Čo je potrebné vyplniť pri začiatkoch práce v ABRA Flexi? Ako zmeniť správanie jednotlivých modulov Flexi? Kde nájdem informácie o našej firme, či už sú to kontaktné alebo legislatívne údaje? Odpoveď na tieto otázky nájdete vždy práve v nastavení firmy.

Nastavenie firmy teda slúži na vypĺňanie základných údajov o firme – kontaktné údaje, spisová značka, či je firma platiteľom DPH, jazyk, mena, správanie programu v jednotlivých moduloch, nastavovanie kurzov, možnosť pripojiť logo firmy a mnoho ďalšieho.

Webové rozhranie však nie je jedinou možnosťou, kde možno nastavenie firmy vyplniť. Ak radšej používate desktopovú aplikáciu, môžete nastavenie vyplniť aj v nej. V takom prípade nahliadnite do druhej dokumentácie.

Ešte predtým, než sa pozrieme na jednotlivé záložky a ich možnosti, je dobré upresniť, že každé Vami uložené nastavenie možno vytvoriť s platnosťou od určitého dátumu. V praxi to znamená, že ak uložíte nastavenie napríklad k 1. 1. 2022, nastavenie nadobudne platnosť až k tomuto dátumu. K 31. 12. 2021 bude platiť predchádzajúce nastavenie. V bežnej praxi nájdeme využitie napríklad pri procese, keď sa z neplatiteľa stáva platiteľ DPH.

Na záložke Základné informácie môžeme vyplniť všetky základné a kontaktné informácie týkajúce sa firmy. Ide o informácie ako názov spoločnosti či meno oprávnenej osoby, IČO a DIČ, e-mail, telefón či dátovú schránku a poštovú či fakturačnú adresu.

Dostávame sa k záložke, kde máme možnosť určiť legislatívne záležitosti. Z toho vyplýva, že práve tu je dôležité nerobiť chyby.

Môžeme tu nájsť údaje ako právnu formu účtovnej jednotky, štát legislatívy spolu s typom organizácie (tieto údaje sú po založení firmy nemenné, pre zmenu by bolo potrebné firmu znovu založiť) či určenie, či je firma platiteľom DPH, uvedenie daňového úradu a územného pracoviska, pod ktoré Vaša spoločnosť patrí, spolu so spisovou značkou, či ide o fyzickú osobu, alebo či firma pracuje v režime OSS.

Ak Vás zaujíma podrobný popis všetkých polí, navštívte, prosím, opäť dokumentáciu desktopovej aplikácie, kde je význam jednotlivých polí popísaný.

Na záložke Ostatné môžeme prednastaviť informácie týkajúce sa sťahovania cudzích mien.

Kurzy

Flexi vie automaticky sťahovať kurzy ČNB. Ak je stanovená domáca mena EUR, program sťahuje kurzy z Európskej centrálnej banky. Tu si môžete vybrať, či chcete sťahovať kurz denne alebo mesačne/ročne:

Denný kurz: Pomocou tlačidla vyberáte, či chcete kurz z aktuálneho dňa (ČNB ho zverejňuje až o 14:30 hod.) alebo z predchádzajúceho dňa.

Ponúkajú sa tieto hodnoty:

Upozornenie: keď 1x za deň stiahnete kurz, systém Flexi si ho „podrží" a daný deň už žiadny iný nedovolí stiahnuť, nový kurz teda možno stiahnuť až nasledujúci deň.

Mesačný/ročný kurz: Pomocou tlačidla vyberáte, či chcete kurz k 1. kalendárnemu dňu v období alebo k 1. pracovnému dňu v období. Ďalšie nastavenia týkajúce sa požadovaného sťahovania vykonajte pri jednotlivých menách.

Podľa tohto nastavenia sa vždy pri spustení programu Flexi kurzy aktualizujú. Ak budete vytvárať doklad v cudzej mene ešte pred stiahnutím aktuálnych kurzov do číselníka, program si sám siahne do kurzov devízového trhu a príslušný kurz si vyberie.

Ponúkajú sa tieto hodnoty:

Upozornenie: kurz nesmíte meniť počas roka, pretože je platný pre celé účtovné obdobie; v prípade, že zvolíte hodnotu v tomto poli, musíte v číselníku mien v poli Spôsob sťahovania kurzu ručne vyplniť, či ide o mesačný alebo ročný spôsob sťahovania.

Komunikácia

Ak Vás zaujíma viac o možnostiach automatického odosielania e-mailov vo Flexi, preštudujte, prosím, náš návod. Tu iba vykonáte finálne nastavenie, či má byť aplikované alebo nie.

Jazyky

Tu sa ponúkne určenie štyroch predvolených jazykov pre tlač tlačových zostáv. Táto možnosť sa ponúkne iba v prípade, že máte nahraný pokročilý parameter umožňujúci zmenu predvolených jazykov a následne máte túto zmenu povolenú v menu Rozšírené funkcie. Pre niektoré jazyky nemáme preklady tlačových zostáv, môžete si však objednať tvorbu používateľských reportov a preloženú tlačovú zostavu tak získať.

Pri tejto záložke si môžete v päte všimnúť, že disponuje možnosťou uloženia nastavenia k určitému dátumu. V hlavičke potom nájdete, aké nastavenie je práve aktívne. Ak tu teda vykonáte ľubovoľné zmeny, budete mať možnosť uviesť ich do platnosti až od určitého dátumu.

Ak Vás zaujíma význam všetkých polí, nájdete všetky ich popisy v dokumentácii k desktopovej aplikácii.

Dostávame sa k záložkám, ktoré ovplyvňujú správanie konkrétneho modulu.

Z názvu záložky vyplýva, že ide o predajný modul. Nastavenie sa teda viaže na vydané faktúry, prijaté objednávky či vydané ponuky s prijatými dopytmi.

Splatnosť v dňoch

Nastavenie nám umožní nastaviť predvolenú splatnosť jednotlivých predajných dokladov. Nastavenie v typoch jednotlivých dokladov či v adresári pri príslušnom obchodnom partnerovi má pred týmto nastavením prednosť.

Doplňujúci text na faktúru

Text, ktorý bude uvedený na konci každej faktúry. Ak potrebujete texty vyplniť iba pre niektoré faktúry, možno tak urobiť na úrovni typu faktúry.

Povoliť odpočet neuhradených vydaných preddavkov

V predvolenom stave Flexi umožňuje odpočet iba uhradených vydaných preddavkov. Aktiváciou tohto nastavenia budete môcť odpočítať aj preddavok neuhradený.

Položky automatického zaokrúhlenia dokladu nezahrnúť do DPH

Vylúči automaticky vytvárané zaokrúhľovacie položky z DPH. Využíva sa pri individuálnej metóde zaokrúhlenia.

Režim rezervácií

Má za úlohu určiť, akým spôsobom má vo firme vznikať rezervácia na základe prijatých objednávok. Podrobné informácie nájdete v našom návode.

Automaticky generovať číslo zákazky zhodné s objednávkou

Zabezpečí, že pri vytvorení prijatej objednávky bude vytvorená aj zákazka, ktorá bude prenášaná medzi dokladmi v obchodnom koliesku.

Ak Vás zaujíma podrobný popis všetkých polí, navštívte, prosím, opäť dokumentáciu desktopovej aplikácie, kde je význam jednotlivých polí popísaný.

Máme tu druhú záložku ovplyvňujúcu správanie jedného z modulov. Tentokrát sa pozrieme na nastavenie nákupného modulu. Nájdeme v ňom teda prijaté faktúry, vydané objednávky či vydané dopyty s prijatými ponukami.

Predvolená splatnosť

Opäť máme možnosť nastaviť predvolenú splatnosť pre celú spoločnosť. Nastavenie v typoch jednotlivých dokladov či v adresári pri príslušnom obchodnom partnerovi má pred týmto nastavením prednosť.

Dátum pre plnenie dátumu Uplatniť zdaň. pl.

Z akého dátumu má byť naplnený dátum Uplatniť zdaň. pl.?

Vyžadovať podpis pred vystavením príkazu na úhradu

Aktiváciou tohto nastavenia bude potrebné každú prijatú faktúru či iný záväzok pred nahraním do príkazu na úhradu podpísať. Toto právo môžu mať iba niektorí používatelia. Samotný podpis možno nastaviť vždy v konkrétnom doklade medzi ostatnými službami.

Povoliť odpočet neuhradených prijatých preddavkov

V predvolenom stave Flexi umožňuje odpočet iba uhradených prijatých preddavkov. Aktiváciou tohto nastavenia budete môcť odpočítať aj preddavok neuhradený.

Ak Vás zaujíma podrobný popis všetkých polí, navštívte, prosím, opäť dokumentáciu desktopovej aplikácie, kde je význam jednotlivých polí popísaný.

K modulu Peniaze sa viaže iba všeobecné nastavenie týkajúce sa typu nových dokladov. V module nájdeme agendy ako Banka či Pokladňa.

Zaujíma Vás, akým spôsobom načítavať a párovať bankové výpisy s jednotlivými dokladmi, nahliadnite do nášho návodu.

A ak Vás zaujíma aj podrobný popis všetkých polí, navštívte, prosím, opäť dokumentáciu desktopovej aplikácie, kde je význam jednotlivých polí popísaný.

Ak používate Flexi ako systém na evidenciu skladového hospodárstva, táto záložka bude pre Vás zrejme najdôležitejšia. Nájdeme tu nastavenia ovplyvňujúce správanie skladového hospodárstva ako takého.

Metóda oceňovania

Určuje, či sa má vo firme používať metóda oceňovania zásob FIFO alebo metóda priemerných cien. FIFO je dostupné až od variantu Premium.

Umožniť generovanie požiadaviek na výdaj

Umožní vytvoriť bežný výdajový doklad aj vtedy, keď nie je dostatok tovaru na sklade. Pred aktiváciou odporúčame preštudovať dokumentáciu, kde sú popísané všetky podrobnosti správania.

Pri príjme aktualizovať nákupnú cenu v cenníku

Zabezpečí, že nákupná cena v cenníku (používaná v tvorbe cien) bude aktualizovaná vždy s cenou poslednej príjemky. V praxi teda, ak vytvoríte položku príjemky s cenou odlišnou od nákupnej ceny v cenníku, aktualizuje sa podľa položky príjemky.

Sklad nahrávať do účtovníctva

Ak je aktivované, skladové hospodárstvo je evidované metódou A. Ak nie je aktivované, skladové hospodárstvo je evidované metódou B.

Typ generovaných dokladov

Určuje, aký typ dokladu má byť vybraný pri vytvorení nového dokladu. K typu príjemky z EDI nájdete všetky podrobnosti v našom návode.

Ak Vás zaujíma význam všetkých polí, nájdete všetky ich popisy v dokumentácii k desktopovej aplikácii.

Ak chcete alebo používate Flexi aj na výpočet miezd zamestnancom, bude pre Vás nevyhnutné vyplniť záložku Zamestnanci v nastavení firmy.

Za zmienku stojí, že samotný výpočet miezd nie je zatiaľ vo webovom rozhraní dostupný a všeobecne modul „Zamestnanci" je vo webovom rozhraní iba na čítanie. Výpočet miezd aj nastavenie parametrov zamestnancov je potrebné vykonať v desktopovej aplikácii.

Obsahuje nastavenie typov dokladov a predpisy zaúčtovania pre sociálne a zdravotné poistenie. Jednotlivé hodnoty nastavíte pomocou rozbaľovacích zoznamov v danej sekcii.

Sociálne poistenie

Zdravotné poistenie

Táto záložka rieši nastavenie typov dokladov a súčasne aj predpisy zaúčtovania pre všetky dane, ktoré sa týkajú miezd.

Preddavková daň

Zrážková daň

Rezident

Slúži na nastavenie typov dokladov jednotlivých dokladov generovaných z miezd. Nájdeme medzi nimi ostatné pohľadávky, ostatné záväzky aj interné doklady.