis poľa Názov, otvorí sa vám vo webovom prehliadači stránka výsledkov hľadania v ARES (Administratívny register ekonomických subjektov) s údajmi z obchodného, príp. živnostenského registra, zo zoznamu platiteľov DPH a pod.

Ulica

Vyplňte ulicu sídla firmy vrátane súpisného čísla, orientačného čísla alebo kombinácie oboch.

Poznámka: Ak po vyplnení polí Mesto a Ulica kliknete na modro podčiarknutý popis poľa Ulica, otvorí sa vám vo webovom prehliadači portál Mapy.cz s mapou sídla firmy.

Mesto

Vyplňte názov mesta či obce, v ktorom má firma sídlo.

Pri uvádzaní názvu mesta môžete využiť tzv. našeptávač: do poľa začnite písať názov mesta, obce či časti obce a aplikácia vám podľa začiatočných písmen poradí celý názov mesta aj s jeho prípadnou časťou, zároveň doplní zodpovedajúcu hodnotu do poľa PSČ.

PSČ

Zadajte PSČ sídla firmy (pre zahraničné firmy miestnu obdobu PSČ).

Pri vyplnení platného PSČ sa automaticky vyplní hodnota v poli Mesto. Pri vypĺňaní PSČ môžete opäť využiť tzv. našeptávač: do poľa začnite písať prvé číslice PSČ alebo začiatok názvu mesta a aplikácia vám ponúkne možné mestá, obce či ich časti.

Štát

Zvoľte z rolovacieho zoznamu štát, v ktorom firma sídli. Ak ste vybrali mesto či PSČ z našeptávača, vyplnila sa Česká republika alebo Slovensko automaticky. Pre urýchlenie hľadania môžete napísať prvé písmená z názvu štátu, aplikácia vás presunie na prvý zodpovedajúci štát.

IČO

Uveďte IČO obchodného partnera, jedinečné osemmiestne identifikačné číslo právnickej osoby, podnikajúcej fyzickej osoby alebo organizačnej zložky štátu pridelené Českým štatistickým úradom, obchodným alebo živnostenským úradom (staršie čísla s menej číslicami sú spredu doplnené nulami).

Ak pri vyplnenej hodnote českej firmy kliknete na modro podčiarknutý popis poľa IČO, otvorí sa vám vo webovom prehliadači stránka výsledkov hľadania v ARES (Administratívny register ekonomických subjektov) podľa IČO s údajmi z verejných registrov. V prípade slovenskej firmy sa zobrazí obdobná stránka s výsledkami hľadania v Obchodnom registri.

DIČ

Uveďte DIČ obchodného partnera, ak je platiteľom DPH. Daňové identifikačné číslo je daňovým úradom pridelené každej fyzickej či právnickej osobe, ktorá je povinná odvádzať dane. DIČ právnických osôb sa skladá zo skratky danej krajiny + IČO, DIČ fyzických osôb je tvorené opäť skratkou krajiny, ku ktorej sa pripájajú číslice rodného čísla.

Ak pri vyplnenej hodnote českej firmy kliknete na modro podčiarknutý popis poľa DIČ, otvorí sa vám vo webovom prehliadači formulár hľadania registrovaných subjektov Ministerstva financií ČR, do ktorého je potrebné DIČ partnera doplniť a pre vypísanie informácií o platiteľovi DPH a jeho registrácii stlačiť tlačidlo Hľadaj. U firiem registrovaných v iných štátoch sa otvorí výsledok overenia DIČ (VAT) v systéme VIES Európskej komisie.

EAN

Uveďte medzinárodné číslo obchodnej položky (International Article Number), ak s obchodným partnerom komunikujete elektronicky alebo potrebujete na dokladoch uvádzať jeho identifikáciu vo forme čiarového kódu (pre snímanie čítačkou).

Účet dodávateľa

Program automaticky nastaví „primárny" účet vášho dodávateľa podľa nastavenia v zozname bankových spojení vybranej firmy. Hodnotu zmeníte v prípade, že na faktúre bude uvedené iné bankové spojenie.

Nasledujúce hodnoty sú po výbere firmy automaticky doplnené. V prípade, že pri firme nemáte žiadne bankové spojenie vyplnené, môžete zadať účet „ručne".

Číslo účtu

Číslo bankového účtu firmy.

Kód banky

Štvormiestne číslo jednoznačne identifikujúce banku.

Konštantný symbol

Identifikuje charakter a spôsob platby; od marca 2014 nie je povinné ho vypĺňať.

IBAN

Medzinárodné číslo účtu definované medzinárodnou normou ISO.

BIC

Jednoznačná identifikácia banky príjemcu.

Špecifický symbol

Až desaťmiestne číslo, napr. rodné číslo, číslo zmluvy, IČO, číslo účtu.

V tomto paneli zadávate hodnoty nutné pre zaúčtovanie dokladu. Pri tvorbe položiek sú na ne automaticky prenášané. Ak dôjde v hlavičke k zmene niektorého údaja, je automaticky prenesený na položky s výnimkou tých položiek, kde ste hodnotu zmenili. Zmena pri položke je možná po sprístupnení hodnoty zrušením zaškrtnutia príznaku kopírovať z hlavičky dokladu.

Predpis zaúčtovania

Nepovinné pole. Dostupné len pre účtovné doklady.

Uľahčuje účtovanie jednotlivých dokladov automatickým vyplnením popisu dokladu, účtov pre zaúčtovanie a riadku DPH podľa zvoleného predpisu zaúčtovania.

Z rolovacieho zoznamu vyberte predpis zaúčtovania. Stlačením klávesu F2 môžete otvoriť tabuľkový pohľad na zoznam pre pokročilejší výber, úpravu či vytvorenie nového predpisu zaúčtovania.

Stredisko

Povinné pole pre zaúčtovanie dokladu.

Umožňuje zaradiť doklad v rámci strediskového členenia účtovanej firmy. Pre zaúčtovanie dokladu je nevyhnutné pole vyplniť aj v prípade, keď firma strediskové členenie nepoužíva (v takom prípade je automaticky zvolené stredisko s názvom „Centrála").

Činnosť

Nepovinné pole.

Umožňuje položky členiť podľa činností.

V rolovacom zozname sú ponúkané hodnoty z číselníka Nástroje – Číselníky – Činnosť.

Zákazka

Nepovinné pole.

Môžete zo zákaziek evidovaných v číselníku Predaj – Zákazky zvoliť tú, ktorej sa doklad týka. Môžete zadať skratku či názov zákazky (príp. napísať len časť skratky alebo názvu) a z ponúkaných záznamov zvoliť požadovanú zákazku. Môžete tiež otvoriť číselník zákaziek (pomocou tlačidla alebo klávesom F2) a hľadať zákazku pomocou filtrov, prípadne ju upraviť či pridať úplne nový záznam.

Štítky

Nepovinné pole.

Slúži na označovanie dokladu štítkami, ktoré sa následne zobrazujú v poli a predovšetkým môžu poslúžiť pri filtrovaní.

Po stlačení tlačidla Pripojiť sa otvorí formulár výberu štítkov. V ľavom poli sú ponúkané Dostupné štítky, v pravom poli sú potom štítky priradené aktuálnemu dokladu. Štítky môžete priraďovať alebo naopak odoberať pomocou tlačidiel šípok medzi spomenutými poľami. Ak používate štítky intenzívne, môžete využiť rolovací zoznam Skupiny určený na zobrazenie štítkov len zvolenej skupiny. Po nastavení štítkov potvrďte tlačidlom „OK".

Ak potrebujete pridať štítok, ktorý zatiaľ nemáte v poli Dostupné štítky, použite tlačidlo „Správa štítkov". Otvorí sa číselník štítkov (menu Nástroje –