🧾 Úvod do práce s dokladmi
V tejto kapitole sú popísané všeobecné vlastnosti dokladu a jeho základná štruktúra. Tieto princípy sú spoločné pre všetky moduly systému ABRA Flexi.
Na hornej lište formulára dokladu sa nachádza rad tlačidiel, ktorých význam je podrobne popísaný v samostatnej kapitole „Ovládanie programu".
➕ Vytváranie nových dokladov
Nové doklady vytvárate pomocou tlačidla Nový.
Pri pokladničných, bankových a skladových dokladoch je k dispozícii dvojtlačidlo Nový.
Pravá časť tlačidla (so šípkou) umožňuje rýchly výber typu pohybu.
💡 Tip: Dvojtlačidlo výrazne urýchli prácu, ak často zakladáte rovnaký typ pohybu.
🧩 Základná štruktúra dokladu
Každý doklad je rozdelený na:
štyri panely hlavičky:
vľavo hore
vpravo hore
vľavo dole
vpravo dole
spodnú časť – Položky
📖 O jednotlivých paneloch a ich záložkách sa dozviete viac v nasledujúcich kapitolách.
🗂️ Moduly a typy dokladov
Prvotné doklady vznikajú v každom module. Ich štruktúra, teda aj počet záložiek a ich obsah, musí zodpovedať požiadavkám jednotlivých dokladov, ktoré sú presne popísané:
📦 Modul Tovar
🛒 Modul Predaj
🧾 Modul Nákup
💰 Modul Peniaze
📊 Modul Účtovníctvo
🏢 Majetok
🏷️ Typ dokladu
Pri vytváraní nového dokladu je nutné zvoliť typ dokladu. Ten:
určuje základné vlastnosti dokladu,
združuje doklady s rovnakým správaním (účtovanie, mena, stredisko…),
umožňuje predvyplnenie údajov a tým šetrí čas.
⚠️ Pozor: Každý modul má vlastnú sadu typov dokladov, pozri predchádzajúcu kapitolu.
🧠 Funkcie typov dokladov
Typy dokladov v ABRA Flexi:
určujú spôsob účtovania,
definujú menu, stredisko, štát DPH,
predvypĺňajú účty, texty, tlačové zostavy,
umožňujú automatické vytváranie skladových dokladov.
📌 Príklad z praxe: Pre každé stredisko môžete mať vlastný typ vydanej faktúry.
📑 Záložky typov dokladov
Pre ľahšiu orientáciu je vypĺňanie jednotlivých typov dokladu rozdelené do jednotlivých záložiek. Ich zloženie môže byť rôzne, ich obsah je v základných črtách rovnaký.
🧷 Hlavička typu dokladu
Dokladová rada – určuje číslovanie dokladov
💡 Tip: Môžete mať jednu radu pre celý modul alebo samostatné rady pre každý typ.
💳 Úvodná záložka
V úvodnej záložke vypĺňate hodnoty, ktoré sa týkajú daného modulu:
Údaje dôležité pre platobný styk (forma úhrady, konštantný symbol, bankový účet, splatnosť)
Doprava a vyskladnenie – iba pri vydanej faktúre
Začiarkavacie pole, či sa majú z tohto typu automaticky generovať skladové doklady.
📊 Záložka „Účtovanie"
Stredisko - Môžete vyplniť pri každom type dokladu. Záleží na vás, ak sa rozhodnete mať samostatný typ dokladu pre každé stredisko.
Činnosť - Môžete si nastaviť rôzne typy dokladov pre jednotlivé činnosti.
Mena - Ak máte doklady v rôznych menách, môžete si ich týmto rozdeliť do viacerých typov.
Štát DPH - Ak máte doklady z rôznych štátov, môžete si ich týmto rozdeliť do viacerých typov.
Riadok DPH - Riadok je možné nastaviť v type dokladu. Ak nastavíte kód plnenia v predpisoch zaúčtovania, bude podľa týchto údajov zmenený. Ďalší vplyv na toto pole má nastavenie v adresách firiem podľa údajov, či je firma platiteľom DPH alebo nie, a taktiež v závislosti od štátu firmy – to samozrejme v prípade zahraničného obchodu.
Účet MD – Určený pre vydané faktúry a pohľadávky. Ak máte zahraničné faktúry, môžete ich sledovať aj na inom analytickom účte.
Účet Dal – Určený pre prijaté faktúry a záväzky. Ak máte zahraničné faktúry, môžete ich sledovať aj na inom analytickom účte.
Primárny účet – Určený pre všetky účtovné doklady.
Predpisy zaúčtovania - Môžu uľahčiť účtovanie všetkých dokladov. Môžu sa nastaviť v typoch dokladov, možno ich potom opraviť aj pri zadávaní jednotlivých dokladov, a to v hlavičke dokladu (panel vľavo dole) aj v položkách dokladov.
Spôsob zaokrúhľovania - Má význam iba pri pokladničných dokladoch a vydaných faktúrach.
Začiarkavacie pole, či doklady tohto typu sú účtovné.
⚠️ Pozor: Neúčtovný typ dokladu má zakázané vypĺňanie účtov.
🧾 Záložka Tlač
V niektorých typoch dokladov si môžete nastaviť tlač, prípadne automatickú tlač dokladu ihneď po jeho vystavení, resp. po jeho uložení. Stačí len vybrať:
aké doklady chcete tlačiť,
či ich chcete tlačiť automaticky.
Táto funkcia je veľmi praktická napríklad pri tlači vydaných faktúr, ak súčasne s faktúrou potrebujete vytlačiť aj výdajku zo skladu.
💡 Tip: Automatická tlač šetrí čas obsluhe – najmä v prevádzkach, kde sa doklady vystavujú vo veľkom množstve.
Ak požadujete automatickú tlač, program sa pri uložení dokladu iba opýta, či chcete práve vytvorený doklad vytlačiť. Po potvrdení vytlačí vybrané doklady na primárnu tlačiareň.
Ak nechcete, aby sa program ďalej pýtal, označíte v dialógu voľbu „Nabudúce sa nepýtať". Program bude doklady tlačiť automaticky až do ukončenia aplikácie.
📝 Záložka Texty na doklad
V niektorých typoch dokladov možno nastaviť predvyplnenie textov do polí:
Popis
Úvodný text
Záverečný text
Takto zadané texty sa budú automaticky vkladať do novo vytváraných dokladov do zodpovedajúcich polí.
📌 Príklad z praxe: Ak používate stále rovnaký obchodný text (napr. platobné podmienky), nemusíte ho znovu opisovať – stačí ho raz uložiť do typu dokladu.
🗒️ Záložka Texty
V poliach Popis a Poznámka si môžete ku každému typu dokladu uložiť vlastné texty a poznámky, ktoré vám uľahčia prácu pri zadávaní dokladov.
⚙️ Záložka Správa
V tejto záložke je:
vždy nastavené obdobie, na ktoré daný typ dokladu platí,
pri niektorých typoch dokladov možno nastaviť zoradenie položiek pre tlač,
možnosť označiť primárny typ dokladu.
Označením jedného typu ako primárneho sa automaticky zruší primárne označenie u iného typu. Toto nastavenie má význam najmä pri úvodnom nastavení modulov v nastavení firmy.
⚠️ Pozor: Ak zmeníte typ dokladu, dôjde k prepisu hodnôt iba vtedy, ak sú pri novo zvolenom type vyplnené.
Ak hodnota pri type dokladu nie je predvyplnená, zostáva nastavenie z predchádzajúceho typu a je nutné ho ručne prepísať.
Výnimku tvoria neúčtovné doklady – tu musia byť všetky účty vyprázdnené a ich vypĺňanie zakázané.
📊 Význam typu dokladu a predpisov zaúčtovania
🧮 Základné účtovné nastavenie
Pri tvorbe nového účtovného dokladu vždy vyberáte typ dokladu. Na jeho základe sa automaticky:
vyplnia účty MD / DAL,
prenesú protiúčty a účty DPH z predpisov zaúčtovania,
nastaví stredisko.
Tieto hodnoty možno vždy ručne upraviť.
Súčasne sa z typu dokladu prenesie do dokladu do záložky "Špecifikácia dokladu" aj stredisko. Samozrejme opäť iba za predpokladu, že toto stredisko je v type dokladu vyplnené. Aj toto stredisko je možné v doklade ručne prepísať.
🏢 Vplyv firmy a skupiny firiem na zaúčtovanie
V pravej hornej časti dokladu vyberáte firmu.
Každá firma môže mať:
vlastné stredisko,
priradenie do skupiny firiem s definovanými primárnymi účtami.
Ak sa tieto hodnoty líšia od údajov prenesených z typu dokladu, prepíšu sa podľa nastavenia firmy alebo skupiny firiem.
💡 Tip: Toto nastavenie je ideálne pri práci s viacerými analytickými účtami alebo viacerými strediskami.
🧩 Účtovanie v položkách
V každom doklade v spodnom paneli môžete pridať položky.
Do každej položky sa automaticky prenášajú účty aj stredisko.
Možnosti práce s položkami:
ponechať pôvodné nastavenie,
vybrať iný predpis zaúčtovania,
ručne zmeniť účet alebo stredisko,
použiť nastavenie zo skupiny tovaru.
Ak sa účty líšia od predvyplnených, automaticky sa prepíšu.
Vhodným využitím nastavenia účtovania pri type dokladu, predpisu zaúčtovania, skupinách firiem a skupinách tovaru dosiahnete automatizáciu, a tým aj správnosť účtovania.
Podobne si môžete ušetriť prácu aj pri strediskovom hospodárení.
Venujte tejto vlastnosti programu preto maximálnu pozornosť.
📑 Doklad a jeho záložky
Doklady vznikajú vo všetkých moduloch tak, ako už bolo opísané vyššie.
Každý doklad je rozdelený na:
Hlavičku (4 panely),
Položky (spodný panel).
Toto členenie zabezpečuje prehľadnosť a jednotné ovládanie naprieč modulmi.
Počet záložiek závisí od modulu a samozrejme aj od jednotlivých dokladov. Význam záložiek s rovnakým názvom je vo všetkých moduloch rovnaký.
🟦 Panel vľavo hore - Hlavička dokladu
Tu sú údaje, ktoré sa týkajú prevažne vlastného dokladu. Počet záložiek sa líši v závislosti od potreby daného dokladu. Niektoré záložky preto na niektorých dokladoch nenájdete. Tu je uvedená základná charakteristika tohto panela. Bližšie informácie nájdete priamo pri jednotlivých dokladoch.
📄 Záložka Hlavná
Obsahuje:
typ dokladu,
interné číslo - vyplní sa podľa nastavenej dokladovej rady
variabilný symbol - pri vydaných faktúrach sa vygeneruje podľa interného čísla. Pri prijatých faktúrach tu musíte vyplniť číslo došlej faktúry (variabilný symbol prijatej faktúry)
dátumy (vystavenia, DUZP, splatnosti),
popis dokladu.
📎 Záložka Doplnok
Obsahuje doplňujúce údaje – číslo zmluvy, objednávky, dodacieho listu, údaje o forme úhrady, príp. o doprave a spôsobe vyskladnenia.
🏦 Záložka „Platba na účet"/„Platba z účtu"
Túto záložku obsahujú vydané faktúry, prijaté faktúry, prijaté objednávky, ostatné záväzky a ostatné pohľadávky. Obsahuje údaje o vašom bankovom spojení – názov účtu zo zoznamu účtov, číslo účtu, kód banky, konštantný symbol, špecifický symbol, príp. IBAN a BIC. Tieto údaje sa generujú automaticky, ak ich máte vyplnené vo vybranom type dokladu.
🗒️ Záložka „Poznámka"
Tu si môžete doplniť ľubovoľnú poznámku, ktorá sa na doklad netlačí.
✍️ Záložka „Úvod"
Táto záložka je iba pri vydaných faktúrach, vydaných ponukách, vydaných dopytoch, vydaných objednávkach a prijatých objednávkach. Slúži na zadanie textu, ktorý bude vytlačený pred údajmi „Označenie dodávky".
✍️ Záložka „Záver"
Táto záložka je iba pri vydaných faktúrach, vydaných ponukách, vydaných dopytoch, vydaných objednávkach a prijatých objednávkach. Slúži na zadanie textu, ktorý bude vytlačený za položkami – pred údajmi „Rekapitulácia DPH".
📎 Záložka „Prílohy"
Údaje z tejto záložky sa netlačia na doklad. Slúži pre vašu potrebu, ak si potrebujete niekam uložiť ľubovoľné prílohy (dokumentáciu, záručný list, vyhlásenie o zhode a pod.)
🟩 Panel vpravo hore – Obchodný partner
Obsahuje údaje o odberateľovi, dodávateľovi, poštovej adrese, mieste určenia a bankových účtoch.
Záložka „Odberateľ"/„Dodávateľ"/„Firma"
Obsahuje základné informácie o firme, pre ktorú je doklad vystavený. Obsahuje skratku firmy, názov, adresu, IČO, DIČ.
Záložka „Poštová adresa"
Táto záložka je iba pri vydaných faktúrach. Je to adresa, na ktorú má byť doručená faktúra. Tieto údaje sa generujú automaticky, ak sú vyplnené v zozname firiem.
Záložka „Určenie"
Táto záložka je iba pri vydaných faktúrach a pri výdajke zo skladu. Je to miesto určenia alebo tiež prevádzka, príp. miesto dodávky tovaru. Má význam v prípade doručovania zásielky na iné miesto, ako je poštová adresa či adresa sídla.
Záložka „Účet dodávateľa"/„Účet firmy"
Táto záložka je iba pri prijatých faktúrach, ostatných záväzkoch a bankových dokladoch. Sem sa prenáša bankové spojenie, ak ho máte vyplnené v zozname firiem. Bankové spojenie je možné vyplniť ručne alebo po automatickom načítaní zmeniť.
🟨 Panel vľavo dole – Účtovníctvo
Slúži prevažne na účtovné spracovanie dokladu.
Záložka „Špecifikácia dokladu"
Obsahuje predpis zaúčtovania a stredisko – to sú údaje, ktoré sa preniesli z typu dokladu, ak ste si ich tam predvyplnili. Samozrejme si ich tu môžete ručne vybrať. Tu si môžete vybrať zákazku, pripojiť štítky.
Záložka „Účtovanie a riadok DPH"
Táto záložka je pri všetkých účtovných dokladoch, t. j. dokladoch, kde sa predpokladá ich zaúčtovanie. Obsahuje účty a ostatné údaje dôležité pre účtovníctvo a evidenciu DPH. Na základe vyplneného predpisu zaúčtovania sa sem prenesú účty MD, Dal aj účty DPH. Pre evidenciu DPH a následné automatické vyplnenie tlačiva Priznanie k DPH je nutné mať vyplnený aj štát DPH a riadky DPH.
Záložka „Zodpovedná osoba"
Zodpovedná osoba – tu je automaticky uvedená osoba, ktorá je prihlásená do programu, t. j. tá, ktorá doklad zadáva.
Kontaktná osoba – meno kontaktnej osoby obchodného partnera. Primárne sa zobrazí osoba, ktorá je uvedená v záložke „Kontakty" a má označené Primárna. Možno vyberať medzi kontaktnými osobami obchodného partnera.
🟥 Panel vpravo dole - Finančné hodnoty
Záložka „EUR"
Záložka obsahuje celkovú hodnotu dokladu v EUR, v rozdelení na základ, DPH a cenu vrátane DPH, a to podľa sadzieb DPH.
Záložka „Mena"
Ak chcete vypĺňať doklad v cudzej mene, vyberiete v tejto záložke príslušnú menu a vyplníte kurz, ak ho nemáte zadaný v samostatnom číselníku kurzy.
Záložka „Spôsob zaokrúhľovania"
Toto sú