V časti Tools môžete nastaviť množstvo parametrov, ktoré ovplyvňujú mnohé formuláre v systéme Flexi. V číselníku môžete nastaviť meny, výmenné kurzy, štítky, strediská, stavy zmlúv, Intrastat, pripomenutia a ďalšie. Používajú sa aj na sledovanie používateľov v rámci danej spoločnosti, ich rolí, zmenu hesla atď.
Počítače
Digitalizátory sú základnými kameňmi informačného systému. Niektoré obsahujú štandardné údaje predpísané legislatívou alebo normami - tie sú už predvyplnené. Ostatné si vyplní používateľ podľa vlastných potrieb. Väčšinu týchto číselníkov možno za určitých podmienok doplniť, zmeniť alebo dokonca odstrániť. Je možné ich zoradiť podľa rôznych kritérií, vytlačiť, exportovať do programu Microsoft Excel (XLS) alebo do textového súboru XML. Niektoré číselníky je možné z týchto súborov aj importovať.
Väčšinu týchto číselníkov môže používateľ pridať aj počas spracovania účtovných operácií pomocou klávesu F2. Nie je teda potrebné, aby boli číselníky na začiatku spracovania účtovníctva úplne kompletné.
- Centrá
- Štáty
- Mestá
- Kurzy
- Známky
Import
Import
Formulár umožňuje importovať dokumenty z aplikácií Microsoft Office Excel, ISDOC a XML.
- Import z Excelu
ABRA Flexi podporuje import údajov uložených vo formáte Microsoft Excel (XLS). Takto môžete ľahko importovať údaje exportované z iného programu alebo údaje vytvorené vami. Tu môžete importovať adresy firiem, ceny, skladové karty, účtovný rozvrh, aktíva, ostatné pohľadávky a ostatné záväzky.
- Import elektronickej faktúry ISDOC
Na základe "Deklarácie o spoločnom postupe v oblasti riešenia elektronickej fakturácie v Českej republike" je možný import vo formáte elektronickej faktúry ISDOC.
- Import z XML
Formulár umožňuje importovať údaje do ABRA Flexi vo formáte XML.
Prepočet skladu
Nástroje - Prepočet zásob
Tento formulár vám pomôže odhaliť prípadnú chybu v skladovom doklade a následne ju opraviť. Chyby sa týkajú napr. merných jednotiek, peňažných hodnôt a vznikajú aj v prípade výpadku údajov (výpadok prúdu).
Stlačením tejto možnosti sa stále zobrazuje otázka:
- Áno - vykoná sa prepočet zásob. V závislosti od množstva údajov môže táto operácia trvať niekoľko minút. Na konci budete informovaní, že oprava skladu bola úspešná.
- Nie - budete vrátení do programu, aby ste pokračovali v účtovaní otvorenej spoločnosti.
Aktualizované žiadosti o výdaj
Nástroje - Aktualizácia požiadaviek na výdaj
Táto možnosť úzko súvisí so správou zásob a nastaveniami v ponuke Firma - Nastavenia - karta Moduly - karta Produkt - príznak Zapnúť generovanie požiadaviek na výdaj.
Nástroje - komunikácia EET
Všetky informácie o odoslaných/neodoslaných dokladoch z pohľadu EET sa prenášajú do tejto ponuky. Výberom stĺpcov možno zobraziť požadované údaje. Dôležitá je pre nás informácia o odoslaní dokumentu označeného ✓ . Neodoslané dokumenty je možné hromadne označiť a odoslať.
Pod ikonou tlačiarne sú k dispozícii dva výtlačky:
Oznamovanie EET - normálny režim,
Oznamovanie EET - zjednodušený režim.
Predávajúci je povinný informovať kupujúceho o spôsobe evidencie predaja na svojom predajnom mieste.
Prepočet zostatku na účte
Nástroje - Prepočet zostatkov na účtoch
Táto možnosť sa používa na prepočítanie zostatkov na účtoch, napr. počas výpadku prúdu, keď môže dôjsť k výpadku údajov.
Stlačením tejto možnosti sa ešte zobrazí výzva:
- Áno - vykoná sa prepočet zostatku na účte. V závislosti od množstva údajov môže táto operácia trvať niekoľko minút. Na konci budete informovaní o dokončení prepočtu zostatkov na účtoch.
- Nie - budete vrátení do programu, aby ste pokračovali v účtovaní otvorenej spoločnosti.
Osoby a používatelia
Nástroje - Ľudia a používatelia
Formulár obsahuje zoznam používateľov, ktorí majú prístup do systému Flexi. Pre každého používateľa máte možnosť zaznamenať kontakty, prihlasovacie údaje, rôzne texty atď.
Roly používateľa
Zaškrtnutím tejto možnosti sa zobrazí zoznam všetkých užívateľských rolí - prístupových práv, z ktorých mnohé sú nastavené výrobcom. Môžete si tu tiež vytvoriť vlastné používateľské roly. Pomocou týchto rolí môžete obmedziť prístup k programu, napr. pre skladníkov, predajcov, účtovníkov alebo len pre prístup k zobrazeniu. V nastaveniach prihlásenia pre svojich zamestnancov si vyberiete jednu z týchto používateľských rolí.
Zmena hesla
Nástroje - Zmena hesla
Každý používateľ môže zmeniť svoje heslo v tomto formulári. Z bezpečnostných dôvodov odporúčame meniť heslo každý mesiac, pozri nasledujúci obrázok:
kde zadáte svoje pôvodné heslo a potom 2x svoje nové heslo (do polí "Nové heslo" a "Kontrola hesla")
- Zmena hesla - heslo sa zmení podľa vášho zadania.
- Zrušiť - zmena sa neuskutoční. Pôvodné nastavenia zostanú v platnosti.
Osobné certifikáty
Nástroje - certifikáty
Formulár poskytuje certifikáty pre elektronické podpisy, ktoré môže vaša spoločnosť používať na podpisovanie dokumentov zasielaných e-mailom. Po stlačení tlačidla "Nový" sa zobrazí Prievodca vytvorením nového certifikátu, v ktorom si môžete vybrať, kam chcete tento osobný certifikát uložiť.
EET certifikáty
Nástroje - Certifikáty EET
Tento formulár poskytuje certifikáty EET, ktoré môže podnikateľ použiť na odosielanie faktúr do EET. Po stlačení tlačidla "Nový" sa zobrazí Sprievodca vytvorením nového certifikátu, v ktorom si môžete vybrať miesto uloženia tohto certifikátu EET.